2018浅议从细节入手做好秘书工作

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浅议从细节入手做好秘书工作秘书作为办公室的重要组成人员，承担着参谋助手、督促检查、综合协调等重要职能，是领导决策和联系职工群众的桥梁纽带。秘书人员工作效率与质量的高低对于快速落实领导决策部署，推动各项工作高效运转和有序开展，树立良好形象起着十分重要的作用。笔者几年秘书工作经历和体会可以用一句话来概括，那就是细节决定秘书工作成败。正如周恩来总理曾语重心长地告诫。秘书工作无小事，有时说错一句话，做错一件事，办错一个文件，往往会造成很严重的后果。
　　细节一词，《新华字典》的释义有二：一是细小的环节或情节，二是琐碎而不重要的小节。《辞海》的定义，即琐细的事情，无关紧要的行为。 唯物辩证法认为，事物都是普遍联系的。细节是事件的颗粒、链条的环节，世上的大事大节都是由一件件的小事、一个一个的小节构成的。任何事件发生、发展的过程，都是由一个个细节的量变积累到质变的过程。细节再怎么细、再怎么小，都是事件链条上不可或缺的、重要的一个环节。千里之行，始于足下千里之堤，溃于蚁穴小不忍，则乱大谋说的都是细节决定成败的道理。
　　北京汪中求细节管理咨询公司首席咨询师汪中求先生所著《细节决定成败》一书中更是一针见血地指出，对细节的重要性认识不足、了解不够，是不可能做好细节的。20世纪世界最伟大的建筑师之一的密斯？凡？德罗在要求用一句最概括的话来描述他成功的原因时，他只说了5个字：魔鬼在细节。他强调，不管你的建筑设计方案如何恢弘大气，如果对细节的把握不到位，就不能称之为一件高质量的好作品，细节的准确、生动可以成就一件伟大的作品，细节的疏忽也可造成一个宏伟规划的失败。
　　笔者认为秘书要做到对细节工作善于捕捉、精于运作、高效处理，必须从四方面提高自身素养。
　　一、正确定位，工作到位不越位
　　秘书在工作中发挥着上情下达、下情上报、辅助决策、沟通协调、参与政务、办理事务等职能作用，是领导联系部门和基层单位的重要纽带，是领导掌握工作动态和单位信息的重要渠道，是领导决策部署和指示精神快速落实的重要载体。秘书工作的优劣，在一定程度上影响着领导的工作效率和决策成败。首先要正确认识自己的工作意义和价值，找准自己的角色，把握好工作分寸即把握好度，多一步是越位，少一步是缺位，偏一步是错位。把握好度说起来容易，真正做起来确实比较难，因为度的把握实在是太难以拿捏了，这需要秘书人员不断地在工作中反复探索、总结、提高才能把握好。其次，秘书工作的性质是服务，不是决策，要力求找准服务领导的对接点，找准参谋与尽职尽责的融合点，把握适度原则，力争使工作到位不越位，始终保持积极进取、乐观向上的精神风貌，坚持高标准，高质量，高效率地干好本职工作。
　　秘书工作一个很重要的特点，就是按照单位领导的指示去开展各项工作，秘书工作的这种受命性特点，要求秘书人员必须认真地掌握和理解领导的思想，准确领会领导的意图。
　　一要善于察言观色。不同的领导，由于知识、经历、经验、工作习惯等方面的不同，决策的思维习惯和特点不尽相同，交代意图的方式也因人而异。秘书人员要做有心人"，留心领导平时在不同场合的讲话，对一些具体问题的看法，以及一些有感而发形成的思想等，善于将领导的这些断断续续、零零散散的思想进行系统总结和归纳，从中把握领导的思想脉搏和思维走向，更加深刻准确地领会领导意图。
　　二要及时请示汇报。在遇到领导交代模糊不清的时候，秘书必须多思考、多动脑筋。比如可以在不误事的情况下，在适当的时候，借讨论某一件事、某一观点，自然而然地谈到自己要问的事情，从而把领导的意图引出來。如果任务比较紧，自己又把握不准时，要及时请示汇报，争取主动，求得领导的理解和指点，不要有虚荣心，因为怕领导说这么小的事都办不了或者怕暴露了自己的无知、无能和某些方面的不足而自己藏着、掖着，导致误时误事。
　　三要不断丰富提高。领导意图受时机、范围、透明度等种种因素影响，具有不确定性，虽然基本形成，但还有一个逐步调整、逐步完善的过程。当领导对某项工作、某件事情有了思维苗头和导向时，秘书要发挥自己的悟性，根据这种意向信息，分析感知领导意图产生的背景和过程，进行跟踪性补充调查，辅助领导归纳、概括、阐发、补充意向性的想法。对领导容易疏忽的细节，要仔细推敲、反复斟酌，利用恰当的时机和场合，及时向领导提出建议，尽量使领导意图更加完善，更加符合实际，确保领导意图和决策顺利落实。
　　二、政治坚定，有效服从不盲从
　　政治素质的高低，决定着秘书人员精神状态的好坏，决定着其事业心、责任感的强弱。作为秘书，没有较高的政治素质，就不能担负起秘书工作的职责，就很难为领导当好参谋助手。
　　一要强化政治意识。政治立场坚定，坚决服从上级组织领导，认真贯彻执行国家各项方针政策和单位管理制度，不折不扣地落实上级的决策部署，无条件服从领导的安排，自觉维护领导的权威和威信，在政治上始终与党中央保持高度一致，在工作上始终与上级和领导的要求保持一致。
　　二要树立大局意识。时刻牢记自己是一名秘书，自己的言行在一定程度上折射着领导和单位的形象，所做的很多工作都事关整体、事关全局，在任何时候、任何地方，都要清楚自己有所为、有所不为。要以大局为重，不计较个人得失，不拉帮结派、勾心斗角，与同事相互帮助、积极配合，只要是领导安排和工作需要，就要不讲条件地努力把事情做好，相反，对有损领导和公司形象的事坚决不能为之。增强全局意识，切实做到围绕大局、谋划全局、服务全局，从全局着眼，从细处着手、从小事做起，把工作做得更圆满、更扎实。大事讲原则，小事讲风格、讲谅解。要有宽广的胸怀，有容言、容人、容事的大气量。要学会换位思考，善学人之长，勤补己之短，用谦虚的作风、宽广的胸怀、无私的品德，努力做到政治上互相信任不猜疑，思想上互相交流不隔膜，工作上互相支持不拆台，失误上互相谅解不推诿，生活上互相关心不冷漠，尽心尽力于工作。