2018秘书为领导安排差旅三部曲

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秘书为领导安排差旅三部曲
作为领导，出差已经是家常便饭的事了。那么作为秘书，为领导安排差旅，则是一项经常性的工作任务，并且大多数的出差任务都是临时通知的，这就十分考验秘书的随机应变能力。出差主要分国内出差与国外出差、短期出差与长期出差，在每次出差动身之前，秘书都要为领导做大量的准备工作。例如，首先，就是要根据目的地来预订合适的交通工具票和距离以及价格适中的酒店;然后，就要设身处地地站在领导的角度上来制作旅程表，准备必要的文件资料以及领导在各种不同场合的发言稿;最后，如果是领导比较贴身的秘书，则要为领导整理一系列的日常生活用品。如果与领导同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手;如果留在公司，要事先准备好授权书，遇到重大事项要及时向领导请示。下面我们具体展开来谈谈如何为领导安排差旅。
　　一、出差前
　　 1.一联系
　　 领导出差一般是去开会、学习、参观、业务洽谈，如果是谈生意，那么秘书事先与对方的秘书联系就显得至关重要了。确定一个详备的日程安排，如：明确早中晚餐安排、目的地地址、所花费的路程时间、接待人员等信息。与对方秘书联系时，还可以了解一下对方所在地的环境、气候、路况等方面的情况，这些对日程表的制作起着着重要的参考意义。还可以问一下对方领导的喜好，准备一些小礼物送给对方，以表达对对方的尊重，更加能树立本公司的形象。
　　 2.二注意
　　 首先，要特别注意酒店的预订。领导出差，旅途劳累，选择一个舒适的酒店，显得尤为重要。选择什么星级的酒店要根据公司的规定，还要根据领导出行的范围，选择环境好、距离出行地近的酒店。有些领导有一些特别的偏好。比如说，有些领导有洁癖，那么秘书为领导收拾行李时，要带好干净的毛巾、浴巾及私人洗漱用品，让酒店准备水果时，要选择剥皮的水果;有些领导喜欢喝特定品种的茶，那么就要让酒店提前准备好;有些领导是少数民族，对饮食有特殊要求，也要提前和酒店、还有对方秘书讲明。其次，要注意接/送机人员。不论领导从何时何地走，秘书如果有事不能亲自去送站，都要提前安排好送站的车、最好让本公司的老司机去，一来熟悉路，二来如果领导是出去谈生意，有利于做好保密工作。领导出差归来时，秘书最好去接站，不但可以为旅途劳累的领导拿行李，还可以向领导汇报他出差期间的工作。很重要的一点是，还要给对方公司的送站人员打个电话，告知领导已安全抵达，并替领导对于对方公司的接待表示感谢。
　　 3.三确定
　　 首先，要确定出差目的和日期，明确出差目的和日期是为了能更好地规划好前期准备，比如说，去谈合作，那么你就应该事先搜集一下合作方公司的资料以及当前市场状况，才能做到知己知彼，百战不殆;其次，确认领导出差陪同人员及其物品携带情况（详见物品携带表一）。这一点也是至关重要的，如果是自己贴身的秘书，那么就会减少很多不必要的麻烦，因为一般经过了磨合期，已经相当默契了。如果是其他人员，在出差前就要增加工作量了，要安排好接下来几天的工作，如果出现突发状况，准备几种解决方案;最后，确定行程，预订车票（或机票）。预订车票（或机票）也是最为讲究的，①在准备预订车票（或机票）的时候，一定要提前打电话去查询、确认最新列车时刻表，因为由于天气突变、人流量的变化，车次的安排会随时变化。②各公司及其企事业单位对出差的级别及待遇存在着一定的差异。比如，不同级别的人适合不同的舱位。因此，秘书在预订车票（或机票）前，一定要弄清领导出差时能享受哪一级的待遇。③预订车票时，尽量选择直达车。来回换车，不仅容易误车、误点，还会让领导觉得很心烦。所以能直达的就最好不要换车。如果没有直达车，必须要换车，那么在时间上一定要留够充足的换车时间。特别要注意，为了防止突发事情的出现，秘书在日程上要制定几种应急方案，使领导的出行更加顺利，能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。在日常工作中，秘书就要细心观察并学习预订车票（或机票）等的方法，及如何使用支票，如何兑换外币，如何在领导忘记带证件的情况下，使出行顺利地进行，这十分考验秘书的智慧。
　　二、出差中
　　 如果秘书没有陪同领导出差，那么秘书一定要24小时开机待命。首先，立刻回到领导办公室，再次检查领导是否有遗漏文件，如果发现遗漏，应想法设法地传送给领导，方法主要有三种：1.把文件扫描后以附件形式用电子邮件发送到领导的电子邮箱。2.用传真机把文件传送到领导所在的宾馆。3.用特快专递把文件传送到领导所在宾馆。无论采取哪种方式，文件传出后，都要电话告知领导。其次，在领导到达目的地后，要在第一时间内，掌握领导到达后的联系方式，必要时需通知授权人及其它相关人员。很重要的一点是，不要以为领导不在，就可以不履行工作职责，就可以放纵自己，此时秘书的事务性工作减少，正好借此机会多学习，提高自己随机应变的处事能力。如果有客人给领导打电话，一定要做好电话记录，向领导汇报的时候，谨遵秘书职业道德，一定要如实反映情况，既不添油加醋，也不掐头去尾。根据领导的日程安排，随时通报公司的业务进展情况，如果出现紧急事务需要领导处理，而此时领导正在开会，保密的事情就发个短信给领导，不需要保密的事，就可以根据领导的日程安排，联系到对方的秘书，让她代为转达;要使公司能运营的井井有条，那么一定要配合领导授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息，根据情况及时与相关人员及领导沟通，及时调整日程安排。
　　 如果秘书陪同领导出差，那么就要处理很多事情。下面我们针对几点细节来谈。
　　 （一）座次安排
　　 1.乘车座位
　　 乘车的座次也很有讲究，在比较正规的场合，乘车一定要分清座次的尊卑，并在自己适得其所之处就座。一般情况下，都是双排五座轿车。由主人亲自驾驶时，座位顺序应当依次是：副驾驶座、后排右座、后排左座、后排中座。由专职司机驾驶时，座位顺序应当依次是：后排右座、后排左座、后排中座、副驾驶座。