摘 要：样品是国际贸易业务中不容忽视的要素，它不仅代表了外贸企业的产品品质，充分反映了企业的生产能力和服务质量，同时也代表了外贸企业的形象，直接影响国外客户对企业及产品的信任度，高效率的样品跟单在外贸出口业务中往往能起到事半功倍的作用。而在具体的样品跟单过程中，有不少关键且细致的重点和策略需要业务员和跟单员熟练掌握，才能使出口业务顺利开展和推进。如何高效率高质量地进行样品跟单，文章以服装样品跟单为例，从了解样品种类、明确送样流程、熟悉样品检测、重视知识产权、把握跟单细节等五个方面，结合企业的出口业务实例加以了详细的阐述，以期能对外贸企业的业务员和跟单员有所借鉴和帮助。 关键词：外贸企业；出口业务；样品跟单 在国际贸易业务中，样品是不能忽视的一个要素，如果外贸企业能在出口业务中较好地向客户展示和呈现高质量的样品，往往会起到事半功倍的作用。当然，样品展示只是铺垫，有效地进行样品跟单才能推进外贸出口业务工作的顺利开展，而在具体的样品跟单操作过程中，其实有不少重要但很微妙，关键但很细致的学问和策略，需要每位业务员和跟单员了然于胸，方能尽在掌握。 一、了解客户需要样品种类 外贸业务跟单中涉及到的样品种类繁多。江苏某服装进出口公司曾在广交会后一周内就收到这样一份函电，其中客户写道：We saw your garment samples made of pure silk materials at the Chinese Import and Export Commodities Fair in Guangzhou during October， and are keenly interested in this product. With a view to building up business relations with you， we are writing to you and hope to receive your catalogues and price-lists for reference.（我们于十月份在广州举办的中国进出口商品交易会上看到了贵司的纯丝绸质地服装样品，并对此产品很感兴趣。为了与贵司建立业务关系，我们今写信给贵司，希望能收到你们的产品目录单和价格表供参考）。这份函电中提及到的样品仅仅是推销样，除了推销样之外，还有参考样、测试样、产前样、大货样、船样等等，何时需要何种样品，这是根据广告推销阶段、打样确认阶段、大货生产阶段这三个不同的阶段而定的。具体以纺织服装行业的样品分类举例：（一）广告推销阶段：需要的样品有：推销样（salesmanship sample）、广告样（advertisement sample）、参考样（reference sample）、测试样（testing sample）。（二）打样确认阶段：初样（initial sample）、款式样（pattern sample）、对等样品（counter sample）、回样（return sample）、色样（lab-dip）、水洗样（washed sample）、辅料样（accessory sample）、绣花样（embroidery sample）、印花样（printed sample）、复样（duplicate sample）、确认样（approval sample）。（三）大货生产阶段：产前样（pre-production sample）、生产样（production sample）、大货样（bulk production sample）、齐色齐码样（size/color set sample）、船样（shipment sample）。 在样品跟单时，业务员一定要清楚地知道客户需要样品的用途，数量和寄样时间。南京某服装外贸公司在与欧洲一新客户谈判成功即将签约时，就收到了有关样品细则的函电： Dear Sirs， Thanks for your letter of May 11. In order to make our initial trade smoothly， we would like to remind you to provide the following samples in time： Initial samples for quality of make and specification before purchase orders are raised； Lab-dips for approval before bulk fabric is dyed； printed sample and accessory sample for approval before bulk trims purchasing； testing samples sent to Intertek testing services for test with the test report to us； pre-production samples