2018高校教学秘书工作的一点思考

924361

高校教学秘书工作的一点思考　高校的教学工作是一个高校的核心和基本工作，而教学工作的管理则是通过每个教学秘书的日常工作来体现的。全面地掌握和了解教学秘书的工作，对于教学的良好运行和教学质量的提高都有着十分重要的作用。
　　一、高校教学秘书的基本工作
　　1.日常教学工作管理。繁重而又琐碎的日常教学管理工作，是教学秘书的基本工作。要做好这项工作，教学秘书必须非常认真，精神高度集中，不能出现一点差错，要确保每日的教学活动按照学校教学大纲和课程表正常而有序地运行。首先，教学秘书要组织和协助教研室主任按时完成教学执行计划、教学任务安排工作、编排课表和征订教材等工作。每学期期末，教学秘书要严格按照教学计划把下学期应上的课程分发给各系主任，安排好上课教师，确保学生在本学期能修满教学计划中所要求的学分。同时，教学秘书还要做好教师工作量统计、协调教师调串课、教师课堂教学质量评价、安排考试时间和收集并印制考试试卷等工作。在编排课表时，教学秘书要先征求任课教师的意见，在条件允许的情况下合理搭配，尽量使上课效果达到最佳。在课表排好后，教学秘书要多次检查上课教师、教室、学生之间有无冲突的现象，确定无误后提交到学校教务处，并通知到任课教师和学生。在每学期的期末，教学秘书要配合各教研室主任征订下一学期的教材。由于教材在教学活动中起着非常重要的作用，因此在订教材的时候，教学秘书一定要认真、细心，避免订错教材的情况发生。此外，教学秘书在每学期还要负责填写教务处下发的各种统计表格，填写本科教学工作的一些基本信息。另外，从每一位学生入学开始，教学秘书就要做好收集新生名单并对新生入学资格进行认真审查，完成每学期的学籍注册工作。教学秘书要通过微信等方式，确保与每个年级、每个专业、每个班的班长保持一定的联系，随时通知各种事情，包括发放每学期的课表，组织学生进行选课，通知学生期末、重修、补考的考试时间和组织学生参加英语四、六级、计算机、普通话、教师资格证和专业类考试等各种考试项目。需要注意的是，教学秘书还要进行学生的成绩管理工作，掌握学生的成绩动态；安排实习活动，实时掌握学生的实习状态；对毕业生要做好毕业资格审核工作，认真核对毕业信息，避免毕业证和学位证上的印制信息发生错误，领到毕业证之后要去学校各相关部门盖章，发放时要确保证书送到每位同学的手里。
　　2.材料档案的管理。除了做好日常的教学管理工作外，教学秘书还对各学期所产生的文件材料进行一定的归档，这也是一项非常重要的工作。归档材料一般分为两大类：（1）教学运行的相关文件，其中包括教学计划、教学大纲、教学日历、期中教学检查记录、教学检查总结、听课记录表等教学活动相关的材料，这些文件体现和记载着学院执行、落实、完成学校教学工作任务情况，同时也为日常教学活动的顺利开展奠定了一定的基础，并为学院领导了解、监督和检查教师的教学活动和总结教学工作提供了一定的参考数据和参考信息。（2）学生学习方面的相关材料，其中包括学生名单、学生档案、每学期成绩单、英语四、六级、计算机、普通话等各种证书获得情况、每学期试卷、实习材料、毕业论文等相关材料，这些材料可作为以后教师教学工作的参考资料。
　　3.沟通桥梁。教学秘书除了要管理好日常的教学活动和材料档案外，同时还是联接学校、学院、教师和学生四者之间的桥梁和纽带。教学秘书的桥梁和纽带作用主要体现为：将学校和教务处等上级教学管理部门所下发的各项规定、通知傳达给学院领导、各个教研室、各位教师和全院学生，使学院的教学工作能够按照学校的要求有条不紊进行。除了做到上令下达外，教学秘书还要做好下情上报的工作。如将教师和学生提出的问题和意见要求等，进行一定的整理、归纳和疏理，及时反馈给学院领导或学校教务处等上级教学管理部门，对所发生的问题采取相应的措施，避免影响正常教学工作的进行。
