2018浅谈高校二级学院研究生教学秘书管理工作

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浅谈高校二级学院研究生教学秘书管理工作
近年来，随着我国高校研究生招生数量的不断扩增以及研究生管理工作的质量逐渐下降，二级学院研究生教学秘书的工作问题也越来越多。[1]研究生管理工作任务越来越繁重，如何使研究生教学秘书在管理工作中挣脱传统的思想管理模式，开展更加有序的研究生教学管理工作，使研究生教学管理工作更加科学、有效，目前已经成为每一个基层管理人员面临的主要问题。
　　一、研究生教学秘书的工作职责
　　在研究生工作中，从事最基础的管理及服务的人员即为研究生教学秘书，他们是高校研究生教学管理链顺利进行的基础，是研究生教学管理各项工作的具体实行者，因此，研究生教学秘书是研究生管理体系中不可缺少的岗位。[2]通常，高校二级学院研究生教学秘书主要的工作包括以下几个方面：
　　1.研究生专业课的设置与管理
　　研究生教学秘书主要是协助领导对日常教学进行管理，协助学科领导及分管主管对研究生培养方案进行制定与落实。每学期开学初，依据校级研究生培养计划，对任课教师的教学任务进行落实，对本院研究生专业课课程表进行编排，对教学任务及开课计划进行下达与上报，同时对教学管理中需要处理的各种问题进行协调与解决。
　　每学期快结束时，提醒任课教师出考试试题，安排学科考试，完成考试后，通知教师对研究生成绩进行录入，同时上交成绩单及试卷进行归档管理。
　　2.研究生论文管理
　　协助领导及学科主任对研究生的论文开题、中期考核及答辩等工作进行安排与整理，并对较为复杂繁琐的研究生毕业与学位授予资格进行审核。此外，还要对所有研究生的相关资料进行填写、统计、分类及归档等。
　　3.研究生招生及档案的管理
　　通常，研究生教学秘书都会参与研究生的招生宣传、复试及面试的安排，同时还要参与研究生学籍管理及研究生培养环节的审核。此外，对于研究生成绩、试卷及教学文件的整理、归档等工作也都离不开研究生教学秘书。
　　二、研究生教学秘书的工作特点
　　由于研究生管理工作较为繁琐，研究生教学秘书的工作进而也较为复杂，其工作特点主要包括以下几个：[3]
　　1.对象广
　　学生与教师是研究生教学秘书工作的主要对象。根据我国社会目前的发展需要，高校对于研究生培养的方案也进行了相应调整，但其主体方向变化不大，相应任课教师的变化也不大。因此，研究生秘书不仅要对学生及教师进行教学服务，同时还要与相关职能部门打交道，只有及时、有效、融洽地与这些部门进行沟通，才能够起到上传下达、承上启下的桥梁作用，才能够确保院系各项教学计划顺利进行，确保教学培养方案能够顺利落实。[4]
　　2.内容多
　　研究生教学管理工作是一项综合性的服务工作，其中常规性的管理工作包括招生工作、学籍管理、教务管理、成绩管理、教学档案管理等，这些工作的连续性较强，所有方面的管理都需要教学秘书的参与，且每一个环节都需要教学秘书进行较为大量的工作。
　　3.责任大
　　每个学期的各个时段，研究生教学秘书都要严格按照教学计划进行工作，因此，在教学时间段安排方面，教学秘书的工作是存在一定规律的。对于研究生教学秘书的工作，多数人都认为是一些常务性的事务，毫无含金量技术可言，只要做到早准备、早计划，就能够确保教学管理工作的有序开展。但教学秘书的工作并不像人们想象的那么简单，是比较复杂和繁琐的。而且无论教学秘书工作是常规性的还是偶然性的，对于一些问题的解决稍有疏忽都会影响学生的学习进度，甚至影响学生就业及以后人生。[5]
　　三、如何有效开展研究生教学秘书工作
　　综上所述，不难发现，要做一个合格、优秀的研究生教学秘书充满了困难与挑战。本研究认为，要想提高研究生管理水平，可以从以下几方面着手：
　　1.加大对研究生教学秘书工作的重视
　　很多人认为，教学秘书的工作不是教学工作的主要部分，只不过是管管成绩、排排课而已。然而，该工作并非如此，一名优秀的研究生教学秘书，不但要有秘书、管理方面的知识，同时还要对相关专业的内容较为熟悉。通常来说，考生首先联系到的是教学秘书，教学秘书只有对相关专业熟悉才能更好地对专业进行介绍，增加那些喜欢本专业的考生信心。而且，熟悉相关专业还有利于与学生的日常沟通。研究生教学秘书不仅要管理招生、教务、学籍、考务等工作，还要管理研究生日常学习生活，如材料提交时间、证件注册、各类活动的申请等，如果教学秘书不熟悉这些专业，那么，他们极有可能无法与学生沟通。
　　2.强化自觉服务的意识
　　研究生教学秘书不仅仅是一个管理者，同时还是一个服务者。教学秘书应充分认识自己的价值充分了解自己的工作性质，积极主动地服务于教师和学生，及时向师生传达学校的方针政策，对本院教师与研究生的意见及构想及时反映给学校，做好学校与师生之间的桥梁。
　　为学生的学习生活服务，为教师的教学工作服务，为上级部门的管理服务是研究生教学秘书的工作重心。[6]因此，面对研究生这个较为特殊的群体，教学秘书应当切实地站在对方的角度去思考并解决问题，做到一切以学生的发展为主。
　　对于上级部门，应多请示、汇报，及时了解研究生整体情况，多收集、整理、分析信息，协助上级领导解决实际问题。
　　3.强化与研究生导师之间的联系
　　高校研究生接触最为频繁，关系最为密切的是研究生导师。在研究生培养的全过程都离不开导师的指导。研究生学业论文的质量，各种能力的培养都是研究生教学质量的重要指标，这些都与导师密不可分。因此，在研究生教学管理工作中，就要求院系教学管理秘书充分与研究生导师和学生进行沟通，通过导师对研究生的情况进行及时了解，适当提取导师对研究生教学管理工作的意见，并及时反馈导师提出来的问题。
　　4.加强信息平台在研究生教秘工作中的应用
　　现代社会是一个信息化社会，传统行政管理方法已经不能适应新的发展需要，高校研究生教秘的日常工作不可避免地会参与到信息化的各种进程中。通过各种类型的信息管理平台、系统控制平台摆脱传统工作方式，使工作更加高效、便捷。这就要求高校在研究生教秘管理的信息化方面要统一各种信息平台，通过身份认证，能够授权使用各种具体应用，使孤立的信息体成为一个整体，实现信息的开放和共享。
　　四、结论
　　近年来，随着我国高校研究生教育的不断发展及研究生教育管理的不断变化，对于研究生管理和教育者的要求也越来越高。研究生教学秘书不但要有较高的责任心、服务意识、心理素质及管理水平，还要具备相关的专业知识，对当今现代化管理手段能熟练地使用。
　　为提高研究生教育管理的效率，研究生教学秘书必须在工作中不断学习新的管理知识、专业知识及信息化技术等，并且切实提高自身的业务水平及政治素质，探索出更好的管理模式，为研究生的教育管理贡献自己的力量。