2018试论图书馆年度投资效果的分析方法

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如何分析年度投资效果,是笔者在工作中碰到的一个棘手题目。最近以来,通过一番思考,形成了几点不成熟的想法,提供出来,目的是想得到同行的指教,以期收到“抛砖引玉”之效。　　一、 分析圈书馆年度投资效果的依据 　　关于分析年度投资效果的依据,不过乎是两个方面:一是要看投资使用的公道，二是要看使用这些投资所产生的经济效益。　　随着经济体制改革的深化，各高等院校普遍实行了经费分项包干的办法，由于财务制度的不严，一些本来不属于图书经费开支的额外项目，也挤进了图书经费之列，如行政办公费和加班补贴费等等。这些项目，固然开支的数目不大，但逐年累积起来，也是十分可观的。从目前的实际情况看，个人以为，要完全杜尽这些额外开支是不现实的，由于它会给图书馆带来很多不便，但必须要加以控制。这里我们引进关于“投资保障率”的概念，其含意是年购书经费额占年图书经费总额的百分比。在通常情况下，这一比率应保证在95%以上，这是衡量一个馆对图书经费使用是否公道的标志之一。　　衡量图书经费使用是否公道的另一标志，是看当年的采购计划是否完成，这个计划是根据本馆的特点和读者的需求情况所制定的，“它包括数目、比例、品种、复本等等，”①有的同道提出了“采购率”的概念。②所谓采购率，就是完成计划购进的图书占计划购进图书的百分比。从理论上讲，这个比率应该是1。。%的，但由于很多主客观因素的影响，实际上难已达到，个人以为，图书能保证达到80%以上，期刊保证达到90%以上就算较好的了。　　要评价图书经费投资的“纯”经济效益，是十分困难的。由于图书馆不象物质生产部分或贸易流通部分那样，可以直接观察它的经济价值。“图书馆的经济效益是以隐蔽的潜伏的形式存在的，只有读者从利用文献中所获得的知识转化为技能并运用于科学技术和生产领域之后，才能发挥它的经济效益，而这又是长期积累、持续作用的过程。”③因此，图书经费投资的经济效益，只能由图书馆服务效果的指标来间接反映。也就是要具体计算文献的利用率和文献阅读率。需要说明的是，这里所谓的利用率和阅读率与反映图书馆服务效果的利用率和阅读率，在含意和算法上是不相同的。我们不妨引进“投资效果利用率”和“投资效果阅读率”两个概念。所谓“投资效果利用率”就是在一定的时间内被读者利用的文献量与当年文献进躲量的百分比;而“投资效果阅读率”就是在一定的时间内被读者利用的文献册数与实际借阅人数的比较。由于计算的是年度投资效益，被读者利用的文献是〔或借览册数)术能全部计进，必须要乘上一个常数K，根甩多年流通工作的经验，可以把常数K的值定为0.2(关于常数K的论证，本文不拟赘述)。如采用字母S，S2、N分别表示文献利用量(册数)，当年文献进躲量及读者借阅人数，则投资效果利用率P:一和投资效果阅读率P:的表达公式如下: 　　　　据报道，图书的均匀使用年限为10-20年，科技报告为10年，连续出版物为3一5年，那么五年以内的新书的利用率至少可以视为100%。关于阅读率的指数，国外一般稳定在10一20册，假如考虑到文献的使用时效，阅读新书的指数应为4册。以上就是分析图书馆年度投资效果的理论依据。　　二、分析图书馆年度投资效果的方法　　要进行图书馆年度投资效果分析，必须要做好以下几方面的工作:　　(一)要制订具体的采购计划　　完善的采购计划，不仅是分析投资效果的需要，而且是保证采购质量的基本条件。它的内容应包括要购进图书的数目、品种和复本的具体要求，而不仅只是订出经费分配的比例。只有这样，才能在实际的采购工作中把握主动权，减少或避免人为的失误，从而保证采购工作的全面完成。　　(二)要完善采购工作的统计制度　　数据是分析的基础，没有完善和正确的数据，就不会有正确的分析结果。图书馆忽视统计工作的现象是存在的。近几年来，在流通、阅览部分已经有所加强，而在采购部分正在逐步建立。笔者以为，采购工作的统计应包括计算“文献收躲率”和“文献采购率”所描的基础数据。所谓“文献收躲率”即指图书馆年文献收躲量与全国出版发行总量(以订购自录为准)的百分比，要求分类进行统计。建立这项统计的目的，在于探讨图书馆在成为本著、统文献迅息中心方面的可能性。采购职员要在这方面当好馆领导的顾问。与采购计划相对庄，要做好年末实际采购文献的数目、品种和复本的统计，以便于检查采购计划的执行情况。编目职员为了提供固定资产的增长情况，也要进行这方面的统计，但是，两者的数据是不会完全相同的，不能够互相代替。(三)综合分析投资效果的各项指标　　只有统计数据，而无综合分析，就不能揭示事物的内在规律。采购职员必须要重视对年投资效果的综合分析，检查采购工作中的不足之处，探讨进步投资效果的最佳方案供馆领导决策本馆工作时参考。　　三、投资效果分析实例　　(一)某馆1987年投资保障率的情况(表1)　　从上表可知，该馆1987年的投资保障率达到97%;图书的均匀采购率为83%，报刊的均匀采购率为99%;而文献利用率达到89%，阅读率为3.9册/人。反映投资效果的全部指标，都达到或接近理想水平。通过以上分析可以认定，该馆一九八七年的图书经费使用是比较公道的，投资效果处于最佳状态。　　四、结束语.　　图书馆年度投资效果分析，是一项经常性的工作，它对图书馆工作具有指导意义，也是财务部分进行年度预决算的重要依据。为扭转往年的被动局面，笔者设想了上述几点意见，错误之处难免，看同行们批评指教。　　①、②戴达宁:衡量躲书质量的标准。《大学图书馆通讯》1984年No6　　③石方:关于大学图书馆工作的评价题目。《大学图书馆通讯》1984.No3