2018事业单位档案管理中电子档案的运用

3585747

　　摘要：在科技发达的时代，电子档案早已成为企业中各类信息的主要存储形式，区别于传统纸质档案管理方式，电子档案在记载与查找信息方面的优势显而易见，档案管理人员全面掌握电子档案的运用对于高效管理事业单位档案有重要意义，本文对事业单位档案管理中的电子档案运用做了如下分析。
　　关键词：电子档案;档案管理;运用
　　一、电子档案的优势与特质
　　(一)方便高效
　　首先，在建档时，电子建档比手动建档需要更少的劳动力与劳动时间，使工作人员从枯燥乏味的工作中解脱并高效率完成工作。网络系统也为电子档案的归档管理和信息利用开通绿色通道，使归档质量和检索速度得到提高。其次，利用计算机处理档案管理工作，能够将信息按件整理归档，告别以卷为单位整理档案的方式。立卷时，通过随机管档，变集中立卷为随机整理立卷，将过去集中的工作量进行拆分，提高立卷管理水平，使归档更加及时，减少错误的发生，档案检索利用的速度大大提高。
　　(二)可以快速完善档案
　　无论是文件补充还是漏交的文件归档，相比于传统以卷分类的管理方式，计算机管理按件存储的方式，更利于档案管理人员快速添加或删减档案。计算机档案管理避免了传统档案拆开重新整理的繁琐程序，只需要在计算机上更改档案目录即可，可行度高，轻松解决文件堆积的问题，既可以节约工作人员的时间，又可以满足事业单位及时完善档案的需求。
　　(三)保密性和快捷性
　　计算机管理档案，可以查阅单份文件，查阅快捷。而传统的档案管理，利用者想要查阅文件必须整卷打开，文件利用率低并且其他文件容易被泄露，不利于文件的保密，尤其是绝密文件。
　　(四)电子档案管理对档案管理有着重要的意义
　　计算机管理档案和传统档案管理相比较，在档案的质量上有明显不同。传统纸质档案，每个立卷人理解方式都不同，这一点直接导致档案质量水平参差不齐，不便于日后对档案的利用。传统档案归档需要大量人工操作，浪费很多时间，时间不合理分配使管理人员只能耗费大量时间归档，而编研工作停滞不前。电子档案管理就不存在这样的问题。电子档案管理能帮助档案管理人员高效高质量的完成工作，使档案在利用时发挥更大的价值，让档案管理人员有时间去加强其他业务。
　　二、电子档案在事业单位档案管理中可能存在的问题
　　(一)电子档案认识的局限性
　　目前很多档案管理者对电子档案的认识仍然只停留在表面，对电子档案没有统一的认识，进行电子档案管理工作时还存在很多问题。
　　(二)档案管理人员方面问题
　　档案管理人员素质高低直接接影响到工作质量，因此事业单位档案管理人员在思想水平和工作能力上都应尽力提高，管理人员在具备较高政治思想的同时还应该拥有微机理论知识和实际操作相结合的工作能力，展现出电子档案管理的工作特点和优势。目前，在很多事业单位中，频繁的人员变动与较大的工作量，影响了档案管理人员工作效率，电子档案管理工作也因此不能长期稳定发展。
　　(三)电子档案安全方面的问题
　　计算机网络带动了科技同时也给不法分子提拱了犯罪平台，电子档案管理依赖于计算机网络系统，计算机网络将档案分类管理的形式虽然比纸质档案管理更方便快捷，但是存在更大风险，在计算机将文件传送或接收过程中，很容易被病毒侵入，病毒会截获文件或更改文件信息。全国有很多关于电子档案内信息被窃取的报道，这是使用电子档案时需要引起重视和尽量避免的问题。
　　(四)档案管理方面的不足
　　电子档案的存放载体与纸质档案的载体不同，档案管理人员习惯于传统的以纸为载体的纸质档案，并能存放好纸张，而很多档案管理员现在还不能完全适应电子档案，对于U盘等电子档案的载体不能充分认识，随意对待这些存储工具。
　　(五)电子档案的保存与标准化进展问题
　　电子档案虽简单方便，但使用电子档案的相关部门并没有为大量电子档案的存储做好充分的准备，保障电子档案长久安全完整的措施还有待提高。很多事业单位，根据单位需求随意建立电子档案，使电子档案距离规范化和标准化的目标还有很远。
　　三、事业单位的电子档案管理问题解决方案
　　(一)加强档案管理人员素养，合理改进工作方式
　　首先，档案管理人员需要进行专业知识的培训，更加全面掌握电子档案的要领。其次，管理人员可以制作电子版和纸质版两种内容相同的档案，一起归档。
　　(二)改善管理方式，培养档案管理人员
　　电子档案管理决定了工作人员需要极高的工作素质和丰富的工作经验。首先事业单位领导人需要合理控制工作人员的流动性，确保档案管理工作有条不紊的进行。其次，档案管理人员需要通过不断的学习和实践提高自己的工作能力，并且全面掌握与工作相关的技能，成为综合型人才，并且能对电子档案管理发展过程中出现的问题应对自如。