2018论地方院校教学秘书档案管理能力培养

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　　论地方院校教学秘书档案管理能力培养

　摘要：教学秘书的档案管理能力对提高地方高校档案管理水平、促进学校工作连续稳定地推进具有重要意义。采取加强宣传教育、加强岗位培训、建立科学的评价机制等措施可以提高教学秘书档案管理工作能力。
　　关键词：地方院校；教学秘书；档案
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　　秘书是以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者实施管理的人员[1]，高等院校的教学秘书是在教学院（系）辅助院（系）领导对教学工作进行管理的人员。
　　在教学院（系）的管理活动中，教学秘书不仅要全过程辅助院（系）领导开展管理活动，还必须随时收集和整理有价值的信息供院（系）开展管理活动参考，这其中最重要的工作就是将管理活动中产生的有价值的材料立卷归宗形成档案保存下来。由于档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录[2]，完整、规范的档案材料对教学院（系）乃至整个学校的工作保持连续性、稳定性具有十分重要的意义，对教学院（系）及学校突显办学特色、增强办学实力，具有不可低估的功效。因此，从实践来看，教学秘书的档案管理能力不仅影响单个教学院（系）工作的可持续发展，还在一定程度上制约着学校管理水平的提高。在现阶段我国高等教育亟须转变发展方式、提高办学水平的大背景下，针对我国地方高校教学秘书队伍的现状，加强教学秘书队伍建设、提高教学秘书档案管理能力对促进地方院校科学发展、可持续发展具有重要意义。   http://
　　一、地方院校教学秘书队伍存在的不足
　　地方院校主要指归省及其以下地方政府主管的院校。这些院校一般办在非中心城市，多为1999年高校扩招以后升格或新建的普通本专科学院及高等职业院校。这些院校受学校发展历史和办学条件等多种因素的制约，在教学秘书队伍建设方面还存在以下两方面不足。
　　（一）用人随意性大
　　根据《中华人民共和国教育法》和《高等教育法》的有关规定，教学秘书属于教育职员。但由于目前我国关于教育职员制度的法律法规还存在空白，因此，对教育职员中人数最多的教学秘书的任职条件、工作职责等没有明确的规定，这就导致各院校对担任教学秘书人员的学历、专业背景、工作能力、岗位职责等缺乏比较明确、规范、统一的要求，缺少比较科学的教学秘书选任制度；再加上在多数人眼中，教学秘书被认为是清闲、简单、人人都能干的工作，因此，学校人事部门或院（系）领导在选用教学秘书时往往只凭个人经验进行安排，常常将一些不能胜任教学工作任务的人员安排到教学秘书岗位。
　　（二）综合实力偏低
　　用人的随意性导致教学秘书队伍的组成人员比较复杂，转岗担任教学秘书工作的人在专业背景、个人能力、个人职业目标和对教学秘书工作的热爱及适应等方面还存在极大差异。再加上，一方面不少教学秘书个人不注意尽快学习掌握从事教学秘书工作必需的知识和技能，另一方面很多学校也不重视加强对转岗人员的教育培训和督促，不注重对教学秘书的工作能力的培养。这就导致教学秘书队伍的综合实力普遍偏低。   
　　综合实力偏低的另一个表现是不少教学秘书对国家的文件管理制度、学籍管理制度、财务管理制度、保密制度、档案管理制度等还不十分熟悉，对教育教学管理活动中形成的资料的价值缺乏正确估量、无法准确、及时地完成文书的立卷归档工作，在具体操作时随意性比较大，常常导致部分重要材料丢失或残缺不全。
　　以上教学秘书队伍中还存在的不足导致不少地方高校的档案管理工作既不能按照《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》等法规的规定管理好宝贵的档案材料，也不能满足学校事业发展对档案工作提出的新需要。
　　二、提高教学秘书档案管理能力的意义
　　管理规范、完整、有序的学校档案是学校重要的资料和信息资源，管好、用好学校档案资源有利于学校加强校史宣传、减少资源浪费、推进学校工作可持续发展的需要，对提升学校软实力具有重要意义[3]。作为学校档案管理工作的重要力量，教学秘书档案管理能力的高低不仅决定了学校档案管理水平的高低，还在很大程度上影响着学校管理质量的提高。在档案信息化水平不断提高、高等教育发展方式发生转变、地方高校管理质量亟待提高的背景下，提高地方高校教学秘书档案管理能力具有重要意义。   http://
　　（一）有利于提高地方高校档案管理水平
　　信息技术的发展已经使档案管理方式发生了重大改变，在种类和数量都非常巨大的资料面前，如何有效地鉴别、保存、利用和共享那些有价值的资料是信息时代档案管理面临的重大课题。要做好这些工作，就需要档案工作者不仅要具有一定的档案管理专业知识和技能，还要有永不满足、积极学习、勇于实践的态度。对大多数兼有档案工作者角色的教学秘书来说，相对稳定但又发展迅速的学校档案管理工作需要他们不断学习和完善，以更好地适应学校档案工作的需要。因此，加强对教学秘书的档案管理能力的培养，不仅有利于更好地落实《普通高等学校档案管理办法》等法律法规的规定、提高地方高校档案管理水平，更有利于促进地方高校档案管理工作的发展，使高校档案管理工作能更好地适应档案工作重心从高层、宏观转向基层、微观，从政治领域转向经济、科技、文化、生活领域，从党政机关转向企事业单位、社区、农村和家庭，从服务党和国家转向服务社会和老百姓[4]的发展趋势，使高校档案能更好地服务学校管理、教学和科研工作，增强档案的使用价值。
　　（二）可以促进学校工作连续稳定地推进
　　虽然教学秘书是各级各类学校都不可或缺的一种工作人员，但教学秘书的专业化水平还非常低，中国高校还没有开展专门的教育培训，几乎所有从事教学秘书工作的人员都是从其他非秘书专业领域转行而来，都不可避免地要经历学习、适应、发展这三个阶段，而这些阶段的完成都需要一定的时间来完成。工作岗位的变动常常使每一个新接触教学秘书工作的人都不可避免地要重复这三个阶段，这往往导致档案管理工作不能很好地前后衔接，使教育教学管理工作中形成的档案资料不能有效地被利用，前面的档案不能很好地为后面的工作提供参考和借鉴，一些工作（特别是科研工作）常常重复前人已经有过的失误，制约了学校工作的可持续发展。  论文网 http://
　　三、提高教学秘书档案管理能力的途径
　　从前面的分析可以看出，地方院校教学秘书的档案管理水平对地方高校的发展具有重影响，必须高度重视加强教学秘书队伍建设。对此，可从以下几方面入手。
　　（一）加强宣传教育
　　思想认识将决定工作的态度和动机。加强宣传和思想教育工作，提高地方院校师生员工对加强档案建设重要性的认识，是提高地方院校教学秘书档案管理工作能力的前提。一方面，学校管理人员认识的提高，可以使他们在进行人员选择和工作安排时更具理性，作出的决策更具科学性；另一方面，教职工认识的提高，可以提高教学秘书的成就感，激发教学秘书的责任感和工作积极性。对此，可以采取组织开展关于《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法规的普法宣传和知识竞赛，增强师生员工对档案管理规定的了解认识，增强他们遵守相关法律法规的自觉性，形成有利于学校档案工作开展的良好氛围。
　　（二）加强岗位培训   http://