2018浅谈教学秘书在高校教学管理中的职责与素养

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浅谈教学秘书在高校教学管理中的职责与素养　　高校行政工作具有管理与服务两种功能。教学秘书工作主要对教学进行管理，同时又要为广大师生提供教学服务，根据这种工作性质，教学秘书岗位被列入行政管理岗位。作为教学管理队伍的基层执行者，教学秘书工作任务不仅繁琐，而且要担的责任也很大，同时还要处理教学各种突发事件，因此，对教学秘书各方面的能力要求很高。只有拥有扎实的专业基础知识、高度的责任感、很好的心理素质和服务意识，具有优秀的个人素养，才能突出管理水平的效果，确保教学管理工作顺利进行。
　　教学秘书在教育教学中扮演的角色是无人能替代的。我们首先来了解教学秘书的工作职责，从而提出提高工作质量和效率的措施以及必须具备的素养。
　　一、教学秘书在高校教学管理中的职责
　　1.组织日常教学管理。教学秘书是二级学院最直接的教学管理组织者，其主要工作职责是对教育教学工作顺利开展进行组织管理。包括教师管理、学生管理以及综合管理三个方面。
　　1.1教师管理：教学任务安排；教学大纲；教学進度表；教案；总结；开学初、期中教学检查；课程成绩设定比率；教学任务通知书；教师听课；教学个人信息资料保管；教师课表；调、停课处理；正常考试安排；教师出题试卷；教师课时统计；教师课堂教学质量评价；教师获取奖励与处分的材料；青年教师的微格教室培训安排；教材征订发放。
　　1.2学生管理：新生注册；教材征订发放；课程表安排；考试试卷整理、归档；期末、补考、重修考试安排；组织大学英语四、六级考试、计算机考试、普通话测试、大学英语口语测试等各类考试报考；早读安排；学生成绩； 学籍档案；学生获奖材料；毕业生资格审查；毕业论文整理、归档；毕业生证书发放；学生座谈会记录等。
　　1.3综合管理：教学成果奖申报与审批；教改、教学会议记录；教职工考勤统计；教职工节假日值班安排；教室的临时更换；教师无法按时到课的灵活处理；期中教学检查；教学文件下达及归档；教务系统处理运用；各种文件、表格、教学材料等档案资料管理。
　　在日常教学管理中，教学秘书负责的事务太多太细无法一一举例，归纳起来就是要将学校办公室、教务处等职能部门的各项规章制度以及相关文件精神，及时地通知到教师和学生，督促他们按时完成任务，自己本身也要按时按质完成工作任务。教学秘书不仅要执行学校和院领导的指令，同时还要尽己所能提出建议，帮学院领导出谋划策，解决难题。
　　2.沟通、协调教学管理。教学秘书是连接学校与二级学院（系）之间、各二级学院之间、教师之间、教师与学生之间的桥梁和纽带，具有承上启下、协调左右的作用，是维护学校正常的教学秩序最关键的一环。教学秘书是学院领导进行教学管理的参谋者和得力助手，及时有效的进行教学信息的传递，落实教学任务。对于教务处、科研处、人事处等各职能部门的要求进行上令下达，下情上报。教学秘书在校内相关职能部门的沟通协调中起到至关重要的作用。
　　3.管理服务职能。在整个教学过程运行当中，教学秘书的服务职能体现在对学校相关部门、院领导以及广大师生服务，具有管理服务职能。主要包括：为学院的教学会议正常举行做各种准备；对教学资源进行合理配置；外聘教师教学工作完成情况的说明报告；申请发放办公用品；学生等级考试的组织工作等等。基于管理服务的职能，教学秘书必须树立时刻为师生服务的意识，具有积极服务的工作态度，端正好心态，摆正位置，将管理与服务有机地结合起来，实现教学管理服务职能。
　　教学秘书工作要求高同时还繁琐杂乱，具有灵活性、随机性和偶然性的特点。因此教学秘书要具备高度的责任心，细心、耐心，有较高的应变能力，敏捷的思维能力以及灵活处理事务的能力，这样才可以提高工作质量和效率，更好的为师生服务。
　　如果教学秘书素质偏低，管理水平跟不上，教育教学质量无法达到人才培养的教学目标。管理水平与职业素养息息相关。因此，教学秘书个人素养就显得极其重要。
　　二、高校教学秘书需要具备的素养
　　1.先进的政治理论素养。作为高校行政管理办公的一员，教学秘书必须具有先进的思想政治素养，拥护党的纲领，学习党的精神，时刻准备好为党的教育事业献出自己的一份力。基于为教育教学做贡献的管理者，要时刻注意自身的言行举止，为人师表，把学生往好的方面引导和教育，发挥榜样力量的作用。
　　2.高尚的职业道德素养。具有高度责任心。教学秘书的工作性质要求要对老师和学生传达、解释教学管理的有关文件和制度，要审核学生的学籍以及毕业资格审查，这些工作都与师生的切身利益相关。如果没有责任意识，不仅会影响到他们的利益，有时候还会造成严重的教学事故。因此，教学秘书必须树立较强的责任意识。
　　3.很好的心理素质。教学秘书天天面对各种类型的教师和学生，经常需要处理各种突发事件，所以要具备良好的心理素质，提高抗压能力。做事有条理，保持积极、乐观的态度去工作，才能化解各种负面情绪。比如，在遇到突发事件的处理过程中首先要想到维护老师和学生的利益，只要不违背教学管理规定的情况下冷静地灵活处理，尽量不造成教学事故，突出自己的个人素质和管理水平，推进教育教学这个巨轮的正常运行。
　　4.丰富的业务知识素养。
　　4.1具备业务知识。不管从事哪种职业，业务知识都是从业人员必须要具备的。同样的，教学秘书必须要不断的学习和掌握相关的业务知识。比如要熟悉工作职责以及掌握业务管理的技巧，了解二级学院专业性质以及涉及到的专业知识。摸索并掌握教学规律，这样才能使自身的业务知识得到不断提高。
　　4.2具备专业教学管理知识。现代各种信息更新换代的速度很快，要想成为一个优秀的教学秘书，要掌握先进的管理理念，更新调整自己的知识结构。首先教学秘书要具备公文写作知识。因为经常要撰写教学公文，因此必须具备扎实的公文写作功底。其次是具备管理知识。二级学院教学工作的管理和实施，大部分都是由教学秘书来执行，教学质量的好坏跟教学秘书的管理能力有很大的关系，这就需要具备丰富的管理知识。学习有关高等教育管理知识，掌握先进的管理知识，加强理论研究和创新能力。适时参加针对提高教学秘书管理水平的培训会以及研讨会，提高教学管理能力。在教学管理过程中有自己的一套系统的管理方法，从而提高教学质量。
　　5.能力素养。
　　5.1信息处理能力。教学秘书工作要求其要有较强的口头表达能力以及书面文字处理能力，使教师和学生易于理解各种文件精神和通知，才能更好的完成信息传递的任务。
　　5.2沟通、协调能力。教学秘书为了及时有效的处理教学部门、学院领导传达的指令，需要具备高效的沟通、协调能力。借用计算机网络的先进技术，提高处理办公室日常事务的办事效率。
　　5.3创新能力。随着社会的发展进步，教学管理工作知识更新更快，管理方式更加多样化。教学秘书不能满足于仅有的管理知识，要跟上时代的步伐，不断更新管理观念，结合现代先进教学管理理念，积极探索先进的教学管理思路和方法，促进教育教学质量的提高。