2018论高校教学秘书沟通能力的提升

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论高校教学秘书沟通能力的提升
　沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程。有研究表明：在管理工作中的大部分错误，是由沟通无效或沟通不到位造成的。沟通渗透于高校教学管理的方方面面，良好而有效的沟通，对于高校教学管理工作具有重要作用。
　　Neuro-Linguistic Programming（神经语言程序学），简称NLP，是关于大脑运作、语言模式、人类认知过程以及他们之间相互作用而产生主观认知和行为的学问。这套理论由美国语言学家理查德.班多拉（Richard Bandler）和数学及心理学家约翰.格林达（John Grinder）在20世纪70年代开创。之后随着逻辑学、心理学、哲学等不同学科的学者加入，NLP理论得以整合发展而博大精深。一些具体技术的应用，在心理辅导、教育、人事管理、公关沟通等方面行之有效。NLP沟通理论是NLP理论的精髓。学习和应用NLP沟通理论，能快速有效提升高校教学秘书的沟通能力。
　　一、高校教学秘书工作的性质及沟通能力的重要性
　　自上个世纪以来，高等院校不断发展、扩大规模，层级分明的行政结构成为高校管理的基本方式，为高校的正常运行和发展提供了有力的保障。但同时，从管理角度而言，行政权力与学术权力具有不同的性质。在高校内部同时存在两种管理方式不同的管理机构，这决定了高校内部管理的特殊性。教学秘书作为高校教学管理工作的基层执行者，工作范畴属于两类权力交汇的管理地带，不同于一般社会组织中的秘书工作，而更具复杂性。
　　具体来看，高等院校二级学院的教学秘书，处于学校相关职能部门（校教务部门）、学院相关领导（教学院长）、教师、学生、院学工部门及其他教学单位的交叉点位置，要同时负责协调好这些部门、团体乃至个人之间的关系，在高校教学管理中，起到重要的纽带和桥梁的作用。良好的沟通协调能力，是教学秘书必须具备的基本素质。
　　二、高校教学管理中沟通障碍成因
　　（一）心理位差效应
　　高校教学秘书工作，具有辅助性、服务性，个人工作价值难以体现。而高校教师的工作价值，可由教学、科研能力直接体现。在这种差异下，教师群体易产生优越感，教学秘书群体易产生自卑感，这种心理位差的长期存在，容易令沟通产生隔阂。
　　（二）不同利益观
　　不同利益观造成不同人群对待信息的态度差异。教师和学生群体，比较关心与个人利益相关的信息。而教学秘书作为教学管理中的一员，以管理目标及管理成效为关注点。这种差异，会造成对信息的不同态度，形成沟通的障碍。
　　（三）语义理解偏差
　　高等院校的师生来自全国乃至世界各地，不同的文化背景和经历，形成对语义理解的偏差，在交流中导致曲解和误解，对沟通十分不利。
　　（四）情绪阻碍沟通
　　高校教学秘书工作任务繁重、责任大、时效性强。在工作压力下，容易产生紧张焦虑、自卑抑郁等心理状况，引发情绪波动。受不良情緒的影响，人难以做出理智的判断和分析，更谈不上有效沟通。
　　教学秘书要在工作中消除沟通障碍，建立有效沟通。一方面需提高个人修养，保持健康心态。同时学习和掌握一定的沟通技巧、提升沟通能力，能起到事半功倍的效果。
　　三、高校教学秘书工作沟通原则
　　NLP理论认为有效沟通需具备四个前提条件：有效表达信息；建立和谐气氛；给对方空间；学会倾听。受此启发，并结合高校管理工作的特点，在高校教学秘书工作中，沟通应先把握如下几点原则。
　　（一）尊重是沟通的前提
　　尊重是有效沟通的前提，是每个人的基本心理需求。心理学家马斯洛认为：尊重需要得到满足，能使人对自己充满信心，对社会满腔热情，体验到自己活着的用处价值。在与人沟通方面，尊重有两层内涵：自我尊重和对他人尊重。从心理学角度看，懂得自我尊重的人，能真正做到对他人尊重，也会被他人尊重。对待领导，尊敬而不恭维，遵从而不盲从；对待教师，多理解、多体谅；对待学生，多引导、多恳谈。在互相尊重的前提下沟通，会取得事半功倍的效果。
　　（二）善于倾听与询问
　　善于倾听与询问是有效沟通的基本方法。教学秘书的日常事务中会接收大量信息，同时也需要将处理过的信息传达出去。善于倾听，在面对面的交流中，能使对方产生信任感，也能保证全面准确的接收到信息。而询问是一个纠偏纠错过程，对模糊的信息，起到澄清的作用，确保正确理解。
　　（三）公平公正
　　公平公正既是沟通所要达到的目的之一，也为工作的顺利进行提供保障。要协调好各方面的关系，必需按照公平公正的原则行事。只有当人们感受到公平与公正，才会愿意主动地配合教学管理工作，人们的积极性和创造性才能得到充分的发挥。高校教学秘书，在各项教学奖励评定、教师和学生各类项目申报、推荐免试研究生方面，务必维护公正公平。
　　（四）求同存异
　　古人云：君子和而不同。在沟通交流中应懂得，因个体差异性，对同一个问题，不同的人会抱持不同的观点和看法。尊重彼此的不同，寻求共同点，使沟通顺利进行下去。
　　（五）注意非语言沟通
　　就沟通模式而言，分为语言沟通和非语言沟通（含动作、表情、眼神、声调、音色等）。本篇主要研究语言沟通中的语言技巧运用，但在工作中与人交流，非语言沟通也同样重要。同一句话，用不同的神情和语调去演绎，可能会取得完全不一样的效果。
　　四、NLP沟通语言技巧及运用