with the bulk fabric and correct trims for approval before manufacturing commences； bulk production samples as representative of bulk quality for approval during production period； shipment samples with full labels and packaging from bulk production before the goods leave the factory. We look forward to cooperating with you . 感谢贵司5月11日的来函。为了使我们的首笔业务开展顺利，我们友情提醒贵司要及时送出以下样品。 在订单下达之前要送出初样供确认样品制作水平和规格；在大货染色前要送出色样供确认；大货辅料采购前要送出印花样和辅料样供确认；测试样需寄往天祥检测机构并将样品检测报告发给我们；在大货生产前，需用正确面辅料制作产前样供确认；代表大货品质的大货生产样需在大货生产期间送出供确认；需从大货中抽取有完整商标和包装的船样在产品离厂之前寄出。 期盼与贵司的合作。 谨上 以上是该欧洲客户在订单下达前后所需要的主要样品。在实际操作中，很多外贸企业在样品跟单阶段会遇到更多更琐碎的送样要求，这就需要业务员能条分缕析，查漏补缺，清楚且及时地完成打样任务。 二、明确产品送样流程 在了解样品种类的基础上，外贸企业还要明确送样的流程，以较繁杂的纺织服装跟单为例，在收到订单资料后，业务员需要给客户送出面料品质样、绣花样或印花样、水洗样、辅料样、服装尺寸样，客户会根据样品质量给出确认或不确认的意见，如果收到不确认的意见，外贸公司业务员需要根据客户反馈的具体原因和修改要求，重新组织工厂打样和送样，直到确认后，方能开始采购大货面辅料，进行大货染色，同时送产前样，并再次经历送样的过程直至全都被确认后，外贸企业才能真正通知工厂开始大货生产，且从大货生产到大货出运，还需要给客户依次送出大货样，船样等。 由于不少样品都不大可能一次性就被通过确认，需要重新送样，且出口业务大多交货时间急迫，所以外贸公司业务员一定要为每个订单制作一份详尽的送样流程图，根据生产和交货时间，在每种需送样品旁标注送样截止日，并催促各相关面辅料工厂和成衣工厂及时送样，以免因样品确认时间晚而耽误整批货的生产和出运。 江苏某外贸集团服装分公司在对欧美客户的出口服装业务多年跟单经验基础上，从收到订单资料到大货出运，对订单执行中完整的送样明细和要求进行了较为全面的总结，并以流程图的形式加以归纳，图1即为服装订单送样流程图。 纺织服装样品跟单是所有商品中较为复杂多样的样品跟单，如果掌握了其送样流程，对于其他商品的送样就可以较轻松地应对了。 三、熟悉样品检测要求 样品检测也是样品跟单中比较重要的一个环节。根据《中华人民共和国进出口商品检验法》的规定，凡是列入《商检机构实施检验的进出口商品种类表》中的进出口商品为法定检验商品，否则就是非法定检验商品，当然这主要是针对大货出运阶段时的产品检验。在样品跟单中，进口商通常都会要求出口公司将样品送到指定的检测机构，并获取相应的检测报告，以确保样品质量符合市场要求。目前，业界公认的颇具公信力和影响力的国际检测机构主要有天祥集团（Intertek Testing Services，简称ITS）、通标标准技术服务有限公司（Socit Gnrale de Surveillance，简称SGS）、胜邦质量检测有限公司（Specialized Technology Resources， Inc.，简称STR）、必维国际检验集团（Bureau Veritas，简称BV）等。 随着中国进出口贸易的发展，这些检测公司在我国都陆续开设了分支机构，如ITS和SGS的检测服务遍布北京、上海、广州、深圳、天津、青岛、无锡、杭州、宁波、武汉、厦门、南京、东莞、张家港等中国各地。检测产品的范围涵盖纺织服装、电子电气、农产品与食品、矿产品、医学及药业、化学品、玩具及轻工产品、建筑工程、生命科学产品、汽车配件等多行业领域的产品。根据不同的产品，测试项目也都会有所不同。比如对于纺织服装样品，通常需要检测色牢度、缩水率、外观持久性、撕裂强度、耐磨性、拉伸强度、接缝强度、顶破强度、织物密度、纤维含量、抗起毛起球性能、燃烧性能、禁用偶氮染料、甲醛含量等测试项目。对于其他种类样品的检测也主要是根据外观性能、使用性能等进行单项或整体性能测试。 目前，国内的外贸企业根据客户的送样检测要求，选择相应的检测机构进行检测还是比较方便的，但值得一提的是，送检测样的时间一定要提前规划好，因为国际检测机构的样品检测时间通常都需要5个工作日左右，属于普通件（Regular），若是采用加快件（Express）、特快件（Shuttle）、特急件（Immediate）的形式，要多付40%100%的附加费，甚至还有的检测机构如ITS针对某些检测项目提供当天件（Same Day）的服务，但要收取150%的附加费。