2018对做好二级院系教学秘书管理工作的几点体会和建议

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　　对做好二级院系教学秘书管理工作的几点体会和建议
摘要：教学秘书是学校教学管理队伍中一支重要的组成力量，在高校教学管理队伍中扮演着极为重要的角色。本文针对二级院系研究生教学秘书工作的特点，简要阐述了提高服务质量和工作效率的几点体会，并针对当前存在的一些问题，提出了相关改进的建议。
　　关键词：二级院系 教学秘书 教学管理 建议
　　
　　随着高等学校改革与发展的不断深化，研究生教育的地位越来越得到突显和强化，在这种情况下，研究生教育开始采用校院二级管理模式。这种管理重心的下移，直接体现出二级院系在研究生教育管理权限上的扩大，工作自主性的增强，同时，也直接导致二级院系教学秘书的工作量和工作的覆盖面已远远超过从前，这对教学秘书的素质要求也就越来越高，同时也意味着教学秘书要承担更多的责任和义务。
　　一、二级院系教学秘书工作的特点
　　1.具有点对点的纵向服务与点对面的横向服务的交融性。基层教学秘书管理工作的服务对象主要是学生和教师。从工作的纵向面来看，教学秘书工作是一对一来进行和展开的，他们是连接学生、教师和相关职能部门之间的桥梁和纽带，是监督、执行和实施教学计划，保证院系各项教学计划得以正常运行的重要环节，是保证整个教学培养方案最终得以具体落实的不可或缺的核心部分，发挥着上传下达，承上启下的枢纽作用（见图示1）。   http://

　　旅游管理学院研究生教学秘书纵向工作涉及服务对象结构示意图（图1）
　　从横向面来看，教学秘书还必须是个多面手，经常要与一些非教学管理部门建立起必要的联系。其工作具有结构复杂和涉及范围广等特点。很多基层教学秘书身兼数职，所面对的工作层面不再是单一性的，他涉及到专业之间的交融、部门之间的沟通、人员之间信息传递等服务环节在无形中都要进行扩展和延伸（见图示2），由此可见二级院系教学秘书所面对的人员、面对的工作内容是多方位的，多角度的。
　　
　　2.具有流水作业的特点，服务行为的完成具有一定的依赖性。教学秘书的每项工作都是严格按照教学计划来展开的，因此从教学时间段的安排上看它是有严格限定的。同样，从研究生招生计划的制定，到招生、复试、培养、毕业各个环节，教学秘书是全程参与，工作是一环扣一环，任何环节出现问题将直接导致下一环节的工作不能及时准确的开展。
　　从另一角度看，教学秘书的工作又离不开教师、学生等的积极配合，学生不按时提交课程论文、教师不按时批改试卷或课程论文，不按时提交成绩，教学秘书的后续工作就无法按时进行，拿不到成绩单，学生参加奖学金评定、找工作、报考公务员等都会受到影响。   
　　3.服务与各项管理工作多具有时间上的叠加性和同步性。围绕着教学工作的开展，每年的不同时段有些教学管理工作是固定并同时进行的，加上教学秘书多身兼其他工作，所以在不同时段，教学秘书除了要处理日常的常规性工作外，还要经常处理非常规性或临时指派的其他工作。
　　仅从研究生教学管理上半年的主要工作内容来看，除了日常的各项教学管理工作要照常进行外，其余还要涉及到研究生的招生咨询，调剂录取，毕业班的硕士论文答辩，各种结业证件的办理和相关活动的开展，这期间还要完成科研处、学生工作办公室、院系安排的诸如科研立项、优秀成果申报，软科学调查统计数据填报；研究生科研立项申报及结项、学术之星评选、研究生联合培养项目、学术沙龙、产学研项目、创新创业项目等的申报；学生评奖、评优等等其他工作。
　　
　　二、对提高服务质量和工作效率的几点体会
　　1.掌握相关政策，熟悉工作内容，掌握业务流程。对政策的掌握，业务的熟悉主要是通过积极参加各种形式的相关培训，认真学习和领会相关工作条例，亲自动手、亲自参与、虚心请教来进行，力争使自己能尽快投入工作，并尽可能的把各环节做细做到位。对关键性和机密性工作，则必须亲自上手，发现问题及时与相关领导或负责人进行沟通。 同时要善于通过自己的工作实践，总结经验，针对发现的问题，提出合理化建议。  思想汇报 http:///sixianghuibao/
　　2.在教学管理事务的具体安排上，要学会把握轻重缓急，张弛有度。为避免工作中出现被动应付的情况，就要学会调节工作的节奏。为了保证工作的合理进度，就应从整体出发，提前对每个时期的重要事项做出分段安排，并及时布置和通知到位，尽可能避免把工作积压在一起进行处理。对具体事物进行处理时要学会把握宽窄面，学会利用和动员一切力量共同做好相关工作，以减轻正式任务到来时的工作压力和紧迫感。
　　3.要培养和磨练自己的细心、耐心和高度的责任心。教学秘书的许多具体工作要和数字打交道，学生的成绩，身份证号，银行卡号，学生学号、导师相关劳务费的计算、科研项目报销、超工作量劳务的计算等等，任何一个数据出错都会造成工作的延误或他人利益的受损。因此，教秘在注重大局的同时，更多时候还要关注小节，关注细节。要有吃苦耐劳，任劳任怨的精神，要承受得住繁重的工作所带来的各种身心上的压力和考验。
　　4.考虑问题要周全细致，遇到新情况新问题，应及时做好相应的调整和安排。教学秘书工作涉及面广，要处理的随机性、偶发性事情较多。针对各种临时性、要用非常规方式开展的工作时，更要格外认真 思想汇报 http:///sixianghuibao/