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2018排课过程中教务秘书的职责

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发表于 2018-8-22 09:39:23 | 显示全部楼层 |阅读模式
排课过程中教务秘书的职责
教学管理是整个学校事务中最核心的部分,而课表又是教学管理中最重要也较繁杂的管理体系。合理编排课表不仅可以使教师教授课程达到事半功倍的效果,还可以合理有序地执行教学计划。课表的编排需要兼顾很多因素,比如师生、课程时间、班级、教学场地、教学设备等等,良好的课表可以使教学资源合理化,教学效率最大化。所以,合理编排课表已经成了教务相关人员研究的重要内容。
  随着近年来教学改革的深入、学生结构的变化,高校原来由学校统一排课(一级排课)的缺点越来越凸显,最近几年高校基本慢慢过渡到了二级排课阶段。在二级排课的过程中,学校教务处和二级学院共同进行排课。排课人员涉及到教务处的教务运行人员、二级学院教务秘书、系部教学主任、教研室主任、专业负责人等人员。其中教务秘书起到了上传下达、衔接的重要作用,教务秘书具体在排课中要有以下职责。
  一 检查改错
  在整个排课中,第一步是系部专业负责人要将教学计划和教学任务输入教务系统。目前,教学计划基本上是年年要改,以适应每年的教学需要。而教学计划对于每学期的科目,公共课和专业课的设置等有着明确的要求,特别是公共课,专业负责人一般并不是很熟悉,比较容易出错。所以,当专业负责人输入教学计划以后,教务秘书要详细认真地进行核对,包括每个学期的课程、学分、起止周、教材等等信息,做到没有遗漏。
  教学计划输入系统只是第一步,第二步是输入教学任务,这一步一般只需要本学院开课的信息即可,涉及到学时、合班情况、任课教师、起止周、教室要求等等,教务秘书需要细心核对,遇到有错误或者是有冲突的地方,要及时反映给专业负责人,以便及时修改。
  二 沟通协调
  确定好下学期的教学任务以后,还要进行沟通协调。比如说,某种专业课教室,很多专业都需要这类教室,导致这类教室不够用,又比如,一些教学设备需求量比较大,导致设备供应紧张。这种情况很常见,遇到这类情况,就需要教务秘书进行协调。
  教务秘书隶属于二级学院,他与教务处的排课人员不一样,对于自己系部的专业课程信息比较熟悉。首先,他需要和学校来商量有冲突的教室或者设备如何进行分配,确定好自己系部的份额以后,再进行协调。教务秘书上报给系部教学主任,还要对涉及的课程进行评估,分出优先级,看涉及的课程能否用其他教室或者设备代替,要拟出一个合适计划来解决问题。召集专业负责人进行沟通,最终得出一个妥善的解决方案。
  三 收集资料
  排课的过程中,涉及方方面面的信息。如了解并熟悉教学计划的内容,掌握所在系部每个专业所开设的课程信息,包括课程性质、学分、周课时、开课学期等,还要了解前序课程、实验环节等情况。还有教室情况,包括教室的校区、位置、容量、类型、设备、机房、多媒体教室等信息都要有所了解。除了这些因素之外,人为的因素变动最大。教务秘书需要了解校内教师和外聘教师的信息,不仅仅是他们的职称、专业、专长等,更重要的还有教师个性化要求,如有些需要外出进修、有些不能排在早上的特殊要求,这些在排课时是很有用的。除了教师的信息,还有学生的信息也需要掌握,特别是有一些特殊情况的班级。
  四 辅助参谋
  教务秘书的职责中,辅助参谋是重要的一项。排课的过程中,教务秘书辅助参谋也是必不可少的。专业负责人从制定教学计划开始,教务秘书就要参与其中。专业负责人设置新的课程,教务秘书需要制定课程代码;教务秘书还要检查教学计划,除了查错以外,更重要的是针对每学期专业课、公共课的搭配,理论课和实践课的过渡等等方面提出自己的意见,教务秘书虽然在专业水平方面不及专业负责人,但是他对于公共课信息、教学资源信息掌握比较全面。
  在安排教学任务时,教务秘书需要辅助教学主任安排课表的周课时、教室、任课教师、每门课程的上课时间等等。教务秘书在准备好种种信息的情况下,在教学主任总体安排课表的时候,辅助执行。安排每个班级课表的时候,教务秘书根据相对全面的信息,提出自己的合理化建议。
  五 统筹安排
  排课的时候要考虑非常全面,而且制约的因素非常多,常常会出现冲突的情况,这时候就需要教务秘书的统筹安排。比如,各专业的教学任务输入系统以后,教务秘书就要汇总检查,因为专业教室和教学资源有一些不协调,如果自己系部各专业安排的时候出现冲突,这样就会造成矛盾,需要教务秘书统筹安排,拿出方案和专业负责人、教学主任反复协商。
  安排各种合班课程的时候,特别是公共课(如体育、马列、外语等)的合班,也需要教务秘书统筹安排。系部教务秘书对于专业信息、公共课信息了解比较清楚,各个班级如何安排上下午的公共课程,进行合理的分配。
  实际上排课的难点就在于需要处理各种的冲突,还包括教师由于个性化要求产生时间上的冲突,系部和学校资源之间的冲突等等,都需要教务秘书的统筹。
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