2018略论知识管理对城建档案的作用

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　　一、知识管理理论在城建档案管理中实施的必要性和可行性
　　(一)知识管理理论在城建档案管理中实施的必要性分析。在网络信息环境下，城建档案管理工作正在实现由静态的纸质档案信息存储向动态知识元的过渡，需要转变静止、僵化、固定不变的信息存在方式，实现城建档案信息的知识化。借助知识管理理论可以把大量的城市建设档案无序化的信息进行共享、传播和储存，使海量的城建档案信息实现有序化管理;其次，通过知识管理建立城建档案知识库，搜集个整理各类有价值的知识信息，增减城建档案知识储备;第三，借助知识管理理念可以充分了解和分析城市建设所面临的诸多外部环境，及时发现城市发展过程中的新动态，调整城建档案的搜集方式和归档目录，更好地为城市的建设和发展提供智力服务;第四，借助知识管理理论可以充分挖掘现有城建档案潜在的知识资源，借助信息化的服务方式，提升城建档案智能化服务水平和服务效益。
　　(二)知识管理理论在城建档案管理中实施的可行性分析。城建档案管理具有档案管理的一切属性，档案管理涵盖于社会大文化事务管理中，当然也隶属于知识管理的一部分，是知识管理的一个分支学科。知识作为当代社会发展过程中的一个典型标识，对于推动社会发展，指导社会经济建设具有宏观的规范与统摄作用，因此，在知识时代迈进的形势之下，借助知识的手段来挖掘潜在的有价值的知识信息对于城市的建设与发展来说具有决定性的意义和作用。那么，通过知识管理理论可以挖掘城建档案组织管理内部的知识资源，提高城建档案的组织与创新能力，以知识创新推动城建档案的组织管理创新，知识管理在城建档案管理中的运用就显得尤为重要了。知识管理在城建档案建设中的可行性具体可从以下几个方面来加以分析：首先，从城建档案信息属性的角度来看，城建档案涉及当地的历史、地理、人文、经济、科技、教育、自然资源等诸多信息，这些知识的存储是一种显性的知识储备，对于这些信息的记录是社会各部门工作人员的一种智慧和劳动的结晶，其本身与知识管理有着共同的资源基础;第二，从知识管理现有的研究成果来看，基本形成了一套较为完善的知识管理理论体系，具备了运用该理论形成的技术和方法。社会各个行业领域的由于面临着愈来愈激烈的竞争压力，这就需要充分发挥显性知识和隐性知识管理手段来提升企业的应变能力和创新能力，从而对城建档案信息情报的获取也就提出了更高的要求，因此，借助知识管理探索城建档案信息发展的新的方式和途径，完善城建档案工作，为城市建设提供有价值的竞争情报信息，把握好城市发展的方向与发展动态，提高城市的核心竞争力，制定科学的城市建设战略定位，推动城市的科学规划和建设提供理论支撑。
　　二、城建档案的开发与利用现状
　　城市的建设和发展离不开知识的积档案工作累和文化的积淀，城建档案的合理开发与利用才能为城市管理者、城市规划部门和城市执法部门提供相应的参考决策。随着市场经济的快速发展，城市快节奏的生活方式和高速的发展水平，新生事物的交替更新与快速蜕变，需要掌握更多的新知识、新科技、新文化，城建档案的有效开发与利用就显得尤为重要。加之，近年来城市建设项目的逐渐增多，城建档案在管理的过程中也表现出诸多不完善、不规范之处。从目前我国城建档案开发现状及开发过程中存在的问题主要表现在以下几个方面。
　　(一)城建档案建设中知识的流失。城建档案建设过程中知识的流失主要表现在许多档案知识信息没有得到及时的搜集、整理、保存和归档，特别是一些重要档案信息的流失不能制定科学的战略决策，造成城市的建设与发展多走一些不必要的弯路。城建档案知识的流失还表现在很多档案资料仅仅存放在档案馆，得不到合理的利用，城建知识得不到广泛的普及与开展，难以为城市建设与发展提供服务支持。造成城建档案建设中知识流失的原因本文分析认为主要表现在，首先，城建档案管理人员缺乏科学的管理理念和城建档案积累、搜集的意识，没有认识到城建档案在城市发展建设中的重要作用和意义，以致把城建档案管理集中在收管和保存上，开发与利用不足;其次，目前城市建设管理人员主要是依照城建档案保存目录来上交档案，城建档案管理人员把上交的档案加以分类存储，而城建档案馆并没有深入城市建设的实际工作，以致造成了大量的城市建设档案知识信息的流失。
