2018浅谈高职院校系部教学秘书工作的几点认识

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浅谈高职院校系部教学秘书工作的几点认识在连续几年的高校扩招之后，中国高等教育从注重办学规模的扩张开始转向更加注重人才培养质量的提搞，各个高校都在积极的开展内部管理体制的改革和探索。高职院校教学秘书工作是学校教学管理中一個十分重要的环节，在稳定教学秩序和提高教学效率中发挥着特别重要的作用。作者本人从事秘书多年的工作经验，谈谈自己的几点认识。
　　一、高职院校教学秘书工作的重要性
　　高职教学秘书工作是学校教学管理中一个十分重要的环节，在稳定教学秩序和提高教学效率中发挥着特别重要的作用。高职院校教学秘书主要工作是协助教学主任管理日常的教学活动，同时做好教学服务管理、组织协调、检查监督、咨询反馈等工作。
　　1.教学服务和管理。
　　教学管理是为学校师生提供服务，教学秘书的岗位职责是行政管理，要对教学过程中的教学计划管理、教学运行管理、教学检查督导。有效维持稳定有序的教学秩序。教学秘书每学期都围绕师生做教学服务，处理各种具体的教学问题，保证教学活动的有序开展。本校三个一切，一切为了学生、为了学生的一切，为了一切学生。展示了教学服务管理的重要性和学校办学理念。
　　2.教学检查与督导。
　　高职院校在读学生普遍学习兴趣动机欠缺，教师现有的教学方法很难提起学生的学习兴趣。做为高职基层的教学管理人员，教学秘书在日常的教学活动中要对课堂进行检查与督导。为保障教学质量和教学水平的不断提高，及时发现并改进教学过程中存在的各种问题。教学秘书需要协助教学主任掌握系部教学质量，及时了解教学活动的各种情况，做好教学主任的行力助手，为教学主任分难解忧。教学秘书是教与学的重要纽带，要经常深入课堂了解教师的课堂教学情况、学生的听课情况。检查督导教学环节的落实是否到位，主动发现问题，及时处理，避免教学事故，以保证教学质量和提高教学效果。
　　3.综合协调。
　　教学秘书还有一个重要的职能就是综合组织协调工作。日常工作中要组织系部落实各项工作。一方面，这些涉及部门人员较多的工作都是要教学秘书协助教学主任完成。另一方面，由于教学管理工作是纵横的网络关系，教学任务的完成需要多个部门共同完成。担起上传下达、合理统筹的重责，通过有效的沟通手段，协调各职能部门与教师和学生之间的关系。教学秘书良好的协调与沟通是维持系部正常教学秩序的重要保障。
　　4.咨询反馈。
　　教学秘书除了承担日常工作，还要把教学管理文件传达给师生，并主动征求和听取他们的意见和建议，及时反馈给系部领导或教学主管部门，做好上情下达、下情上呈的协调沟通工作。
　　二、高职院校教学秘书应具备的素质
　　教学秘书的工作性质决定教学秘书需要具备良好的思想政治素质和业务素质和职业素养以保证教学管理工作的质量。
　　1.思想政治素质。
　　教学秘书要端正心态，端正服务理念，从思想上给自己进行角色定位。热爱本职工作，树立全心全意为教育事业服务的思想。要有奉献精神和高度的责任心和事业心，顾全大局。在工作中坚持原则，严格按照规章制度办事，不以教师的职务高低和职称高低取决服务态度的热情。
　　2.扎实的业务技能。
　　教学秘书的日常工作需要不断积累经验和规律。因此，教学秘书要尽快熟悉岗位职责，明确工作职责，积累扎实的业务水平。工作过程中要细致谨慎、考虑周到，善于在工作中不断吸取新的知识，不断总结工作方法，完善工作技能；不断提升自己的业务技能，能熟练操作办公室事务管理、档案整理、计算机应用、写作技能等。
　　3.良好的沟通能力。
　　良好的沟通能力让教学秘书在开展工作时更顺利解决问题，有效沟通可以提高办事效率，工作中能够得到同事和领导的帮助；良好的交通能力更容易让教学部门的团体工作氛围更融洽。
　　三、目前高职院校教学秘书工作中普遍存在的问题及解决问题的有效性途径
　　1.教学秘书工作不受重视。
　　教学秘书工作是一项非常繁琐的工作，且短时间看不到直接的成果。部分学校重教学轻管理，教学秘书地位不高，认为教学秘书当不了老师、搞不了科研，导致很多职员不愿意长期从事这个职业。因此，学校要重视教学秘书工作。学校要明确教学秘书相应的职责和权利，要制定相应的教学秘书职称和职务考核评价体系，充分肯定和评价教学秘书的工作和业绩，激发他们的工作热情，树立做好本职工作的信心，确保教学管理工作的顺利进行。
　　2.教学秘书工作责任重，激励机制欠缺。
　　教学秘书工作复杂、面广、琐碎。教学秘书工作每一个环节都不容许出差错，不能出教学事故。每一件都很重要，需要教学秘书有较强的责任心才能做好。同时，教学秘书工作的服务性质决定教学秘书权限低，甚至有责无权。对于类似的默默奉献的教学服务岗位，部分学校的岗位激励机制欠缺。因此，强化教学秘书的职业道德意识是必要的。教学秘书在协助系部领导下达任务、督促完成任务的同时，要有明确的角色定位，不能把自己等同于领导，要树立起良好服务的态度。
　　3.接受进修培训的机会少。
　　教学秘书的工作作息时间跟着学校的课堂作息时间转，需要随时关注教学运行状况，及时处理各种突发的问题，有时甚至要牺牲休息时间解决各种问题。导致部分教学秘书很难抽出时间参加讲座、培训，外出参观学习和教学培训等活动，甚至有的从事几十年的教学秘书没有获得过培训进修的机会。导致教学秘书视野不宽阔，知识匮乏，知识更新不及时，阻碍了创新能力和整体素质的提高。所以，高
职院校要重视提高教学秘书的综合素质。必要时定期开展教学管理方面的培训，使教学秘书系统地学习教学管理知识，接触新知识、新理念，不断提高业务水平，关注前沿的教育教学方面的动态，提高自身的综合素质。