2018浅谈教学秘书在高校档案管理中的作用

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浅谈教学秘书在高校档案管理中的作用
　　国家颁布的普通高校档案管理相关的文件对高等学校档案做出了准确的界定，它是指：高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。做好高校档案管理工作是办好学校的基础和前提，如果高校档案管理工作做的不到位，整个学校将陷入杂乱无章的混乱之中，将严重阻碍高校的长远发展。一般来说，二级学院的教学秘书是高校基层档案管理工作的核心人物，起到全权负责的总指挥作用，他们的综合素质的高低，尤其是对档案管理工作的认知程度和责任心直接影响着高校档案管理工作的有效进行。可见，高校教学秘书在高校基层档案管理工作中处于核心地位，对高校的有序发展具有重要作用。因此，高校要加强对教学秘书的培训，提高他们的职业道德，确保基层档案归档的系统性和完整性，促进高校管理工作的顺利开展。
　　一、教学秘书在高校基层档案管理中的管理内容
　　高等学校文件材料的归档范围主要分为十一大类：党政管理类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类和财会类。实际中，高校基层档案管理工作主要负责科研类、教学类和党政管理类这三大类文件材料的归档工作，其中教学秘书一般主要负责教学和科研这两大类文件材科的归档管理工作。因此，教学秘书的档案管理工作面对的主体是学生和教师。学生的挡案管理工作主要包括：学生不同阶段学习成绩的统计、所修学分总数和欠修学分情况统计、学籍变动情况统计、学生毕业和转专业情况、英语四、六级考试时间和成绩的记录、国家计算机等级考试等级水平、毕业论文成绩等。教师的档案管理工作主要可以分为教学和科研这两大类。教学类主要包括：每个学期各门课程的成绩情况、实践类课程和理论课程的教学大纲、每个学期的实验日历和教学日历、各学年的教学任务和执行计划以及实习材料的存档、培养方案等。需要强调的是，学校组织的教学例会以及其他会议的会议记录、教学简报等材科也需要进入高校存档之中。科研类可以分为七大类：专业建设、课程建设、师资从伍建设、实践教学方面、教学改革、教学成果、软件大赛获奖情况等。
　　二、教学秘书在高校基层档案管理中的作用分析
　　1.收集各类档案和相关资科
　　教学秘书开展档案管理工作首先要对学生和教师的有关材料进行收集，在收集各种材料的过程中，要尽量保证材料的完整性和准确性，这对档案管理工作十分重要，如果收集的信息不真实或不完整就会使材料存档管理失去存在的价值和意义。因此，教学秘书在收到文件材科的时候，要在第一时间核查这些材科的真实性和完整性。只有确定材料完整无误后再按照档案管理的工作程序进行归档。
　　2.整理、分类各类档案及有和相关资科
　　由于教学秘书收集的需要归档的材科种类繁多，所以，可以先把这些材科进行规范整理，然后再按照不同的类别进行分类，保证档案管理工作的准确进行。在进行材料整理和分类的过程中，要特别注意分类的准确性，千万不能图一时之快，盲目存档。如果没有进行明确的分类，会给将来查询相关档案工作遗留下难题，甚至会导致查询工作无法开展。因此，要加强对挡案管理人员的专业知识和相关技能的培训，加上教学秘书一般是兼职档案管理员、缺乏档案管理相关的知识、部分教学秘书的综合素质较低，这种种现状都要求整体提高教学秘书的职业道德和综合业务能力。只有提高教学秘书对档案管理的认知程度才能更好的促进档案管理工作的开展。
　　3.统计、保管各类档案和相关资料
　　做好统计和保管工作在高校基层档案管理中也非常重要。不同学校对具体文件的保管年限有不同的规定，所以教学秘书在分类和保管有关材料时，首先要熟悉学校的具体要求和规定.做好统计、管理工作，将还没有达到保存年限的材料提前下架，或者将过了保存年限的材料长期保留，都是不合理的做法，将给存档管理造成混乱，影档案管理工作的顺利进行。
　　三、高校基层档案管理中存在的问题分析
　　1.高校基层档案管理中缺乏专门的管理人员
　　在普通高校中，教学秘书是负责学校档案管理工作的主要人员，他们的工作职责就是进行有效的档案管理，但是，教学秘书并不是专门的档案管理人员，他们在工作中还有很多纷繁复杂的工作要处理，人的精力毕竟是有限的，所以在材料存档管理中难免会有一些不合理的问题存在。
　　2.教学秘书相关的专业知识匮乏
　　档案管理工作具有较强的专业性，如果管理人员不具备扎实的专业知识和技能将难以胜任这份工作。教学秘书一般都是兼职档案管理人员，学校在选取档案管理人员时时往往只注重员工的综合能力，没有充分考虑档案管理人员应该具备的专业知识，导致由不是档案管理专业出身的人担任教学秘书的现象普遍。
　　3.缺乏档案管理资源
　　普通高校中需要处理的资料很多，需要存档的材料也十分复杂，存档过程中也出现了一系列问题，例如：缺乏存档地点、自来哦堆放混乱、查阅档案时困难等。随着网络的快速发展，部分存档材科可以用电子材料的形式来储存，而不再局限于纸质材料，电子存储的方式给存档工作带来了便利。但部分高校因资金和环境等因素的影响，档案存储中依然存在很多问题。
　　四、提高教学秘书素质，保证基层档案管理工作顺利进行
　　教学秘书要加强学习，拓宽自身知识面，学习档案管理的相关知识，提高技能水平，更好的适应岗位发展的需要。高校基层档案管理工作是各项工作正常开展的基础，档案管理工作做的是否到位决定着日常教学和科研能否顺利进行。教学秘书是高校基层档案管理工作的核心，高校要加强对教学秘书专业知识的培训，提高其综合素质，保障档案管理工作的顺利进行。