2018独立学院教学秘书工作的探析

7453932

独立学院教学秘书工作的探析
教学秘书是高校教学管理团队中不可或缺的一部分，在各项教学工作中起到重要的纽带和桥梁作用。对于教学相关信息的资料搜集、整理规划，以及对教师、学生的服务等一系列日常工作的有序开展都离不开教学秘书的功劳。教学秘书工作水平的提高，直接影响到高校教学管理团队整体素质的提高。作为一名独立学院的教学秘书，作者试图通过对所在独立学院的教学秘书工作实施情况进行初步的探析，找出存在的问题并提出解决的方案。
　　一、独立学院教学秘书工作现状
　　教学秘书的工作特征具体体现在细、杂及高强度三个方面，这从工作职责中不难看出。教学秘书的工作职责主要包括以下几个方面：①协助系主任做好各专业教学计划、培养方案；②制定每学期教学任务并做好落实工作；③期初、期中教学检查总结工作；④各课程考试卷收集及归档工作；⑤毕业论文管理的监管工作；⑥毕业审核等。
　　二、独立学院教学秘书工作存在问题
　　1.工作职责分配不明确
　　目前，很多独立学院仍然采取一级集中管理体制，教学秘书接受教务处的直接管理，在业务上接受系主任的监督和指导，由于系里没有设置办公室，因此系主任及各部门会直接联系教学秘书并交办一些行政事务给教学秘书。例如系年度业绩考核奖金分配工作、系人事招聘工作等。由于目前作者所在独立学院教学秘书人数偏少，每位教学秘书需要承担2个系的教学管理工作，过多的行政事务会增大教学秘书的工作量，无法提升教学秘书的工作效率。
　　2.工作压力大
　　教学秘书的工作相对来说比较容易上手，目前独立学院的教学管理人员的学位基本在硕士及以上，因此对于教学秘书工作的理解和操作相对比较容易。但针对教学秘书繁多的事务性工作，必须要做到事无巨细、顾全大局、预见性强，才能更好的提升教学管理工作的效率。据此工作性质来看，教学秘书的工作多做并无奖励，但稍有不慎会引发教学事故，例如调停课忘记通知、教学文档的收集失误等，因此教学秘书的工作是典型的为他人作嫁衣裳。
　　独立学院发展时间较短，难免遇到师资力量不足及教职工队伍偏向年轻化等问题。因此，独立学院授课教师中，外聘教师所占比例不在少数。由于每位教学秘书承担2个系的教学管理工作，所服务及管理的教师除了本学院教师外，还包括部分外聘教师。为了提高独立学院的教学质量，外聘教师的职称基本在副教授及以上，年龄偏向中老龄，该群体对办公软件的操作相对不熟练，因此，在面对外聘教师群体时，需要耐心细致的给予帮助。例如，帮助外聘教师熟练操作毕业论文平台进行毕业论文的指导工作。除此之外，部分外聘教师每周需从外地赶来授课，教学秘书在进行沟通时对比本地教师而言，存在更多的不定因素。独立学院师资相对第一批本科类院校较弱，这从学历及年龄中不难看出。而针对独立学院教师年轻化现象，教学秘书在工作中会遇到的典型问题体现在教学文档收集困难。年轻教师的责任心及工作态度由于工作经验的匮乏相对欠缺。
　　3.晋升途径缺乏
　　教学秘书晋升途径常分为两种：行政职务及专业技术职称。许多独立学院不设置行政职务，因此晋升的途径只能依靠参评专业技术职称。而专业技术职称对发表论文、参与课题研究、听课学习等有着十分严格的硬性指标。教学秘书平时繁重的工作使得其在科研成果及论文发表方面与专业教师相比没有优势。
　　4.业务培训缺乏
　　教学秘书队伍中有一定比例的工作人员并未并未进行系统的教学管理专业学习。独立学院针对教学秘书的业务培训相对较少，很难有机会进行系统和专业的业务培训。教学秘书处理一般事务的能力在日常工作中即可得到锻炼，而关键是在管理水平的提高。相对缺乏的培训机会使独立学院的教学秘书只能闭门造车，在工作中不断摸索，提高工作效率，在工作中更多地进行创新。
　　三、独立学院教学秘书工作存在问题的解决对策
　　1.树立服务意识
　　在日常的工作中，教学秘书要做好沟通和协调的工作，要做到以人为本，全心全意服务教师。其中包括处理好三个关系：自身与系的关系，外聘教师与学院的关系及学生和教师的关系。树立正确的服务意识并不代表包办一切，而是以良好的态度和极大的耐心更科学更高效地及时提醒和委婉督促，教学秘书需要注意沟通的方式方法，面对繁杂的工作应做到更细致和认真。
　　2.做好系主任的参谋手
　　教学秘书接受双重管理，既要接受教务处的直接管理，又要接受系主任的监督和指导。在面对系主任时要做到未雨绸缪、献计献策、适时提醒、顾全大局，要做到事无巨细，做系主任的得力助手。
　　3.做好文档的整理工作
　　教学秘书工作职责中很大一部分要和文档打交道，从各种教学检查到通知的发放和教学材料的收集，除了细致的工作作风外，还需要具备良好的档案整理的能力。毕业论文及过程管理材料、试卷、科研通知、教学大纲等教学档案记录着教学管理过程中的情况，是教学评估的重要指标和依据。
　　4.提升个人存在感
　　教学秘书队伍的稳定性欠佳，因为该群体对自己的职业认同感较低，并且在同为教学管理岗位的工作人员中地位较低。独立学院应提供教学秘书更多的业务培训和学习交流机会，通过加强业务培训让教学秘书学以致用，更好地规划自己的工作，提升工作效率和个人存在感。除此之外，针对教学秘书的奖励除了年度考核优秀之外没有更多的奖项。对比辅导员，从薪酬的分配、奖项的设置等指标衡量教学秘书都处于不平等对待行列。由此可见，对教学秘书的奖励措施应该进一步加强。
　　从长远来看，独立学院教学秘书工作的繁琐、复杂决定了教学秘书必须具备耐心和仔细的工作态度，教学秘书要了解自己的工作职责、工作重点和难点，调整心态，转变自身地位低的观念，做好本职工作，培养耐心，努力建立自己在教学管理团队中的地位，适应新时代的管理机制，提升教学秘书的工作能力。