2018探究高校教学秘书工作存在的问题与对策

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探究高校教学秘书工作存在的问题与对策
高校的重要任务是教学，在教学管理水平上的质量好坏直接影响着高校的水平和名誉，高校教学秘书工作是各个教学管理的关键环节，处于基层又是最前沿的位置，掌管着教学工作上上下下的信息传递工作，是教学活动与管理的纽带，是保证教学活动正常运行的基石。
　　努力做好高校教学秘书工作，是开展教学任务的基本条件和重要出发点，本文就秘书工作中存在的有关问题提出了相应的对策和建议。
　　一、高校教学秘书工作的重要性
　　1.为学校教学计划出谋划策。教学秘书是教学管理中的基层管理者，同时也是直接参与者。在日常的管理活动中，起到一定的沟通作用，作为上级与下级之间的情报信息传递者和沟通的桥梁和纽带，秘书工作在学校决策、教学计划制定的过程中提供一定的具有参考意义和价值的资料和信息，为学校出谋划策，顺利开展教学计划工作。
　　2.安排教学过程的开展。日常秘书工作不仅繁琐而且沉重，有来自教师、学生以及管理层各方面的大小事宜。除了帮助老师安排教学任务，调整相关教学计划，还要安排课程考察和考试制度，负责调课、停课等工作；对于学生需要组织选课、征订教材、整理学期考试成绩和安排补考等内容。
　　3.服务于高校师生。在学校里发生的任何矛盾和冲突都要靠教学秘书去解决处理，在高校中教学秘书承担着不可忽视的重要作用。秘书工作必须要保障高校教师有效地进行工作和教学，与学生协调合作，及时疏导师生间的沟通障碍，为高校师生提供良好的善后工作和服务，让师生在各自的领域内无后顾之忧地进行教学和学习。
　　二、高校教学秘书工作的工作特点
　　1.独特性。教学秘书工作的内容主要以服务师生为主。高校聚集了许多优秀的知识分子，各个人性格迥异，也有不同背景的学生和老师，教学秘书需要因每个人不同的特点找出最合适的解决方案服务于每个人。不仅有难度，还得实现服务多元化，更增加了教学秘书工作的独特性。
　　2.繁琐性。教学秘书工作的对象针对高校的各个阶层，除了老师学生还有上级领导，工作范围很广泛，涉及到教学管理中的各个方面，同时也关乎到师生之间的切身利益，比如：档案整理，补考通知，课程安排，退改选课程，请假制度等。
　　3.规律性。每年各大高校都会送走一批毕业生，迎来一批新生，还会有相当比例的老师退休和入职，这些工作都需要秘书进行提前的规划，负责管理。一般管理工作的内容时效性为一学年，具有一定的规律性可言。每一季的新学期开学前，秘书负责将这一学期的各大事项处理安排好。
　　三、高校教学秘书工作存在的问题
　　1.岗位职责不明晰。教学秘书日常工作琐碎且繁重，涵盖了教学管理的方方面面，这是一个管理服务性岗位，工作量大、时效性强，需要教学秘书具有细心和耐心的特点，对于国内大部分高校而言，院系设置岗位不明晰，没有具体岗位管理模式，特别是对于新建院校来说，秘书工作承担着大部分教学管理工作，日常精神负担重，责任大，岗位的缺失和繁重的工作量使得管理出现一定的混乱。
　　2.发展空间受限，培训少。工作任务的繁重使得秘书不能随意离开自己的岗位，需要承受丧失机会的风险，相关项目申报难度比教师大，在科研成果方面也是短板，对职称评定不利，相应地，院校在培训和进修方面也经常忽视教学秘书，缺乏进修深造、出访考察的机会，这就使得教学秘书在个人业务水平上停滞不前，在教学管理理念上跟不上新的发展趋势，影响教学质量。
　　3.工作上受重视程度不够。教学秘书工作虽然平凡但是在教学管理中是不可或缺的重要环节，不少人在这项工作的认识上缺乏常识性，存在误区，认为高校秘书工作等同于办公室喝茶，就只是日常的打打字，接收发布通知等，对秘书工作的支持力度远远不够。同时也缺乏对该工作的体谅和理解，认为这是谁都可以胜任的工作，严重阻碍了秘书工作的积极性。
　　四、相关建议和对策
　　1.明确岗位职责。教学秘书是高校教学的服务者，不同的教学项目应该由不同工作岗位上的秘书负责，做到点对点，面对面，明确各自的岗位职责，防止出现岗位交叉混乱的现象。秘书的日常工作繁琐且工作量大，只有明确了各自的岗位职责，高校的教学管理效率才能提升，才能帮助高校更好地进行人才培养。
　　2.完善考核制度，提高员工积极性。提高教学秘书工作的积极性，建立奖罚分明的激励机制，对优秀的秘书人员进行奖励。奖励的方式可以多种多样，比如口头表扬或者物质奖励，激发员工工作的热情和参与性，同时完善考核制度，对表现优秀的员工施行晋升，以此保证制度的执行和教学管理工作的顺利进行。
　　3.加强重视程度。在高校中，只有上层领导人重视了教学秘书工作，才能使得秘书工作的政治地位得到提升。相关高校负责部门应当消除管理层对秘书工作的错误认识，积极鼓励秘书工作的开展，提高教学秘书的收入水平，充实教学秘书的工作，适当地提供更多的进修机会给教学秘书，学习最新的知识运用到教学管理中去。
　　五、结束语
　　总而言之，高校教学秘书工作是高校管理中不可缺少的重要环节之一，高校管理层要正确认识到教学秘书工作在教学管理过程中的地位和重要作用，加强高校秘书团队的建设，针对提出的问题，加强对秘书工作的重视，找出符合学校本身特色的有效解决方案，积极推进高校持续、健康地发展。