2018浅谈图书馆办公室之秘书工作

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浅谈图书馆办公室之秘书工作1 引言
　　图书馆是高等教育院校的文献信息中心，是服务于高等教育院校进行培训教学与科技研究的学术部门。图书馆办公室是高校图书馆的行政服务及业务管理部门，肩负着后勤保障、参加决策、信息汇集、上传下达、左右协调、内外联系的工作任务，办公室工作对高校图书馆发挥着至关重要的作用。那么，做为图书馆办公室秘书务必要做好协调馆内各部门业务活动、整理汇总并妥善保管档案资料、组织馆内的工作会议、后勤服务、协调沟通内外关系、业务往来的联系与接待等综合性业务，努力提高自身综合素质与处事能力，保障高校图书馆的高效运行及创新发展。
　　2 图书馆办公室秘书的职能
　　2.1参加决策
　　图书馆办公室秘书身兼馆内领导之顾问与帮手的角色，身为秘书不仅要对图书馆的基础信息、馆藏信息、人事状况、规章制度等了然于胸，更应深刻的调查研究工作基层中存在的问题及反映的建议，认真汇总并分析这些问题与建议，为馆领导的决策与部署提供确凿无误的依据和资料，并协助管领导工作，为其出谋划策，全心全意做好馆领导的顾问与帮手。
　　2.2全面协调
　　图书馆办公室要发挥上传下达、左右协调、内外联系的作用，营造优良的内外部境况方能保障图书馆的每项工作稳定妥当的展开。身为图书馆办公室秘书要做好如下的协调工作，准确领悟领导的决策，协调馆内各个部门贯彻落实，并及时将决策的贯彻落实情况汇报给管领导，主动协调解决各部门在执行决策时遇到的困难和问题；在高校各个职能部门的配合与帮助下，图书馆才能够运行与发展，务必要协调好与学校各个职能部门的关系，另外，要加强与各个院系间的沟通，督促图书馆相关部门及时收录与教学及科研有关的信息，保障图书馆对高校进行教学与科研工作的便捷服务；加深与其他高校图书馆的沟通交流，采取邀请其他高校图书馆领导莅临指导或彼此交流学习的方式，加强馆际协作，实现资源共享，促进共同发展。
　　2.3后勤服务
　　图书馆的后勤服务大致包括：办公用品的采购与发放工作、办公设备与办公家具的报修、补助及福利的发放等工作，办公室秘书要为图书馆及馆内员工做好后勤保障服务工作，另外，作为一名出色的办公室秘书还要关心馆内员工的生活，想员工之所想、急员工之所急，全心全意为每位员工服务。
　　3 如何做好高校图书馆办公室秘书工作
　　3.1务须强化政治
　　政治决定立场与方向，政治是指引工作开展的风向标与指南针。图书馆办公室秘书要积极学习国家出台的教育政策以及党的会议精神，提升自己的政治觉悟，主动与一切歪风邪气作斗争，以三个代表、科学发展观、中国梦为指导思想，武装自己的头脑，与时俱进，保持较高的政治原则，充分认识高校制定的规章制度，并用规章制度约束自己的行为，提升组织纪律观念与政治觉悟，这对开展与落实具有重大的指导意义，办公室秘书担负着高校图书馆的辅助管理工作，必须本着政治原则来处理馆内业务以及对外的交流合作，一切以集体利益为首，辅佐领导做好图书馆的一切工作。
　　3.2不断加强学习
　　伴随信息技术的飞速发展，知识与信息的更新是日新月异的，身为图书馆办公室秘书要加强学习，努力提升自己的业务能力与文化修养，才能处理好图书馆内日渐庞大的各种信息。当前，高校图书馆事业繁荣发展，工作中无疑会面对一些新问题与新情况，我们要正视这些新问题与新情况，结合实际工作，制定切实可行的学习计划，不断的吸纳新知识、掌握现代化办公技能、拓宽知识面、开阔视野，解决工作中遇到的难题，才能提高工作效率，在工作中表现的如鱼得水，取得满意的工作效果。
　　3.3提升协调与组织能力
　　办公室工作对高校图书馆发挥着至关重要的作用，办公室发挥着上传下达、左右协调、内外联系的作用，那么说，协调与组织能力便是图书馆对办公室秘书的一项基本要求，需要具备驾驭全局的能力，要识大体、顾大局，总体筹划，全面照顾，还需要掌握处理人际关系的方式，要学会尊重他人、相互理解、团结友爱。在工作中综合各个部门的工作情况进行优势互补，使各个部门协调配合，促进图书馆的整体发展，并且要尽可能的排解工作中的困难，深入到各个部门调查研究，进行具有实质性的协调工作，但是务必要做到参谋不越级，管理不让位，服务不脱节，推动图书馆各项工作的稳定妥当开展。
　　3.4提升语言文字与沟通能力
　　作为高等教育院校的图书馆办公室秘书，不仅要具备图书馆专业知识，提升语言表达与文字写作能力对做好秘书工作乃是同样尤为重要的。秘书的职能要执行上传下达，很多汇报要通过文字的形式简明扼要的传递给领导，很多决策要准确无误传达到各个职能部门，如果没有丰富的语言表达能力和文字写作能力，那么将会很难胜任秘书工作。办公室秘书不仅要组织协调本馆内的工作，同时还需要与高校内各个职能部门、各个院系以及其他高校图书馆进行沟通交流，所以做为图书馆办公室秘书必须要有优秀的沟通交流能力，要时刻保持灵活的头脑与谨慎的态度，还要锻炼开朗的性格，面对沟通、交流、接待工作要彬彬有礼、热情满怀，还要不卑不亢、不屈不挠，使馆领导放心，使客人惬心。
　　3.5树立创新理念，加强创新意识，提升创新能力
　　创新乃是一个民族前进的灵魂，乃是国家和社会繁荣发展的无限动力，乃是提升工作效能的有效武器，更能保持图书馆生机勃勃的生命力。办公室工作对高校图书馆发挥着至关重要的作用，身为秘书应与时俱进，树立创新理念，加强创新意识，提升
创新能力，工作严谨循规蹈矩，不能满足于现状，要勇于开拓创新、破釜沉舟，大刀阔斧的向前冲，努力做好自己的本职工作，发扬锐意进取的精神，使领导放心、使读者舒心。
　　4 结语
　　综上所述，高校图书馆办公室秘书的工作是复杂而且艰巨的，办公室秘书要不断的提升自身的综合素质与处事能力，拓宽知识面，开阔视野，坦诚务实，勇于开拓创新，在馆领导的领导和帮助下，发扬任劳任怨、默默无闻的奉献精神，真正做好秘书工作，保障高校图书馆的高效运行及创新发展。