　　二、高校教学秘书的工作特点
　　1.繁重性。一般一个学院四个年级，不同专业的本科生大约有一千人左右，专任教师大约有30100人左右。教学秘书要根据上述的基本工作内容，保证这些人正常的教学工作，其繁重性显而易见。
　　2.服务性。教学秘书是为保证正常的教学工作服务的，这其中还包含有协调性，负责协调各方面的关系。
　　3.重复性。这是指教学秘书大体上每学期都在重复做同样的工作，每学期的基本工作内容都是相同的。除了有细微差别，例如春季有毕业的工作、秋季有新生入学的工作等。
　　三、如何做好高校教学秘书工作
　　由于高校教学秘书工作的特殊性，使得每一位教学秘书在工作的时候都必须认认真真，精神高度集中，不能出现一丝差错。但是长期从事繁杂、劳累的工作，精神压力会增大。不仅如此，工作的单调性和重复性也会加速职业倦怠的生成。因此，从事高校教学秘书的人流动性也较大。而为了更好地做好教学秘书工作，学校和教师个人都应做一些努力。
　　1.学校要为教学秘书缓解压力。（1）要建立健康、和谐的工作环境。健康、和谐的工作环境不仅表现在硬件上，更重要的是表现在部门与部门之间、教学秘书和领导之间，要职责清楚，布置工作简单明确，不要总是让教学秘书做一些重复无用的工作。工作中要让其感受到一定的人文关怀。只有工作环境轻松愉快，教学秘书才能将更多的精力投入到具体的工作中去，才能保证教学管理工作更好的发展。（2）完善教学秘书岗位，缓解教学秘书的工作压力。现实工作中，正如教学秘书的工作特点中所体现的，一位教学秘书要负责1000多学生，30100位教师的协调工作。教学秘书在与这些人打交道的过程中还要注意工作态度和工作方法，其工作强度和难度可想而知。就算教学秘书具备再好的心理调试能力，也会有精力有限的一天，这就需要完善教学秘书岗位，缓解教学秘书工作压力。（3）完善绩效考评机制，提高福利待遇。基层教学秘书工作岗位，往往存在工作付出和收入不对等的情况。同样是科级部门，学院的教学秘书工作强度是有目共睹的。但是这和学校里机关中很多清闲的科级部门拿一样的收入，往往会造成教学秘书心理的不平衡。在绩效考核中，其优势不明显，工作量大而待遇低，这就成为很多教学秘书心中的痛，因而学校里的每个人都不愿意做基层学院教学秘书的工作，导致教学秘书的流动性大，影响学校正常的教学工作。因此，想要确保教学秘书工作的稳固性，就需要完善他们的绩效考评机制，提高他们的福利待遇。（4）学校的教学管理要多使用教务管理系统。现在一个软件实现排课、选课、排考试、统计教师工作量等一些日常工作也不是什么困难的事，学校管理中要多使用这样具有综合功能的教务管理系统，减少多个不同系统同时存在所造成的混乱。这样一来，也可以在很大程度上减少教学秘书从事重复无用工作的工作量，提高其工作效率，使原来纷繁复杂的教学数据管理工作变得更为简单和更加合理科学。
　　2.教学秘书增强自身素质。（1）调整心态，以积极乐观的心态从事工作。教学秘书从事的工作不仅单调、乏味，而且责任重大。一旦任何一个环节出现问题，就会影响教学的正常运行，甚至可能还会出现教学
事故，导致教学秘书普遍存在心理压力大的现象。因此，教学秘书需要自我调节，本着认真负责的态度，以积极的心态对待工作，树立只要认真就可以做好工作的信心。（2）注重自身工作能力的提高。教学秘书服务的对象是大学生、大学教师，这些人普遍知识水平较高，对问题也往往会有自己的看法。因此，教学秘书也要积极学习，理解并掌握学校相关规定、相关文件，同时也要对本学院的不同专业有所了解与认识，这样才能更好地为学生和教师服务，做好沟通桥梁的工作。