2018浅谈秘书工作中的“补位”

125024

浅谈秘书工作中的补位
秘书工作与领导工作具有很强的关联性，有人认为秘书工作相对于领导工作而言具有从属性，这种说法，早在1990年就有学者提出了异议，并就秘书工作是否从属于领导工作做了逻辑层面的分析，笔者认为秘书工作在协助领导工作之外，还应具有主动性和独立性。所谓补位，即是秘书工作主动性的一个表现，指的是秘书在领导不能及之处，充分发挥自身的主观能动性，协助领导完成管辖范围内的所有工作。秘书工作，从某种角度来说，本身就是对领导工作的一个补位，一个好的秘书，在性格上，知识结构上，工作分工上都能为领导补位，从而更好地辅助领导的工作。
　　案例1：领导虽然所处位置较高，但在知识结构上也有较弱的方面，身为领导秘书的小刘，因其法律专业出身，具备良好的法律素養，在涉及法律相关的文件，看得都能比一般同事更透彻一些，所以在法律这一块给领导提供了很大的帮助，受到了领导的赏识。这是小刘在专业知识上的一种补位。
　　领导的工作往往具有全局性，职位越重要的领导管辖的事务越多，光靠领导一人很难周全到各处，这时就要靠秘书眼观六路，耳听八方，在发现领导未能关照到的事务时，及时补位，自己主动做好协调工作，及时提醒领导，完成工作。
　　案例2：张秘书在安排好领导一天行程后，发现了一件因领导忙于其他工作而搁置下来的工作，领导近几日会议不断，更是无暇理会，张秘书根据以往的经验，先对该事务做出判断，在领导开会期间提前拟出了几个不同的方案，等领导回来定夺，会后张秘书根据领导所批的方案立即处理了这件已经拖了好几天的工作，很好地协助了领导的工作。
　　这种补位关系到秘书工作的主动性，秘书不仅要协助领导完成看得见的事务，还要能关注到领导容易忽视的工作，才能真正做到补位。如何做好补位工作，要注意以下几点：
　　一、补位有心，同心同频，多积累，把握工作进度和截止时间
　　补位的前提是要熟悉了解领导的各项工作，做到心中有数，才能万无一失地配合领导完成工作，了解各项工作的进度和截止时间，及时察漏补漏。其次，在日常的工作中，不仅要与领导保持同心同频，更要在领导顾及不到或者顾及较少的部分多留心，及时发现问题，并协助领导解决问题；第三，除了关注领导的工作，还要多留心积累各类有用的信息，掌握丰富的信息量，完善知识结构；此外，还要学会在处理领导交办的事务时，多留心领导处理事务的习惯，从平日的工作中吸收经验，这样在遇紧急事务时才可从容应对。细心的秘书还可以提前对领导负责的常规工作，做一个deadline，什么时候应该完成什么事项，秘书应该要比领导更清楚，这样才能在恰当的时候提醒领导，在领导忽略某事的时候及时补位。
　　二、补位有为，分清主次，多反思，主动提供可行性方案
　　在补位时，首先，要特别注意事项的紧急程度和重要程度。分清紧急程度和重要程度，才能更好地安排工作；其次，要常反思。做好一件事，往往需要不断反思，不断优化自己的工作方式，提高自己的工作能力，在工作时，要经常总结自己在工作中容易遗忘之处，经常反思工作中的小失误，并提取经验，避免出现类似问题；第三，要有主动提供选择方案的意识。在发现漏掉事项后，及时做出计划，并根据事项的紧急程度，考虑先请示还是先着手准备，若是事项重要但不紧急，可以先提醒领导，并等待领导指示；若是事项紧急，秘书最好能提前拿出可行性方案，待领导决定后立即处理，完成一次完美的补位。值得注意的是，通常需要秘书补位的工作，大部分是领导无暇顾及，或有疏漏的工作，主动提供可行性方案，是秘书高素养的表现，让领导做选择题优于做填空题，也能更有效地辅助领导决策。
　　秘书还应该在工作中注意细节，有流程意识，让常规工作形成相对固定的工作流程，并在工作过程中不断优化，不仅可提高工作效率，还能避免在细节上出现差错。可见，补位需要做的不仅仅是提醒上司在截止时间前完成某事，还需要在上司没办法关心到细节时，将负责的事务处理到细节处。这需要秘书在工作中不断积累、不断反思、不断完善，以便在给领导出谋划策时，有信息、有经验可参考。在领导无法照顾到细节时，将工作做细，完成细节处的补位。
　　三、补位有度，摆正位置，多自省，适当补位而不越位
　　越位在汉语词典中，意思是越出所处的名位。秘书工作与领导工作关系密切，在补位时，要特别注意度，一旦过了度，便成了越位。秘书在补位时，要明确自己的身份，在工作上为领导解忧，而不是抢领导风头，替领导出谋划策，而不是借用领导的职权做决策，在参谋过程中秘书只是提供方案而不是确定方案，勿把协调当指挥，勿把参谋当决策，永远将决定权放在领导手中。还要时刻摆正自己的位置，不要误以为领导的权威就是自己的权力，更不可二号首长自居，利用领导的权力谋私。此外，在处理某些事务时还要多注意方式方法，提建议要多献可少加否多从正面去阐述观点，不要一味地反对领导的想法，挑战领导的地位，要有上下级意识，说话有度，方式恰当。时刻牢记补位的目的在于更好地协助领导，发挥秘书的参谋辅助作用，赢得领导的信任，而不是为了出风头。
　　秘书补位是一种工作的主动性，要有心有度有为，在知位、适位的基础上，做好补位工作，才能充分发挥秘书的参谋辅助作用，替领导分忧。