2018排课过程中教务秘书的职责

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排课过程中教务秘书的职责
教学管理是整个学校事务中最核心的部分，而课表又是教学管理中最重要也较繁杂的管理体系。合理编排课表不仅可以使教师教授课程达到事半功倍的效果，还可以合理有序地执行教学计划。课表的编排需要兼顾很多因素，比如师生、课程时间、班级、教学场地、教学设备等等，良好的课表可以使教学资源合理化，教学效率最大化。所以，合理编排课表已经成了教务相关人员研究的重要内容。
　　随着近年来教学改革的深入、学生结构的变化，高校原来由学校统一排课（一级排课）的缺点越来越凸显，最近几年高校基本慢慢过渡到了二级排课阶段。在二级排课的过程中，学校教务处和二级学院共同进行排课。排课人员涉及到教务处的教务运行人员、二级学院教务秘书、系部教学主任、教研室主任、专业负责人等人员。其中教务秘书起到了上传下达、衔接的重要作用，教务秘书具体在排课中要有以下职责。
　　一 检查改错
　　在整个排课中，第一步是系部专业负责人要将教学计划和教学任务输入教务系统。目前，教学计划基本上是年年要改，以适应每年的教学需要。而教学计划对于每学期的科目，公共课和专业课的设置等有着明确的要求，特别是公共课，专业负责人一般并不是很熟悉，比较容易出错。所以，当专业负责人输入教学计划以后，教务秘书要详细认真地进行核对，包括每个学期的课程、学分、起止周、教材等等信息，做到没有遗漏。
　　教学计划输入系统只是第一步，第二步是输入教学任务，这一步一般只需要本学院开课的信息即可，涉及到学时、合班情况、任课教师、起止周、教室要求等等，教务秘书需要细心核对，遇到有错误或者是有冲突的地方，要及时反映给专业负责人，以便及时修改。
　　二 沟通协调
　　确定好下学期的教学任务以后，还要进行沟通协调。比如说，某种专业课教室，很多专业都需要这类教室，导致这类教室不够用，又比如，一些教学设备需求量比较大，导致设备供应紧张。这种情况很常见，遇到这类情况，就需要教务秘书进行协调。
　　教务秘书隶属于二级学院，他与教务处的排课人员不一样，对于自己系部的专业课程信息比较熟悉。首先，他需要和学校来商量有冲突的教室或者设备如何进行分配，确定好自己系部的份额以后，再进行协调。教务秘书上报给系部教学主任，还要对涉及的课程进行评估，分出优先级，看涉及的课程能否用其他教室或者设备代替，要拟出一个合适计划来解决问题。召集专业负责人进行沟通，最终得出一个妥善的解决方案。
　　三 收集资料
　　排课的过程中，涉及方方面面的信息。如了解并熟悉教学计划的内容，掌握所在系部每个专业所开设的课程信息，包括课程性质、学分、周课时、开课学期等，还要了解前序课程、实验环节等情况。还有教室情况，包括教室的校区、位置、容量、类型、设备、机房、多媒体教室等信息都要有所了解。除了这些因素之外，人为的因素变动最大。教务秘书需要了解校内教师和外聘教师的信息，不仅仅是他们的职称、专业、专长等，更重要的还有教师个性化要求，如有些需要外出进修、有些不能排在早上的特殊要求，这些在排课时是很有用的。除了教师的信息，还有学生的信息也需要掌握，特别是有一些特殊情况的班级。
　　四 辅助参谋
　　教务秘书的职责中，辅助参谋是重要的一项。排课的过程中，教务秘书辅助参谋也是必不可少的。专业负责人从制定教学计划开始，教务秘书就要参与其中。专业负责人设置新的课程，教务秘书需要制定课程代码;教务秘书还要检查教学计划，除了查错以外，更重要的是针对每学期专业课、公共课的搭配，理论课和实践课的过渡等等方面提出自己的意见，教务秘书虽然在专业水平方面不及专业负责人，但是他对于公共课信息、教学资源信息掌握比较全面。
　　在安排教学任务时，教务秘书需要辅助教学主任安排课表的周课时、教室、任课教师、每门课程的上课时间等等。教务秘书在准备好种种信息的情况下，在教学主任总体安排课表的时候，辅助执行。安排每个班级课表的时候，教务秘书根据相对全面的信息，提出自己的合理化建议。
　　五 统筹安排
　　排课的时候要考虑非常全面，而且制约的因素非常多，常常会出现冲突的情况，这时候就需要教务秘书的统筹安排。比如，各专业的教学任务输入系统以后，教务秘书就要汇总检查，因为专业教室和教学资源有一些不协调，如果自己系部各专业安排的时候出现冲突，这样就会造成矛盾，需要教务秘书统筹安排，拿出方案和专业负责人、教学主任反复协商。
　　安排各种合班课程的时候，特别是公共课（如体育、马列、外语等）的合班，也需要教务秘书统筹安排。系部教务秘书对于专业信息、公共课信息了解比较清楚，各个班级如何安排上下午的公共课程，进行合理的分配。
　　实际上排课的难点就在于需要处理各种的冲突，还包括教师由于个性化要求产生时间上的冲突，系部和学校资源之间的冲突等等，都需要教务秘书的统筹。