2018PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步探索运用

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　摘要：目的 探索PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的应用效果。方法 我院运用PDCA循环法进行文书档案管理，分析其应用效果。结果 我院应用PDCA循环原理进行文书档案管理，从硬件到软件，还是办理率、归档率均明显提高，医院文书档案管理总体质量提高。结论 PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的应用效果明显，可以有效提高医院文书档案管理水平。　　关键词：PDCA循环原理；医院；文书档案管理　　为了顺应我国医疗卫生事业的快速发展，我院提倡全院运用质量管理工具实现对工作质量的持续改进。档案管理作为医院评审的必要条件，备受医院的重视和关注，因此明确档案管理工作在医院管理中的重要作用和地位[1]。本文提出在规范医院文书档案管理工作中应用PDCA循环原理，可以提高文书档案质量，促进医院文书档案工作的有序改进和创新。　　1医院文书档案管理存在的问题　　面对卫生部将医院文书档案管理纳入医院评审的新要求，我院为了提高医院文书档案管理质量，分析我院医院文书档案管理存在的问题，通过发现问题、解决问题，在不断的解决问题中发展。我院文书档案管理存在的问题主要有以下几方面问题：　　1.1缺乏管理制度 当前医院档案管理制度不完善、不健全，科室的文书档案管理意识薄弱，缺少档案统一管理的意识，并且存在不严格执行档案管理规章制度的现象。部分行政部门更是办理文件效率差，不能及时将上级文件上交办公室，甚至为了科室查询方便，自行留存本科室。加之档案档案管理人员不固定，容易造成资料缺失或者丢失。　　1.2硬件设施差 医院办公条件的限制，造成部分医院文书档案管理科室无独立的办公空间，并且没有相应的专用档案存储电脑、扫描仪等设备，不能实现档案管理信息化要求。同时医院对文书档案管理重视度不够，对其的资金支持和投入较少，限制了文书档案管理工作的发展[2]。　　1.3管理人员综合素质差 多数医院文书档案管理人员属于非专业人员，缺少专业的知识，并且对新知识的应用不足，从而造成文书档案办理不及时，归档不合理等问题。或者文书档案管理人员工作积极性差，档案管理工作不认真，不能全身心的投入到文书档案管理工作中。同时管理人员综合素质差，归档过程中不严格遵守文书档案管理要求。　　1.4拓展应用 医院文书档案管理人员自身操作水平差，对于信息化管理手段不能熟练应用，造成信息检索慢、工作效率低。同时在文档资料开发利用过程中，档案管理不全面、不系统，导致文书档案资源浪费现象，缺少具有科研成果的档案管理内容，出现文书档案管理轻重失衡现象，不能发挥文书档案管理的价值[3]。　　2 PDCA循环原理的探索应用　　PDCA循环原理是指通过制定计划、执行计划、检查结果、处理问题等工作的循环过程。在管理活动中应用PDCA循环，可以不普遍提高管理质量和工作效益。在医院文书档案管理中应用PDCA循环原理，我们应该严格遵循PDCA循环原则，使医院文书档案管理质量以车轮式提高，促进医院文书档案管理高效规范化的实现。　　2.1制定计划 针对医院文书档案管理存在的问题，制定注针对性的对策。主要体现在以下几方面：为医院文书档案管理科室配备标准化的档案办公室；综合分析确定新建档的方案；配备专门的电脑、打印机、扫描仪等档案管理专业设备；加强对档案管理人员的培训和学习，提高工作人员档案管理的专业技能；建立完善健全的文书档案管理制度，明确岗位职责[4]。　　2.2执行计划　　2.2.1将纸质文书档案转化为信息化档案，可以通过扫描方式进行。对于需要录入的内容，不能随意更改档案内容，并且对档案进行严格分类和归档。转变传统的文书档案管理观念，正确认识档案管理信息化的重要性。　　2.2.2综合我院文书档案管理现状以及医院的实际情况，制定科学合理的档案管理制度，明确各岗位人员职责。同时明确规范文书档案管理流程，为文书档案管理提供制度保障和依据。　　2.2.3严格医院文书档案管理人员的聘任制度。招聘人员必须是专业从事档案管理人员，并且经专业培训取得档案专业上岗证。通过不断的招聘，提高档案管理人员综合能力和专业水平[5]。　　2.2.4加强对文书档案管理人员的培训，定期对档案管理人员进行培训，提高管理人员的档案管理意识，培养档案管理人员专业能力。通过组织学习和培训，对医院文书档案管理人员进行考核和评估。培养档案管理人员规范化的工作流程，保证档案管理内容和分类的齐全。　　2.3检查结果 依据PDCA循环工作原理，对医院档案管理工作进行评价。检查医院档案管理应用PDCA循环原理建设的档案管理制度、制度落实情况、文书档案办理效果以及归档分类情况。结合医院文书档案评审工作的不断深入，通过自查和检查、定期检查和不定期检查、跟组检查等方式，科学合理的检查文书档案管理质量。结合检查结果，制定评审方针，并就发现的问题提出整改措施。同时及时跟踪整改效果，分析整改措施的可行性，从而有效促进档案管理质量的持续改进。　　2.4处理问题 定期开展档案管理工作研讨会，及时发现计划、执行以及检查中存在的问题，分析发生的原因，并且明确调整措施的重要性，保证文书档案管理工作向着标准化、规范化方向改进。特别是对于文书档案办理流程，应该及时改进，保证文书档案按时限办理，不断提高当日办理率、三日归档率。同时，办公室组织相关人员进行经验总结，促使档案管理的具体工作逐步进入一个更高层次的质量循环过程。　　3总结　　综上所述，PDCA循环原理在推动医院文书档案规范管理中的初步运用效果较为理想，提高文书档案管理水平的同时，促进文档管理区域规范化发展方向。同时医院文书档案管理工作得到医院领导的重视，加强对硬件设施配备。通过应用PDCA循环原理，促进文书档案管理制度的完善和健全，提高文书档案办理率。目前我院文书档案管理工作井然有序，为我院的评审奠定了基础。在今后，我们要积极探索PDCA循环原理应用过程中存在的问题，改进不够深入细致的问题，为医院文书档案管理质量的提高做出贡献。　　参考文献：　　[1]袁野.充分发挥档案在医院等级评审中的作用[J].兰台内外，2012，24（08）：45　　[2]张艳军，廖荣容. PDCA循环在医院科技档案管理中的应用[J].河北医学，2012，18（4）：564-568.　　[3]何琼，余昌胤，王飞.医院等级评审资料体系分层构建模式的研究[J].医院伦理与实践，2012，25（1）：27-29.　　[4]吴善锋.加强医院档案管理，努力发挥档案应有的作用[A].齐鲁档案论坛--山东省档案学会2013年学术年会会刊[C]，2013.　　[5]傅万明，常启太，尹延尚.巩固医院评审成果的做法与体会[J].中国卫生事业管理，2014，11（03）：76-78.