2018浅析大数据下秘书信息获取所面临的机遇与挑战

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浅析大数据下秘书信息获取所面临的机遇与挑战　　大数据给各行各业带来翻天覆地的进步。三分靠技术，七分靠数据，得数据者的天下。以数据规模大、种类多样、处理速度快、价值高为特征的大数据，给秘书的信息获取带来了前所未有的机遇与挑战。
　　一、大数据给秘书的信息获取带来的机遇
　　（一）获取更广泛、更全面的信息。
　　秘书自己所需的信息大多是本办公室的日常事务，具有综合性；领导所需的信息大多是与政策、单位工作有关，具有方向性、全局性、整体性。秘书作为领导的参谋和助手，必须积极地、全方位地获取各种信息，结合本单位的具体情况，努力通过多渠道、多触角、多层次、多方法，来为领导及其本职工作搜集及时准确、广泛全面的信息。
　　过去秘书想要搜集领导所需的信息，往往要走很多弯路，要耗费很多时间，而搜集到的信息还有可能是部分的、不完整的，甚至是片面的。而现在，大数据可以做到秘书以前梦寐以求却不能做到的事情。它用目前最精确、最便捷、最高效、也最经济的方法，从大量数据中广泛采集，为秘书提供更广泛、更全面、更适用的信息，从而更好地帮助领导进行管理和决策。
　　（二）及时地获取最新信息。
　　秘书要及时配合领导工作，做及时雨，而不是放马后炮。许多信息，如果获取及时，其价值就会十分珍贵，否则就失去了价值所在。一般来说，领导不仅需要掌握当前工作的动态和内、外环境的变化，还需要考虑、把握下一步做什么、怎样做，需要掌握不断发展的信息，才能审时度势，顺应发展趋势的需要，采取有效的新对策。领导要想在瞬息万变的环境中对未知事物做出迅速而准确的反映，就必须及时掌握最新信息。因此，秘书在获取信息时要有强烈的时间观念，突出一个快字，尽量减少中间环节的梗阻。过时的信息，对领导决策、参谋意义甚少，甚至会导致领导在过时的信息基础上所做出的决策失败。
　　当今社会发展变化很快，新问题、新思路、新举措不断出现，这就要求秘书对广泛信息刷新的足够快速、及时。及时掌握最新信息，不断用以改进自己的工作，不断推进办公效率和工作水平的提高。大数据传播与处理速度较快的优势给秘书人员捕捉新鲜的信息提供了得天独厚的条件。秘书人员通过百度、谷歌等搜索引擎，微博、微信等社交工具，今目标等办公自动化软件等等各种渠道，都能有效的帮助自己及时获取最新信息。加之各种分析软件快速的数据挖掘、处理、整理，使秘书及时地获取有效信息更加便利。
　　（三）提高工作效率，降低成本。
　　秘书需要获取的信息较多，不仅范围相当广泛，而且其内容也不仅仅是办公室内的日常事务，而是具有综合性的。秘书需要获取上下级信息、单位系统内外部信息、政治经济文化社会信息等等，因此，保持信息渠道多而畅通是基本条件。大数据具有数量大、处理速度快、价值大的优点，可以大幅改进秘书的工作效率，实现全局化管理，理顺各种各类关系，最大限度地发挥助手的作用。
　　信息是一种无形资产，获取信息的成本可多可少，秘书要做到少花钱、多办事。信息大爆炸时代，大数据给人们带来大量信息，秘书通过互联网等渠道获取信息，可以减少时间，节约成本。
　　二、大数据对秘书的信息获取提出的挑战
　　（一）信息技术水平有待提高。
　　传统的秘书工作主要是搜集处理信息、帮助领导处理文件资料、完成本办公室内的业务性及事务性工作等，对秘书自身的文字水平要求较高。而大数据是随着现代信息技术的发展而不断进步的，对秘书的计算机能力有了更高的要求。秘书人员不再只局限于传统的Office软件的基本使用，而且有在计算机二级甚至三级水平的技术。为此，我们必须不断学习，提高自己的综合能力，做新时代的复合型人才。
　　（二）仅关注相关关系的思维方式。
　　大数据方兴未艾，而它所带来的一系列变化也只是刚刚开始。不仅仅是在生活生产中，大数据时代也对我们的思维方式提出了新的挑战。在这个时代，我们仅需要关注相关关系，而不再需要关注因果关系。相关关系虽然不能准确地向我们提供这件事为什么发生，但是它会提醒我们这件事情正在发生。而从事实角度出发，对于一件事，我们并不需要知道为什么，只需要是什么就足够了。
　　注重因果关系是人类，包括秘书在内，长久以来的习惯。即使掌握了某件事的因果关系对解决这件事情的作用不大，但人们还是乐于找到这件事的缘由。大数据完全颠覆了这种思维方式，秘书获取和理解信息的思维方式也受到了挑战。
　　譬如，如果领导需要关于最近机票的信息，秘书只要搜集关于最近机票的信息即可，少问多做，就算不知道领导为何需要这类信息也无所谓。
　　（三）价值密度低。
　　毋庸置疑，大数据带来了海量价值，但是它所带来的价值密度却很低，具有稀缺性。我们往往需要从海量数据中经过深入地分析，才能挖掘出真正所需的信息。
　　对于秘书而言，与领导及秘书本身工作相关的信息数不胜数，且每日剧增。办公文档、扫描文件、领导工作情况、系统内外部信息等各种信息，纷繁多样，优劣掺杂，分布在各个领域。而秘书面对的，是如何在众多的大数据中获取对自己有用的信息，而这些有用的信息有可能仅占全部信息的几千分之一，这无疑对秘书的信息获取能力提出了挑战。
　　（四）隐私性与便利性相冲突。
　　大数据对秘书信息获取渠道带来了一个重要的问题，即隐私性和便利性之间的冲突。秘书受惠于大数据，如与本部门有关的最新的政策法规、本部门所在领域的新闻时事及发展方向、更适合领导出行的天气及路线等。但同时，随着个人查询网页的浏览痕迹、关注对象等的数据被系统收集，易导致信息泄露，这也是现代信息技术飞速发展下，信息泄露、信息渗透、信息污染、信息侵权等不可避免的一系列安全问题。快捷方便的信息获取必然会带来隐私易泄露的问题。
　　（五）提高现代化创新能力。
　　在大数据时代背景下，秘书人员应该具有较好的创新能力，其主要体现在对本行业发展方面的创新、对本工作发展上的创新以及对政治工作发展的创新等。现代秘书人员要善于对目前我国政治形势的发展进行预测，对于马克思主义和社会主义的教育工作也不能够放松。在帮助领导起草各类文件时要紧扣时代的脉搏，正确掌握我国政治发展的动向。同时与教职员工进行合作，充分发挥现代化科技技术，改革完善高校教育制度和方法，提高高校教学能力。
　　大数据时代背景下，秘书人员的工作内容得到了更好的扩展，极大地提高了秘书工作的质量。这也为相关人员的个人素质能力提出了挑战。为适应这一变化，秘书人员必须从知识、能力等方面提高自己的素养，以期更好更快地适应社會发展，提高工作能力。