2018浅谈办公室秘书岗位的工作创新的几点思考

5227595

浅谈办公室秘书岗位的工作创新的几点思考　不同企事业或机关机构内部均设有秘书岗位，主要是完成上级领导交给的任务以及一些日常行政事务性工作。现代社会中的办公室秘书岗位职责不只是简单的文秘工作，还包括综合文稿、督察督办、公务接待和信访接待等工作内容。
　　一、办公室秘书岗位工作创新内容
　　（一）关于沟通方面
　　办公室秘书在工作实践中需要努力提高与人沟通的技巧和水平，秘书在处理行政事务中与其他工作人员或来访人员的接触最多，在此过程中，秘书通过一定的沟通技巧将工作信息、问题处理方法和情感等内容传达给他人，一定程度上起到协商、协调、关爱他人的作用。关于办公室秘书创新其首要前提就是在沟通方法和沟通方向上予以完善和改进，善于观察、理性分析工作中存在的问题，根据不同沟通对象的性格，采用不同的沟通形式，提高沟通效率。[1]
　　（二）关于基础事务
　　办公室秘书在工作中需要处理的行政事务较多，在此过程中，秘书需要有条理、有秩序的安排不同事务的处理顺序。办公室秘书在处理内部办公事务要了解和分清事情的轻重缓急，对于上级领导传达的指令要在规定时间内传达到位，而对于职工反映的问题也要在适当的实际反映给领导；而在处理外部接待访问事务时，办公室秘书需要做好辆车安排、食宿接待、会议安排等工作，使整体工作流程组织有序。
　　（三）关于工作方式
　　办公室秘书工作不是单一性和机械性的工作类型，虽然秘书处理的日常事务对技术性要求不高，但是在工作实践中要求秘书人员能够根据自己的能力和性格，合理安排办公适宜，并在工作方法和工作模式上予以创新和改进。[2]由于办公室秘书工作不具有强制统一性，不同的单位机构办公室组织形式和工作内容均不同，秘书在处理实际工作任务时不能生搬硬套理论模式，需要灵活变化，保证工作模式和工作内容相适应。
　　二、办公室秘书岗位工作创新方法和要求
　　（一）做好工作规划
　　办公室秘书的工作内容多且杂，但是要进一步提高其工作效率和工作质量，就要在实际工作中做好工作规划，积极树立大局意识、服务意识。例如办公室秘书在综合文稿处理中可以提前与领导做好沟通工作，针对文稿中的主题内容和需要集中表达的指导思想，收集相关资料，梳理思路，撰写整体框架，添加详细内容，用计算机软件如Word、Photoshop等统一编辑。文稿编辑完成后需要进行反复推敲和修改，同时做好文件备份，将文稿打印后交给需要人，寻求意见、再作完善，直至领导满意为止。办公室秘书对于不同的工作内容做好前期规划，需要在工作前期进行基本的思路分析，细化工作程序，从而进一步保证工作效率和工作质量。[3]
　　（二）注重时效性
　　办公室秘书在工作中需要严格遵守办公室事务处理的基本方针政策，对于上级领导下达的指令，要及时传达给各部门，在沟通联系中将各部门的反馈意见再传达给领导，协助管理层人员更好的制定和完善工作计划，在此过程中尤其要注意指令传达和意见反馈的实效性。例如在督察督办过程中，办公室秘书需要针对各部门的工作计划和管理决策执行情况展开调查和了解，对于政策执行不力的部门要了解和记录原因，将部门总体的工作运行情况及时、准确的反映给领导。对于督察督办中的基本信心、过程内容、进展情况和延期、评价等情况均要记录在册，在规定时间内详尽的反馈给有关部门，为领导决策修改提供理论依据。
　　（三）综合服务水平提高
　　办公室秘书工作的服务性和综合性强，在处理不同办公事务时需要坚持制度化、规范化和科学化的原则，注重礼仪和态度，对于办公室内部成员要处理好关系，勤学善问，乐于请教他人和帮助他人，增强团队力量；对于来访外宾，则应该做到积极热情、礼貌大方，及时询问其需求，在合理范围内为其提供周到服务。[4]例如在公务接待和信访接待工作中，办公室秘书应该充分做到快、实、勤，快速实施招呼、接待，强化时间观念，实事求是的记录和反应相关情况，并且做到以勤补拙，处处留心，随时做好资料记录。
　　结语：
　　办公室秘书在协助上级领导处理相关事务时，还需要在程序性的办公室工作中做好其他行政服务，针对这些，需要对办公室秘书岗位工作创新方法展开研究，进一步提高秘书工作效率，保证办公室事务处理高效和优质。另外，办公室秘书在工作实践中需要坚持科学发展观的指导思想，要求能够在工作实践中做到解放思想和实事求是，恪尽职守、提高综合岗位能力。