2018谈商务英语信函的语言特色及其商务风格

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在国际商务活动日益增多的今天，特别是中国加人世界贸易组织(WTO) 后，越来越多的人士接触到涉外商务工作，而作为国际交往的主要语言 商务英语日显其重要性，人们须经常撰写商务英语应用文如商务信函、便函、传真稿、广告单、调研报告等。规范得体的商务信函、文件不仅展示出一个人的英语写作能力，更体现他所服务的企业或机构的形象。一封优秀的商务信函在商务活动中可以带来巨大的经济效益和良好的社会效果，反之则会破坏企业或机构的形象，甚至会蒙受意想不到的经济损失，商务英语信函在商务活动中起着举足轻重的作用。本文就在现代商务环境下，商务英语信函的语言特色及其风格进行探讨。
　　一) 简洁、明晰的语言体现了高效快捷的现代商务风格。近年来，商务领域办公自动化的实现推动了办公效率的提高与工作节奏的加快。人们希望尽可能用最短的时间获得最多的信息，这就意味着用最少的词汇表示完整的意思。但这并不是说商务信函应该短小或不连贯，一部长篇小说也能做到简洁，而一句话也可能说得I 嗦。所谓简洁、明晰，就是用最少的词汇即能表达了你想表达的内容，读者感到清楚、明白。延用多年的陈词滥调、繁文缉节已不合时宜，人们在商务交往中更加具有现代商务意识，即无论在口头或笔头上都趋于通俗自然，简单明了。作为与外界沟通的书面表达形式 商务信函在词汇与句法方面都提倡使用简单、常用的词汇而避免用生僻、花哨、过长或陈旧的词语以保持句式的简洁与明晰。如例的表达方式是很久以前沿用的，但对当今的人们已不再适用，因此在商务英语信函中应避免出现此类陈旧的表达式。
　　例，此句句式过长，该毫不犹豫地砍掉。
　　出现了一些没必要的冗词赘语，应改为一例。
　　如果把此句改为其表达效果会更胜一筹。
　　在现代商务领域中人们之间的沟通越发注重效率，在商务英语信函中可以通过节省用词来保持句子的言简意赅。
　　二) 精确、具体的词汇是现代商务领域职业的要求。商务信函一般都有两个基本目的:第一，也是最明显的就是通知收信人，尽可能准确地将头脑中的一些想法和自己知道的事实告诉收信人。第二，促使收信人做什么事情。因此选择最为充分地表达内容的词汇对商务信函是至关重要的。商务领域的职业要求信函中有收信人感兴趣的具体资料及信息，以便他们采取必要的回复行动。收信人每天都有可能收到大量的信件，要让收件人对你的产品或服务感兴趣，就必须有好的信函内容。使用精确、具体的词汇有助于你使读信人保持兴趣，有助于读信人获得具体、明晰的资料及信息。
　　模糊不清或没有说服力的信件不仅仅浪费了时间和金钱，而且得不到应该得到的回复行动，造成难以估计的损失。
　　例1: Our production manager ，Mr Cathoun ，这个句子几乎没向读信人表达什么内容。因为写信人使用了两个抽象的词是可衡量的，可测量的，在此不够具体。
　　到底对读者说明了什么? 对生产效率的影响大是小，还是不大不小? 在句中没有得到充分的说明，只有一个模糊的measurable" 。而effect 呢? 计算机系统对生产影响是有利的呢，还是有害的呢? 这类词过于笼统，除了模糊的概念之外，不能表达任何东西。
　　例此句不够具体充实。使句子充实的途径之一是使用表示具体意义的词汇。如把此句改为这样就能引起读信人的兴趣，也使读信人清楚地知道了在近期内销售额增长多少。
　　如果信函中使用了笼统的表达方式，从而使信函不准确，影响了信函的意义表达，那么应该毫不留情地删除或者换上一个更精确。具体的词汇。
　　三) 积极肯定的语气是现代商务活动蓬勃开展的保障。商务英语信函在句式上使用主动句，使语气变得积极，在遣词造句中多使用肯定词语使语气更加肯定，增加读者的信心。如要表达的意思必须使用否定形式，可通过不去使用哪些傲慢的，带有优越感的字眼来使否定变得柔和。这样写信人就可以通过信函多交朋友、维持友情，多拉客户、保持客户关系，竭力劝说对方接受你的意见，努力建立个人和公司良好的形象。这对写信人的职业进取和公司的扩大和延伸起着极其重要的作用，是现代商务活动蓬勃开展的保障。
　　英语词汇中有许多单词不仅具有词典上的含义，而且具有情绪上的含义。因此当读到或听到类似和beauty
　　这样的字眼时，人们的反应便会高兴和肯定。而当出现在人们面前的是类似或childish这样的词汇时，人们的反应经常是不悦和否定，因此，在商务英语信函写作中应特别注意。
　　例例IA 使用了被动语态，使得信函无说服力，并且哆嗦，B使用了主动句，书信便为简洁、主动。
　　例使用了I 'm sorry" , "unable两个单词，显得消极缺乏生气。"I' m sorrv几乎对每一封信来说都是一个糟糕的开头。"unable是消极否定的词，在商业信函中应该避免使用。把句子A很抱歉诺瓦牌黑色航空旅行包暂无现货，我们不能立即满足你的订购要求。和句子B你选择的颜色非常畅销，我们的存货一销而空?作比较，B 的表达方式既对客户的识货表示赞赏，又说明了卖方暂无现货。和A 相比B 积极、主动、表达能力及表达效果明显优于A。在商务英语信函写作中应强调你能做的事情而不是你无法做的事情，强调你积极主动去做某事而不是消极、被动甚至被迫去作某事。
　　四) 自然、亲切、友好的表达方式反映了现代商务管理与沟通的新时尚。自然、亲切、友好在商务信函中与简洁、明晰同样重要。商务信函除了上文曾提到的两个基本目的外，还有两个重要的附带效果。第一，它们能制造出一种帮助你公司卖出商品或得到提供服务的气候。也许在你的信中与买卖无关，但由于它们使读信人对你的公司产生了良好的印象，因而间接地帮助了卖出商品。第二，建立商誉的信件能够帮助你的职业进取，反之则破坏你的前程。每一个人都有自我，都喜欢把自己看作是智慧高深，在公司举足轻重的要人，没人愿意别人对自己发号施令，而却愿意别人求教于己。因此一封通情达理、自然、亲切、友好的信函在传递信息的同时也传送着你对他人的一份尊重，一份友情，一份关怀和感激。即使公司上、下级之间、公司与公司之间人们在书面语言沟通时也是礼貌而不谦恭、庄重而不官气十足。自然、亲切、友好的表达方式反映了现代商务管理与沟通的新时尚。试比较下面几个句子例态度强硬，命令式口吻征求意见，礼貌友善、十分客气例。Therefore ，一罗嗦，冷冰冰，消极否定，令人不悦一hand cor-net and return it to us. (简洁、明晰、自然、亲切从上述例子可以看出，不同的句式，不同的措辞所传递的语言效果，感情色彩就明显不同。例1 和例2 的所表达的效果更好，更受读信人喜爱。