2018新时期企业办公室秘书工作探析

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新时期企业办公室秘书工作探析
在当前新形势下，加强电力企业办公室管理工作极为重要，在管理工作中需要以人为本，不断进行创新，从而做到与时俱进，为电力企业的健康发展提供良好的服务。
　　一、现代电力企业办公室管理工作的重要性
　　企业要长久发展，需要重视现今最合适的发展模型，这对现代电力企业来说更为重要。五力模型中的企业内部竞争力是各个企业都十分重视的。企业内部也必定存在着竞争，因此，办公室管理人员应对这种竞争行为进行一定的干涉，要用合适的领导手段来避免将来可能出现的一系列由决策失误而产生的问题。目前社会上的绝大多数企业结构中，办公室都是企业的基础，也决定着各个企业的管理形式，从而影响到企业所做出的各个决策，因此对于电力企业来说，其办公室管理工作的优化与完善十分利于企业运营。
　　二、电力企业办公室管理共同存在的问题
　　1.办公室的管理制度缺乏规范
　　在当前电力企业快速发展情况下，电力企业办公室在管理上创新点应着力于管理制度的规范和工作效率的提高，但在实际电力企业办公室管理工作中，还存在着一些问题。如对于紧急情况的处理，虽然在力度进行了加强，但相应的应急措施和规定却不完善，尽管有值制度，但却无法满足紧急情况下的紧急处理。电力企业办公室这些不规范的问题的存在，在很大程度上使电力企业办公室的工作效率带来较大的影响，不仅导致人力和物力资源的浪费，而且也没有达到预期的工作，使企业的形象受损。
　　2.电力企业办公室的深层次服务不够
　　办公室工作属于综合性工作，其需要做好监督、调剂及一些琐碎事情。但在目前电力企业办公室工作中，更多的精力都放在了事务性的工作中，这样则许多工作都处于形式及表层，不够深入，无法为领导提供深层次的服务，在工作中也不能针对一些关键点提供有效的意义和建议，没有有效的将参谋助手的作用很好的发挥出来。
　　3.电力企业办公室工作人员的素质有待提高
　　目前电力企业办公室由于受到编制所限，所以普遍存在工作人员少，工作量大的问题，时间一长，在琐碎工作的压力下导致工作人员工作积极性和工作效率降低，在工作过程往往凭借经验来进行处理，缺乏与其他部门及同行业的有效沟通和交流，再加之一些新员工的加入，缺乏实践经验，使办公室工作的质量和效率受到较大的影响。
　　4.电力企业办公室协调作用有待提高
　　电力企业办公室工作中其中十分重要的一项工作内容就是要做好协调工作，这就需要办公室工作人员要具有较好的沟通和协调能力。但在目前办公室工作中，很大部分工作人员沟通和协调能力还较差，在工作中存在着互相推诿的情况，影响了办公室工作的质量和效率。
　　三、办公室秘书工作存在问题的具体解决措施
　　1.明确督办范围
　　要想切实提高电力企业办公室的督办工作水平，就需要督办人员首先明确督办的范围。督办工作的涉及面很广，包括了制定单位的工作制度、单位的日常管理、对各部门的执行力进行监督等。因此，明确督办的范围才能推进办公室督办工作的顺利进行。从内容上划分，督办工作主要包括两大方面。一方面是监察领导布置的任务的落实情况。另一方面是对单位的正常运作进行监督和检查。对督办的范围进行划分，可以提高督办工作的科学性和民主性。加强上级部门与下级部门之间的联系，并且能够将下属的意见及时、准确地传达到领导那里，保证方针和政策的畅通和下达。
　　2.完善督办体系
　　电力企业的办公室督办工作是一项十分复杂的工作，同时也是一项十分严肃的工作。只有做好督办工作，才能保证电力事业的正常发展，确保我国电力事业的健康发展。督办工作要对电力单位的全局工作进行一定的跟踪和监督，并且将督办过程中遇到的问题等积极向上级部门进行反映，促进问题的有效解决。同时将相关的信息和数据等输入到电力企业的决策系统中，用监督的力量来督促企业员工的工作，提升员工的工作热情和积极性。不断总结经验和教训，完善企业的部门规章和制度，促进单位工作效率的提高，营造良好的工作氛围，形成良好的竞争机制。
　　3.培育创新思维
　　面临日新月异的现代市场，办公室秘书想要在企业的发展中站稳脚跟就必须具备一定的创新意识。提升办公室秘书的综合素质还需要企业通过多种措施培育秘书工作人员的创新思维。例如，在组织管理活动中，秘书在面临领导向其征询工作安排的意见时，提出的建议应该既要满足领导的意图，又要别具一格，这样才能在领导的心中留下良好的印象，为了自身的发展提供保障。
　　4.加强业务培训，提高工作水平
　　为了提高办公室秘书的综合素质，企业还应该加强秘书的业务培训，提高其工作水平。业务培训分为岗前培训、参加管理研讨班以及经验交流等多种形式，主要目的是通过理论学习、经验交流提高办公室秘书的业务能力。另外，企业应该充分利用现代教育技术强化对秘书的培训工作，借助网络平台，扩充秘书的知识面，通过网络了解最新的国际行业动态，吸取国内外优秀的工作方式，不断提高办公室秘书的业务水平。
　　四、新时期秘书工作中的综合素质培养
　　秘书工作对于办公室工作的正常运行起着至关重要的作用，进而在整个企业的正常运行中也发挥着不可替代的作用，一名优秀的秘书必须具备较强的综合素质以及职业能力。在发现问题和处理的问题的时候一定要善于运用灵活性思维。要对企业的相关规定进行带头执行，对企业的任何决策都要做到亲自参与、仔细研究。必须要具备一定的职业素质，对于企业的保密文件要做到按照保密纪律来严格执行，坚决做到不该看的不看，不该听的不听，经手的保密性文件坚决不外传。企业的秘书工作不仅仅是要为领导服务，也要为企业的职工服务，要做好与职工的沟通交流工作，协调好企业领导与企业职工的沟通关系。要做好调查研究工作，为领导提供有价值的信息，结合工作的实际情况为领导的决策出谋划策。
　　秘书工作不仅琐碎，而且较为复杂，是一项十分累的工作，这就需要秘书人员要具有良好的职来道德和不怕苦、不怕累的牺牲精神。秘书工作涉及的范围较广，工作内容也较多，这就需要秘书在处理问题时在具有足够的耐心和细心，避免由于自己的疏忽而给企业带来不必要的损失。对于领导的批评要正确对待、虚心接受，找出自身的不足，及时加以改正，从而提高工作效率。要在工作的过程中不断地提高自身的灵敏反应能力以及综合协调的能力等，促进自身的业务能力达到理想的水平。要在实际工作过程中不断地学习，掌握工作的特点和规律，提高理论知识水平，要能通过事物的表面现在看出本质，通过了解事物发展的规律来有条不紊的工作。在实际工作中学习经验是一个长期且循序渐进的过程，要不断的更新自身的知识结构，在工作中获取新的知识，通过不断地学习知识来充实工作过程，从而提高自身的综合素质。
　　综上所述，对文秘工作人员来说，除了要有过硬的文字功底外，还应围绕企业办公室工作上水平的总体要求，坚持满腔热情、富有激情、充满智慧、奋力创新的标准，着力在加强学习、理清思路和改进方法上下功夫，真正将工作做好、做细、做精，不断提高办公室文秘工作及办公室工作的服务水平。