2018高校二级学院教务秘书工作探析

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高校二级学院教务秘书工作探析
高校工作的核心是人才的培养，而良好的教学运行秩序则是人才培养的基本保障。学校教务处作为高校的教学管理部门，通过领导二级学院教务办开展具体的工作保障整个学校教学工作的正常运行。因而，二级学院的教务秘书是在学校教务处和院系的双重领导下组织和安排本学院的教学事务，他们不仅是院系的教学管理人员，更是教学的服务人员。
　　一、二级学院教务秘书的工作特点
　　1.繁琐性。二级学院的教务秘书直接服务于学生和一线教师，工作中所涉及的内容可谓事无巨细，以笔者所在的南京晓庄学院外国语学院为例，教务办的内容就涉及培养方案制订，教学计划变更，教学任务的制作和分配，排课，教师的调停补课，工作量的核算，教材征订，学生的退/选课，学生学籍的管理，考试的安排及成绩处理，学生重修、补考，专业等级考试，各种竞赛，学生评教，毕业实习和论文等工作。这些内容涉及教学过程的各个方面，非常琐碎，大到一个专业培养方案的制订，小到一个学生的退/选课，都需要二级学院教务秘书的亲自参与。
　　2.原则性。教学是学校工作的根本任务，教学中所涉及的每项工作都是非常严肃的事情。作为政策直接执行者的二级学院教务秘书，所做的每项工作都要坚持学校教务处的教学管理规章制度。以笔者所在的南京晓庄学院为例，仅在课务管理上，为了优化课务安排，学校教务处要求各学院实施分段教学，核心课程安排在1～18周，其他课程安排在1～14周，15～18周集中安排相关实训、实习、实验等实践教学课程及上学期组班重修课程的教学;又因为2014年实行的是大类招生，因而2014级周三下午和周五安排大类平台的选修课程;为了保证教学质量，同一门课程如在一周内有两次课，在同一教学班开设的时间至少间隔一天，同一天不得安排同一教师连续6节课二级学院的教务秘书在排课过程中都要遵循这些原则，不然整个学校的排课将混乱，进而影响学生的选课和整个学校的教学秩序。
　　3.规律性。二级学院的教务秘书兼具管理者和服务者的双重角色，工作内容虽然事无巨细，但部分工作内容还是有一定的规律性。例如教学任务的分配，班级课表的制定，教学任务书和教材征订，等等，都是在每学期的期末进行，掌握规律，就可以提前准备并做好各班级的教学任务，方便教研室主任配课，也可以提前跟上课老师了解哪门课需要订教材，等等。还有学校教务处组织的期初、期中、期末教学检查，每次的检查重点也基本一致，掌握规律，可以做到提前准备，有条不紊地开展工作。
　　二、二级学院教务秘书应具备的能力
　　1.良好的沟通和协调能力。二级学院的教务秘书与学校教务处和各兄弟院系都有密切联系。对于学校教务处，他们要负责配合与传达学校在教学管理上的相关政策，并结合自己学院的特殊情况与学校教务处进行沟通，因院系制宜协调出适合各学院的实施办法;对于兄弟院系，排课时会涉及教室的使用和老师上课时间的协调，更要进行及时有效沟通，提高工作效率，减少不必要的麻烦。另外，作为本院系具体教务工作的管理者和服务者，更应该及时了解老师的上课需求和学生对老师上课意见的反馈，及时沟通双方，达到更好的教学效果。
　　2.较好的心理素质和应变能力。教务秘书是高校中的高危角色，稍有松懈便容易酿成教学事故。例如排课，既要遵守教务处订下的规则，又要考虑本院系教师的具体情况，有时即便付出了很多，也难得到双方的认可，所以二级学院的教务秘书一定要具备较好的心理素质，尽心尽力把工作做好。另外，每个学期都会遇到一些突发事件，比如老师临时生病不能来上课，都需要沉着应对，及时通知学生并上报教务处。
　　3.高度的责任心和服务意识。教务秘书工作繁琐，又与一线教学密切相关，所谓教学无小事，应本着干一行，爱一行的工作热情，爱岗敬业，认真细致，时刻提醒自己不能疏忽，因为自己的一个小疏忽就可能带来教学事故。要本着高度的责任心为院系的教师和学生做好服务工作。
　　4.不断创新的意识和开拓能力。随着信息化的发展，各高校也纷纷在建设信息化校园，笔者所在的南京晓庄学院教务处也与时俱进建设了教务信息管理新系统，排课，选课，教室借用等都可以在新系统上完成，这就不需要像过去一样每一项都要填写纸质材料并要院系领导签字后再送到学校教务处了，而随着飞信、微信等的广泛应用，与学生的联系也都可以通过这些方式进行这些改变都需要教务秘书自身要有创新意识和积极开拓进取的能力，不断学习创新，优化工作方法，提高工作效率。
　　三、对提高二级学院教务秘书工作效率的建议
　　正是因为高校二级学院教务工作具有繁琐性、原则性和规律性，所以他们的工作也是有据可依的，把握了这些，便有利于提高其工作效率。
　　1.学校政策的坚定性。总的来说，二级学院的教务秘书是在学校教务处的领导下开展教学工作的，他们以学校的教学管理政策、文件为依据在二级学院开展教务工作，所以作为其上级的学校教务部门一定要有严格、坚定的政策。就如排课，如果这学期实施了分段教学，下学期又有了新的变化，或者说本学期对老师排课的时间没有限定，下学期又有了限制，那么这些变动的政策都可能否定教务秘书提前所做的工作，造成同一件事情重复劳动，多做了许多无用功，所以学校教务部门政策的坚定性是二级学院教务秘书提高工作效率的前提和基础。
　　2.教务秘书个人素质的提高。二级学院的教务秘书要为教师和学生提供各种服务，如果能不断提高自己的沟通和协调能力，就能事半功倍地解决问题;同样，如果具有预见性和前瞻性，就能提前准备一些有规律性的工作，将繁琐的日常工作有条不紊地开展好，也可以实现有限时间的最大化利用。可见，教务秘书个人素质的提高是提高其工作效率的直接因素。
　　3.学院领导的支持与现代科技手段的应用。二级学院的教务秘书受学校教务部门和院系的双重领导，各个学院的具体情况不完全相同，学校教务部门一些指导政策在实施时需灵活应变，使得教学更适应各学院的情况，这就需要有院系领导的支持。而随着飞信、微信的广泛应用，教务秘书在沟通师生的过程中也可以减少相对传统的一对一的电话联系方式，可以同时一对多地沟通，大大减少时间，提高工作效率，所以院系领导的支持和现代科技手段的应用是二级学院教务秘书提高工作效率的重要保障。
　　四、结语
　　二级学院教务秘书的工作是琐碎和复杂的，在高校的教学管理中具有不可替代的重要地位，所以，建设一支高效的教务秘书团队，有利于整个学校教学工作的顺利开展。掌握了其工作特点，认识到其工作的重要性，学校应重视二级学院教务秘书的发展，为其提供培训和提升的机会，而教务秘书自身也要在不断为师生服务中提高自身综合素质，不断提高工作能力和工作效率，尽己所能为学校的教学发展尽一份力。