2018电子商务时代办公自动化系统的实施策略

1509999

[摘　要]电子商务时代的办公自动化系统是以知识治理为核心的第三代办公自动化系统。本文结合知识治理的过程，探讨了电子商务时代企业实施办公自动化系统的基本过程以及在这个过程中可以借助的信息工具，以为企业应该将实施过程与企业的业务流程以及文化改造相结合，并留意个性化实施策略和以人为本。
　　[关键词]电子商务；知识治理；办公自动化；信息系统
　　　
　　一、概　述
　　
　　办公是指处理人类某一集体公共事务的一种集体性活动，在传统经济时代，企业的生产经营活动主要依靠于各种物质资源，企业办公活动包括接收天生信息、记录保存信息、加工处理信息、利用信息、发布信息和销毁信息6个阶段，其主要目的是通过信息的传递和共享加强企业内部各实体部分之间的沟通和协调，促使各种有形资源在企业内部的公道配置。
　　20世纪90年代末期，人类进进电子商务时代，企业的经营理念发生了巨大的变化，企业的竞争力的来源逐渐从传统的生产规模和物质资源转向优质的、差异化的产品和服务，这一转变要求企业具备很强的信息收集、处理和分析能力。借助电子商务相关的技术手段，企业获取信息的手段和途径变得越来越广泛，同时很多企业在前期信息化的过程中积累了大量的数据，经营理念和环境的变化给企业带来的困扰不是信息的短缺而是信息的过剩，是怎样在大量的信息中把对企业有用的信息挖掘出来并且加以处理和利用，实际上就是怎样将大量的信息转变为能给企业带来竞争力的知识的题目。因此，可以说电子商务时代是知识经济时代，知识是电子商务时代经济增长、社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地把握和利用知识成为电子商务时代组织信息化建设的核心目标，也是电子商务时代的办公自动化系统首先需要解决的题目。
　　
　　二、电子商务时代办公自动化系统的功能和实施过程
　　
　　电子商务时代企业的员工以知识型员工为主，为了能够更好地发挥员工在工作中的创造性，企业需要减少对员工的各种有形约束，例如工作时间和工作场所的约束，员工可能不再像以前那样在固定的时间和场所集中上班。而是采用移动办公、SOHO等方式进行分散式工作，企业的运作模式也由受时空限制的集中式向跨越时空的分散式发展。为了进步员工工作过程中的积极主动性，企业不仅要使员工对自己所需要完成的任务和目标“知其然”，更应使员工，尤其是使企业的知识型员工“知其所以然”，这给企业完成计划、组织、指挥、协调、控制的办公职能带来了很大的挑战，企业的办公自动化系统的运行模式也因此需要发生变化，其主要任务由支持正确快捷的企业内部信息转移变为支持有效地利用信息资源和知识的有针对性的转移，从规范和优化企业的办公流程变为支持企业的知识治理，信息发布模式也需要由推式变为拉式；另一方面，开放的、智能的电子商务工具为企业在更大的范围内进行知识收集和发布提供了廉价而快捷的手段，可以说电子商务模式的出现为企业的知识治理提出了急切的需求，而电子商务工具的应用又从技术和经济的角度为企业实施知识治理提供了切实可行的手段，电子商务和知识治理有着密切的联系。
　　彼得·德鲁克以为，知识治理就是要在最恰当的时间将最恰当的知识传递给最恰当的人，以便辅助他们能够做出最恰当的决策，终极使企业通过智力资本来获取竞争上风的过程。在电子商务时代，企业通过开发、组织、整合和共享合适知识来获取竞争上风，电子商务时代企业办公自动化系统的核心功能就是知识治理，电子商务时代企业实施办公自动化系统实际上就是要选择合适的技术和模式解决企业的知识获取、知识共享和知识利用的题目，要帮助企业发现知道什么，如何定位拥有专门知识的人，如何传递这些知识，以及如何有效利用知识，要能够在正确的时间，将正确的知识传递给正确的人，帮助他们采取正确的行动，避免错误或重复工作，从而提升企业的战略竞争力。为了适应知识治理的需求，电子商务时代的办公自动化系统的实施过程要以企业的知识需求为中心，一般来说，企业实施办公自动化系统是围绕企业知识治理的7项任务来展开的：系统需求规划、知识获取、知识存贮、知识发展、知识推广使用、知识评价和知识维护。图1是电子商务时代办公自动化系统的实施流程示意图。