2018两级管理制度下高职院校教学秘书工作的困扰与对策

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两级管理制度下高职院校教学秘书工作的困扰与对策
教学秘书，是每所高职院校必备的一岗位，也是教学管理队伍中的普通一员。从某种意义上讲，教学秘书和教师是一样重要的，是使教学有条不紊进行的根本保证。然而，随着高职院校规格和招生规模的不断扩大，两级管理制度如火如荼的进行，就大大增加了教学秘书对自身工作的困惑度。笔者就所在的高职院校为范本来简要陈述现形势下教学秘书工作的困扰，再试图对这一问题提出一些对策建议。
　　一、工作困惑
　　1、管理意识与服务意识比例失调
　　教学秘书作为教学管理队伍中的一员，身兼着管理与服务的两重意识。在两级管理制度下，教学管理工作重心下移，增加了管理层次，从管理学理论上来说，管理层次的增加，有可能导致信息传递和沟通不畅的问题，这种情况下，职能部门把教学事情一股脑的全分配下来，分院的教学秘书就变成了中转站。一箩筐的全收来，然后开始再分配。名义上是二级的管理者，实则是全能的服务者。由于教师和行政人员是大学中的两大基础群体，他们不同的本职工作滋养了不同的职业文化，最终导致了分裂的甚至冲突的工作价值观，很多情况下，大家不能换位思考。教师在教学与科研上下功夫，其余的事情认为都应是教学秘书做的事情。教师的不配合很大程度上增加了教学秘书的劳动强度，使其变成了每位教师的私人秘书。1位教学秘书面对70位教师，降低了工作效率也极易产生各种矛盾进而使教学工作更加的不好开展。被动服务意识增强，主动管理意识弱化使教学秘书处于尴尬的境地。
　　2、职业发展前景模糊
　　高职教学秘书并不像教师那样，一进校就有学院给制定好三年培养计划、五年培养计划等等，专业教师对自己的职业发展前景也非常清晰。此外，教师每年外出学习培训的机会都有1--2次，各种省、市、校级等科研机会都大大的多于教学秘书，教学秘书一要面对领导，二要面对教师，三要面对学生。每天都像不停转动的陀螺，偶有停下来的时候，会发现貌似做了很多的事情，但是要理出一条线来还是很困难的。教师会很明确今天上几节课，要为课题做什么样的准备。但教学秘书面对繁琐的工作量，高度的工作压力会让他们产生工作的倦怠感。据笔者小范围的调查，工作了五年的教学秘书只参加相关培训一次，而课题却没有一项。近期，笔者的学校新出台了一项文件，旨在说明所有的在职人员中级职称取消定，只能评。评的条件之一就是要发表和岗位相关的论文一篇，最好是有相关的课题。文件的下发让教学秘书更加困惑职业发展出路在哪里。
　　3、工作繁多，剪不断理还乱
　　高职教学管理工作包括了教学计划制定与落实、成绩管理、学籍管理、师资管理、考试安排与管理、选课管理、教材管理、教学档案管理、教学基本建设管理等十多个方面的内容，内容庞杂，工作量大。
　　二、对策建议
　　1、权责分明，联合治理
　　笔者认为对于初施行两级管理的院校来说，应该组织全体教师学习两级管理制度的概念、特点等等内容，而不应只有教学秘书知道这个名词。记2012年10月份笔者所在学校接受省教育部的人才水平的预评估，专家抽查教学管理队伍中的部分老师，提出的一个问题就是对二级管理的认识以及提出建议。大多的老师提到了概念不清、权力小责任大等等的问题，可以看出两级管理制度推进不深的情况。教学秘书是两级管理的主要推行者，所以要以各种形式让教学秘书深入学习两级管理制度是很有必要性的。这就要求上级职能部门不要只是下发冷冰冰的文件，也不要变成只要嘴巴一张一闭，手一伸一回即可，而要全面的渗透到两级管理中和分院的教学秘书一起联合治理教学管理工作中的不足之处。
　　2、增加学习，清晰前景
　　俗话说，有目标才能有动力。但每一位教学秘书都有一种生活在围城里面的感觉，没有出口。笔者在职近三年，没有参加岗位培训的相关学习，每一项工作都是在自己不断摸索中进行，这样就会导致大多的时候看不到自己工作上面的优缺点。一味的赶工作，只求完成工作，却不管完成的质量。 另外，职业发展的前景不明确，会在很大程度上增加教学秘书工作的负面情绪，看着同时进校的同事在一步步的往上走，明确自己的路在哪里，而自己一直是在为他人做嫁衣，难免会产生职业倦怠。所以，笔者希望学校层面能够增加教学秘书外出学习的机会，提升其专业性，据笔者在工作单位内调查，95%以上的教学秘书不是秘书专业出身，因此，教学秘书除具备高职教学工作人员应具备的一般素质外，还应增加办公自动化、档案管理、公务文书写作、秘书礼仪、秘书实务、企业管理学、领导科学等等方面的学习。创造出更多有利于教学秘书提升自身综合素质的平台。
　　3、新闻意识，重轻明确
　　笔者的专业是新闻专业，静心思考。发现做一名合格的教学秘书与做一名新闻人有着极大的相似之处。工作近三年，笔者一直以新闻人的工作态度来处理日常工作。现简要做一说明，每一天教学秘书像一位新闻编辑人一样会接收到N多的信息，不仅要在这诸多的信息中挑选最有价值的，而且还要充分发挥遗留信息的作用。这就需要教学秘书要具备信息整合的能力，将纷繁复杂的工作信息加以整合，给重要紧急的信息定位，尽量在第一时间内完成重要的事情，这就要求教学秘书对一哄而来的信息在第一时间内能够准确定位和把握。下一步即把关和安排，所谓把关，就是按照一定标准对各种信息工作进行取舍。充分利用勤工俭学的学生和三年轮转在教学办帮忙的新进教师。教学秘书通过把关认为可以放手下去给帮忙的学生和新进教师做的，可以安排下去。但教学秘书还是承担责任的主体，对所有的事情负有直接的责任。
　　综上只是作为一名入职不久的教学秘书在其岗位上的一些浅在认识，笔者认为解决教学秘书的职业困惑不只是关乎个人的利益，也是在很大程度上提升学校教学管理的水平。使其成为推动教学管理水平的真正推手。