2018基于HRP系统的高值耗材条码化闭环管理实践

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1 研究背景
条码技术在各行各业的应用已经非常广泛，医院业务的发展也越来越需要条码技术的支撑。医院通过开发基于H R P 系统的集成化物资管理系统，基于条码实现耗材的一体化管理，大大减轻医院相关人员核对收费信息与入出库信息的工作量，很大程度缓解了收费材料的账实不符、账账不符及跑冒滴漏问题[1]。医院通过在HRP系统中引入成熟的条码技术，可以实现对高值耗材从入库到计费使用的闭环管理，以及对高值耗材从采购、开发票到付款的全程跟踪，从而提升医院对高值耗材可追溯、可跟踪的精细化管理水平。本文以上海交通大学医学院附属新华医院（以下简称上海新华医院）高值耗材条码化闭环应用的实践为例进行阐述。
2 高值耗材条码管理的范围
医用高值耗材是相对于普通低值耗材而言的，分属于各临床专科使用，一般指种植、埋藏和固定于机体受损或病变部位，支持、修复和替代其功能的一类特殊医用消耗性材料，具体包括骨科内植入器材、人工关节、人工晶体、人工乳房、植入式心脏起搏器、人工心脏瓣膜、血管或腔道内导管支架、介入性治疗导管器材和其他金属或高分子植入器材等[2]。
管理模式上，高值耗材通常采用代管模式，也就是供应商事先在医院备货，耗材在使用前所有权归供应商，先使用后结算[3]，通常称其为代销品。部分代销品在医院手术室设有代管库，需要对库中耗材进行日常的入库、盘点、资质、效期等管理，此类高值耗材在此简称为备货型高值耗材；还有一部分高值耗材，由于太昂贵且规格型号太多而无法在医院进行实际备货，手术前临床科室打电话通知供应商，手术时供应商跟台服务，耗材使用后，再在医院的库房中补充入出库信息，此类高值耗材在此简称为跟台型高值耗材。
以上两种管理模式下的高值耗材，是目前上海新华医院实现条码化管理的主要对象。
3 高值耗材条码应用的方式
3.1 高值耗材编码规则
由于各个供应商的耗材编码并不统一，不太适合直接拿过来作为医院内部的物资编码。根据医院要求， 需要对其进行统一编码和管理。上海新华医院的耗材编码规则是由上报类别层级码+ 流水号组成。通过院内耗材编码的规范设定，不仅明确了医院耗材管理的物资分类，而且也能够惟一标示各个耗材，为耗材的精细化管理打好基础。
3.2 高值耗材条码选择
通常就一所医院来说，供应商提供的出厂条码不会重复，直接使用供应商条码既可以满足医院高值耗材条码管理的需要，也可以减轻医院重新生成条码的负担，提高出入库条码管理的工作效率，当然医院也可以自行生成院内条码。对于高值耗材，目前上海新华医院采用的是供应商提供的条码，没有要求重新生成院内条码，如存在重复，将启用院内条码生成程序生成条码进行惟一追溯。
3.3 高值耗材条码使用
对于备货型高值耗材，在代管仓进行日常入出库管理。使用前，相关科室需要先申请，如无库存，还需要进行采购，采购到货后需要按订单入库。当耗材被患者使用并在H IS系统中计费成功后，H IS系统会关联HRP系统，在HRP系统中自动生成出库信息。
对于跟台型高值耗材，由于同一耗材下的规格型号繁多，需要在手术中才能确定具体的规格型号，且不在医院代管仓中备货，所以无法事先进行代管仓的日常入库管理。但是，由于要实现统一扫码收费的目的，术前需要在耗材物资档案及供应商资质证件中进行备案。手术前或手术时耗材规格型号确定后，需要在收费前及时补充入库信息。当耗材被患者使用并在HIS系统中计费成功后，HIS系统会关联HRP系统，在HRP系统中自动生成出库信息。
4 高值耗材计费
对于计费来说， 上海新华医院采取H R P 系统与H I S系统接口的方式来进行计费处理。高值耗材计费前必须先在HRP系统中入库，当在HIS系统确认计费时，首先工作人员会选出相应患者，然后通过扫高值耗材的条形码，带出通过接口传过来的高值耗材相关信息，核对无误后进行两者的关联，并确认计费。计费成功后，HIS系统会通过接口将计费情况传输至HRP系统，HRP系统会相应地生成该高值耗材的出库信息。具体操作流程：（1）在HIS系统收费界面输入住院号，带出患者相关信息；（2）扫高值耗材条形码，带出需要收费的高值耗材相关信息；（3）核对相关信息无误后，通过点击保存建立耗材和患者的关联关系；（4）点击计费按钮来确认计费，同时HIS系统将确认的收费信息通过接口传递至HRP系统；（5）HRP系统根据HIS系统传递的信息校验相关耗材库存，通过后自动生成出库单。
5 闭环可追溯管理
上海新华医院使用对人、财、物进行一体化管理的HRP系统，通过接口打通与HIS系统的关联，实现了高值耗材基础数据共享和业务、财务流程集成，从而很方便地实现了对高值耗材的闭环可追溯管理。
通过H R P 系统与H I S 系统的联动，HIS系统确认收费时，要求高值耗材必须在HRP系统中有库存，从而规范了高值耗材的入库管理；在H IS系统确认收费成功的同时，HIS系统还会将患者相关信息传给HRP系统，可在HRP系统中实现对相关病人耗材使用的查询，实现了采购到使用的流程集成。
通过H R P 系统与H I S 系统的联动，以及通过运用HRP系统财务管理子系统， 在H R P 系统中可实现对高值耗材的全流程可追溯闭环管理，实现入库-使用计费-出库-发票-付款的正向关联查询和反向关联查询。各相关部门都可以通过HRP系统查询相关信息，从而通过HRP系统实现各部门的数据共享和业务协同，使各部门的工作效率大大提高，也提升了对高值耗材管理的科学化、规范化和精细化水平。没有一体化HRP系统的使用，这一点是没有办法实现的。
另外，为了进一步优化流程，上海新华医院借鉴协同供应链管理理念，开放供应商资质维护及管理平台，让供应商能够通过互联网登录到医院HRP系统的供应商资质维护管理平台，及时更新相关信息[4]，一方面可以大大减轻医院物资采购部门的信息维护和核对工作量，另一方面也保证了相关信息的准确性和及时性。
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