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2018从文字服务质效谈企业秘书工作
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2018从文字服务质效谈企业秘书工作
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发表于 2018-8-22 10:25:39
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企业办公室是综合服务部门,也是重要的枢纽部门,既要发挥参谋助手的职能,也担负着上传下达、联系左右、协调各方的重任。办公室的地位和作用之所以特殊,就主要体现在办公室文字工作的特殊性上。随着现代企业制度的逐步建立,对企业秘书素质的要求越来越高。因此,秘书同志必须牢固树立和不断强化文字工作是办公室的“脸面”和“主业”两种意识,坚持以文立业,在应对挑战中着力改进传统的文字服务方式,在改革创新中着力提高文字服务水平。
一、做好秘书工作,要下功夫写材料,练好履职尽责的基本功
能不能写好材料,已成为影响秘书工作质量和效率的“瓶颈”,也是当前秘书部门迫切需要弥补的“短板”。从上级机关的职能来看,其工作指导主要是通过政策指导和典型指导来实现,这两种形式都离不开材料这个最基本的载体,都要通过写材料这个最基本的实践活动来实现。把写材料这个“瓶颈”和“短板”解决了,秘书部门的工作水平和面貌就会有一个很大的改变。
一要真正弄清楚什么是写材料。这是写好材料的重要前提。有人认为秘书部门主要是协调办事机构,不需要写材料;也有人认为写材料就是玩文字游戏,是虚的;还有人认为写材料是苦差事,甚至出现“躲材料”“赖材料”的现象。这些错误认识和行为,说明一些人对什么是写材料这个基本问题没有搞清楚。李瑞环同志在《学哲学 用哲学》一书中说,“领导干部的讲话、文章,不单纯是文字问题,而是对事物的看法,对客观规律的认识,对改造世界的意见,不是说着顺嘴就行了,起草文稿是很锻炼人的,尤其是年轻干部,必须养成这个习惯,要自己动手写稿子,能不能提高水平,能不能有个飞跃的进步,过好这一关非常重要。”因此,对秘书人员来说,写材料是讲政治的集中体现,是个人能力素质的综合反映,也是履行职责的重要表现。 http://
二要弄清楚写材料应具备哪些能力素质。笔者人为,写材料必须至少具备8种能力素质:一是领会上级意图;二是了解掌握实情;三是有思想和政策水平;四是理论基础扎实;五是文字表达能力强;六是知识储备丰富;七是能吃苦;八是任劳任怨。写材料,对上级的意图把握不准,很难符合要求;对企业的情况掌握不透彻,容易脱离实际,没有针对性、指导性;思想和政策水平不够,写出的材料就会像白开水一样,淡然无味,甚至出现思想认识和政策把握方面的偏差;理论基础不厚实,就抓不住事物的本质,不能做到有的放矢;文字表达能力不强,材料就很难组织起来;知识的储备量,也关系到材料的厚度和张力,需要靠长期的、系统的、艰苦的积累;有吃苦的精神,才能在写材料上锲而不舍、精益求精,才能出精品、创一流;任劳任怨,也是写材料应具备的一种精神境界,否则就会斤斤计较、患得患失。就领会领导意图而言,有以下四种途径:一是自己揣摩,二是请教相关领导,三是求教同事,四是当面聆听领导教诲。
三要突出工作重点,切忌面面俱到。突出工作重点,就是坚持重点论。重点论告诉我们,在认识复杂事物的发展过程中,要着重把握它的主要矛盾;在认识某个矛盾时,要着重把握矛盾的主要方面。起草文字材料,也必须抓主要矛盾,突出工作重点。在起草文字材料过程中,如何突出重点呢?首先要明确什么是重点。一般来说,凡是能反映事物本质具有普遍指导意义的重要问题、主要任务、关键环节、工作做法、经验教训、办法措施等都是重点。 http://
四要认真提炼概括,写出思想深度。起草文字材料不但是一个搜集资料、积累资料的过程,而且是一个研究工作、总结经验、升华理论的过程。文字材料的思想性,体现在材料、事例、情况和阐述的道理之中。要能从事实背后找出本质问题,上升到理论高度,得出规律性的结论。毛泽东同志曾对文字材料的写法指出:“只谈情况,不谈观点,是开材料仓库。人的头脑是加工厂,没有材料不行,有了材料要经过加工,要产生观点,用观点统帅材料。”
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