　　(二)城建档案资源结构不合理。我国自改革开放以来，城市化进程的不断加快，城建档案在未来的城市建设规划中发挥着越来越重要的作用，但是，我们也应该清晰地意识到，在不断丰富城建档案馆藏内容的同时，也造成了资源结构上不合理的问题，具体表现在：第一，空间上的不合理。城市化的过度发展，城市规划建设发展迅猛，而一些落后城市和农村地区的建设规划没有完全走向正规，导致一些违章乱建的现象突出。另一方面，城建档案资源空间结构的不合理性还表现在区域分布不均，东西部城建档案资源差距较大，造成东西部城市建设的不协调;第二，城建档案内容上的不合理。我国城建档案建设过程中多局限于城市的规划，建筑的设计方面的记录，而缺乏对城市生态环境保护、城市文化内涵、城市人文精神等方面资源的开发，这也是我国城市建设过程中的生态严重失衡，城市文化内涵的缺失的原因之一，不利于城市建设的可持续发展。
　　(三)管理流程和知识化手段落后。知识经济和信息化时代的到来，计算机技术在各个领域的广泛实施，大量电子文档的涌现，城建档案信息化建设亦是发展的大势所趋。因此，借助现代化的科学技术理论与方法，不断简化城建档案管理流程，充分开发城建档案网络信息资源库，推进档案信息资源共享，实现档案管理的规范化、科学化和自动化建设。才目前我国城建档案的管理流程来看，主要包括：接受档案资料检查资料是否完整档案管理员进行档案编码借阅档案资料档案归档。多局限于传统手工的方式来完成档案的收集、存储、加工处理与归档工作，缺乏运用知识化、信息化的手段建立计算机检索系统来提高城建档案的管理效率，难以实现不同地域城建档案的资源共享。
　　三、基于知识管理的城建档案合理开发与利用的具体对策
　　(一)创新城建档案管理理论，规避城建档案建设中的知识流失。根据知识管理理论，本文认为城建档案建设需要构建一个开放的城建档案知识管理平台，吸收、利用外部的城建档案知识信息资源，挖掘更多有价值的档案知识信息，丰富城建档案管理知识库，提高城建管理工作的水平。知识管理理念下的城建档案资源信息共享以及档案信息系统的维护，实现对城建档案知识资源的潜在价值的开发，需要城建档案管理人员充分了解知识管理服务的内涵与本质，实现城建档案由一般传统的服务转向知识型、技术型的过渡，充分挖掘城建档案建设中的知识信息，做好数字化管理平台的开发与维护工作，有效规避城建档案建设中的知识流失。
　　(二)构建智能化的城建档案知识管理系统，规范城建档案资源结构。城建档案管理是一个复杂的系统工程，由于我国当前城建档案空间结构和内容结构不合理的问题，从知识管理的角度，本文建议建设大规模、可扩展、可交互操作的分布式的城建档案海量数据库，不仅可以实现城市内部档案信息共享，也可以实现不同城市之间的方案信息共享，优化空间结构，提升城建档案管理的工作效率、服务质量和市场竞争能力，以及城建档案知识管理的智能化水平。在城建档案的管理内容结构上，需要从知识应用、知识生产、知识资源三个层次上，发掘城建档案建设中的隐性知识，加快城建档案隐性知识显性化，并运用应用超文本、多媒体技术、电子加密技术等手段实现职能化检索、联网查询以及实时浏览服务，节省了大量的人力及财力资源。
　　(三)优化城建档案管理流程，创新知识化管理手段。知识管理理论下城建档案管理工作思路、工作流程和管理手段与传统的管理模式相比也发生着较大程度的转变。首先，为了保障各类文件的安全、可靠，实行多种方法的前端控制，保证各类城建档案及时、安全地接收，在完成接收与收集以后，再采用高效的知识管理档案信息处理方式，提高城建档案信息开放程度，实现城建档案的社会功能;然后，建立高速扫描系统和地理信息系统，借助扫描、压缩归档及图像优化等数字化技术将纸质的城建档案信息进行数字化处理，也可以借助地理信息系统将城建档案与城市电子地图相结合，便于进行城建档案信息查询，满足人们对城建档案信息的查询、分析和利用。