2018应用精益六西格玛优化微生物实验室检验流程

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微生物检验主要为临床患者提供及时的检验结果。其检验流程是制约实验室质量和效益的瓶颈。目前,传统的检验流程已不能适应新形势的发展需求,微生物实验室迫切需要建立精益流程新路径,以达到提高工作效率、改善医疗服务质量和医院管理效能的目的。精益六西格玛(LeanSixSigma,LSS)的目的是通过整合精益生产与六西格玛管理[1],达到1+12的效果[2]。解放军总医院医技部微生物科自2012年将精益六西格玛引入微生物检验流程优化中,探索流程优化新路径,为新形势下微生物检验流程优化提供了参考。
1 实践2012年11 月19 日,微生物科针对优化微生物检验流程启动精益六西格玛活动,由微生物科主任、实验室技术人员、数据分析顾问、应用专员等组成精益六西格玛项目团队(Lean小组),针对流程中的每一环节进行分解,对影响工作效率的因素进行根因分析。采用新的定义-测量- 分析- 改进- 控制流程(DMAICII)[3],通过对数据的收集、统计、分析,透过繁杂的问题表象查找并确定问题根源,依此来改善工作流程,去除浪费,从而达到提高生产效率和报告质量的目标。
1.1 定义阶段(D)项目范围为Lean 小组通过采集、分析流程中的数据,利用LSS找到影响检验人员工作效率的关键环节和因素,并提出解决问题的方法。确定数据收集策略,需要采集实验室构成、实验室布局、现用设备、报告时间、每日标本送达频次、送达标本质量、样本类型、阳性/阴性比率、岗位人员配置、技术人员工作活动及时间、各项工作间的连接与等待和实验室操作规程(SOP)等所有影响流程效率的数据指标。日常工作活动按照管理(行政及实验室管理工作)、技术(检验技术工作)、移动(检验样本在工作台上的移动)、运输(检验人员为运输试验相关耗材等在实验室里的移动)、行走(单纯的人员走动)及其他活动进行分解记录。项目的关键输出为检验人员工作效率(单位时间内单位工作人员处理标本的件数)。将工作人员标本处理能力(工作效率)定义为流程中的关键质量指标。
1.2 测量阶段(M)操作较繁琐,周转时间较长,中间环节较多是微生物检验流程的特性。Lean小组收集2012 年10 月1日-10 日微生物检验流程中各环节的数据和1552 个技术人员的日常工作活动,根据流程特性、流程现状及标本流向绘制并分析粗线条现状流程,对各项分解活动在日常工作中的占比逐一进行分析。其中,管理占27%,技术占34%,移动占9%,运输占4%,行走占2%,其他占24%。
1.3 分析阶段(A)移动、运输、行走是需要缩减的主要部分,重点分析此三项在每项实验操作中的占比,对比例较高的实验操作进行标记,将此作为流程的关键缺陷予以重点解决。经分析,各实验组均出现了较频繁的移动,尤其以标本接收、快速试验操作、真菌检测和VITEK 鉴定药敏准备工作较明显;运输活动集中出现在细菌实验室的工作活动中,其次是标本接收工作;行走主要出现在标本接收活动中。
通过分析,找出移动、运输和行走在工作活动中的集中趋势并分析原因:检验样本在工作台上的移动主要是由于工作台尺寸和布局不合理导致;检验人员在实验室里运输试验相关耗材主要是因为耗材或设备存放不合理;实验室布局不合理导致了较频繁的行走。Lean小组对流程中的缺陷进行逐一分析,通过鱼骨图找到微生物检验流程中影响工作效率的主要因素和次要因素,确定等待及浪费环节,见图1。
1.4 改进阶段(I)Lean小组采用头脑风暴、决策矩阵等方法,针对收集数据,从标本接收、信息录入、样本转运、检验过程、报告审核5 个关键环节找到影响工作效率的可能因素,确定消除/降低实验室浪费、提高工作效率的方法,提出以下改善措施:
1.4.1 对实验室进行重新布局设计 根据流程操作特点设计新实验室的布局,尽可能地使标本接收区与标本处理区距离缩短,使标本处理区有足够的空间进行试验操作,以减少由于布局缺陷造成的走动浪费。
1.4.2 实验室布局再优化 2014年10月搬迁进入新实验室,为缩减移动和运输,对实验室设备及工作台布局进行再优化:将自动接种仪、血培养仪放置在标本接种区附近;将孵育箱放置在读平板工作台附近;在工作台下面增加放置试验耗材的抽屉和柜子并保持整洁有序;调整孵育箱的放置方向及工作台的试验项目等。
1.4.3 改变现有工作模式 工作模式逐步由手工劳动向自动化仪器、大批量试验操作再向小批量流水线操作、信息化等方向转变。充分利用自动化仪器,减少手工操作;完善信息系统,实施双向通讯,减少差错发生;小批量操作,减少样本等待时间;根据样本最低孵育时间(20h),采用先进先出(FIFO)可视化管理方法[1]进行培养皿读取等。工作模式的改变使部分药敏报告时间提前至17:00,下午下班前增加一人及时审核已完成的检验报告,大大缩短了检验报告TAT。见图2。
1.5 控制阶段(C)为利于实施改进措施并不断完善,科室建立了一系列的操作规范及监管制度,定期进行检查和数据分析,监督措施落实及持续性,定期评估改进效果。
为验证实施效果,于2015 年1月10日-20 日再次对数据进行采集并通过Minitab软件进行统计分析。管理、移动、运输及其他活动均有一定幅度的减少,技术活动占比由34%增加到47%,见表1。工作效率(样本件/时间/人员)由3.26件/h提高到5.12件/h,见表2。
改进措施的实施,明显减少了无效走动,使工作人员工作效率大幅度提高。在工作人员无增加、工作时长不增加的情况下,精益六西格玛流程优化使得员工更加从容地面对标本量激增的形势。在优化措施的实施过程中,应重视工作人员对精益六西格玛内涵的理解,详细记录各类数据以便于从数字中找到问题改进的机会[4],只有这样才能做到全员参与,才能得到满意的结果。下一步需要从细节入手,把精益思想渗透到工作的每一个环节。
2 讨论微生物实验室在为患者提供及时、高质量的检测报告的同时,还要尽可能降低检测成本。采用精益六西格玛优化微生物检验流程,实现新、老技术的完美结合,在检验任务繁重、人员不增加的情况下,使各种浪费降到最低,降低了处理时间和处理成本,有效地提高了工作效率,明显缩短了TAT 时间,减少了资源浪费[5]。在本研究中,流程的优化大大提高了生产力和效率,与赵小松等的报道一致[6]。谭正良、周军跃也提出检验科管理需关注人员、设备、质量管理体系等[7-8],减少由于等待检验结果而导致的住院患者费用增加,提高检验质量。
标本处理能力的提高依赖于工作流程的优化、自动化仪器的使用及实验室监管等多方面的有机结合。在改善项目的实施过程中,有以下几点注意事项:一是成立项目实施小组,对项目实施全过程进行计划、实施、监控,并督促进行长期改善;二是重视流程优化的持续性,避免改善措施实施不到位;三是做好流程优化评估,确定是否达到预期效果;四是开展持续的评估推动改进,将各个流程的责任明确落实到人,实施闭环管理,扩展并不断向六西格玛推进[9]。
总之,优化科室管理和医疗服务流程,可提高医疗服务质量和医院管理效能,提升医院综合竞争力[10-11]。因此,将精益六西格玛引入科室管理将是大势所趋。