所以如果国外客户规定好递交样品检测报告的时间，则外贸公司业务员就一定要把工厂打样时间、寄样时间、检测时间、出报告的时间都计算预留好，否则若做样品加急检测处理，就会多支付一笔不菲的附加费。 四、重视样品的侵权问题 知识产权保护在当今国际贸易中越来越被受到重视。外贸企业在接单的同时要充分考虑到商标权和专利，并予以尊重和保护。在遇到一些疑似侵权的出口贸易订单时，一定要格外当心，认真研究，谨慎接单，以免被卷入知识产权争议的风波中。同时，外贸企业在为品牌客户制作样品时也要保护其知识产权不被侵犯。 在样品跟单中，重视知识产权主要体现在两方面：一方面，当外贸企业被客户要求在样品上加贴指定的商标时，一定要查实该客户是否具有对该商标的注册证书，是否能提供给外贸企业该品牌的授权书，有无涉及到侵犯知识产权，并且在加贴一些与知名品牌类似词眼的商标时要多加留意，查看有无涉及到近似侵权，如加贴的Pionear牌子与日本知名品牌Pioneer，加贴的Hover牌子与美国知名品牌Hoover等都是因为一字之差，而造成了近似侵权。 另一方面，外贸企业在配合客户制作品牌产品的样品时，也要做好保密工作，防止该品牌的新设计、新款式或新工艺被仿制。国际上一些大品牌客户也会在下达订单的同时，要求供应商签署诸如制造者协议等防止知识产权被侵犯的协议书。如江苏某服装进出口公司作为供应商，曾承接过美国知名品牌Guess的订单，在打样初期即收到客户的来函要求：所有属于Guess服装、辅料的设计款式、图案、工艺等，供应商都必须做好保密工作，杜绝其它品牌抄袭Guess的设计。Guess的设计是独一无二的，每个Guess供应商都应当保护Guess的知识产权不受侵犯。这也是客人要求每个生产Guess品牌的承包商、转包商必须签署制造者协议（Manufacturer's Agreement）的原因。双方签署好保密协议后，外贸公司才能真正成为供应商，承接订单并安排打样生产，足可见品牌客户对保护该品牌知识产权的重视度。
五、把握好样品跟单细节
在样品跟单中，有些细节是需要外贸企业的业务员特别留意和把握的，把细节决定成败这句话用在样品跟单中实不为过。
（1）样品制作技巧。在打样时，有些原材料是需要外贸公司先寄小样确认的，而这些原材料样品被确认后，就要进入大货采购阶段，所以业务员在选材时是很有讲究的，要选择性价比高的，与客户需求契合的，且与订单价格大致匹配的材料，不能选用低质量的材料打样，这样很可能被客户拒绝，影响客户对公司产品的总体印象，并且浪费了宝贵的打样时间；但也不能选用过于高规格的材料，因为一旦被客户确认了，大货就要采购相同规格的材料而增加了采购成本。同时，要结合该产品的国际标准对客户的打样单进行专业的研究，如果发现一些不妥的或者客户忽略的地方应尽早提出，例如在儿童出口服装打样中，不能在4岁以下婴幼儿服装上使用烫钻，不能在婴幼儿针织服装上使用有金属底座的莱茵石，对于12岁以下儿童穿着的外衣，其帽子、领子上都不能含束带，对于腰带、下摆上的束带的完全伸出长度应小于3英寸，且束带中部应缝牢在服装上，以免束带可从一侧抽出造成的危险。这些细节在客户的打样单上不可能一应俱全地备注，但业务员若能在打样中注意到，一定会让客户对外贸企业的产品专业度评价加分。
（2）注意商业机密。在寄送样品环节，当外贸公司业务员收到工厂寄来的样品后，如果是色样、辅料样等小样，需要贴在有外贸公司标志的寄样单上，如果是成衣等样品，需要剪掉工厂的样品牌，挂上有外贸公司LOGO的吊牌，并在吊牌上写清楚样品规格颜色，样品种类，第几次送样，寄样时间，寄样负责人和对应的订单号等。切记不要把面辅料厂或成衣工厂的样品不经过处理就直接寄给客户，这样一来工厂的寄样说明可能不规范完善，二来工厂的信息会被客户掌握，造成商业机密泄露，今后客户可能会与工厂直接联系的后果。
（3）勿忘公司留样。在制作样品时，外贸公司的业务员除了客户要求的数量外，还应要求工厂多打一份供公司自己留样。这样，当客户确认或不确认样品时，公司业务员都会对照实样，安排工厂进行下一步的工作。否则没有留样在手，无法精准地翻译出客户对样品给出的意见，同时外贸公司在向工厂传达客户意见时切勿只扮演传声筒的角色，一定要结合留样加以理解消化后，转换成工厂能读懂的语句，或者对于一些关键的工艺点，要当面对照样品讲解给工厂技术员听，才能让工厂真正修改到位。
（4）样品合理包扎。出口业务中的样品都是寄送到国外，通常是采用FEDEX、DHL、UPS、TNT、EMS、OCS等国际特快专递服务商，快件邮费在首重对应的基价基础上，会根据续重增加续重费用，考虑到节省国际快递费用，有些业务员会把样品塞在一个小纸箱中，出现因不足包装而造成的样品破损。但业务员须知，样品代表的是产品的品质和企业的形象，会直接影响客户对公司产品和外贸企业的信任度，所以切不可在细节上疏忽，应根据样品尺寸和大小选用合适的防潮包装箱，并且在捆扎样品包装箱时要用封箱胶带，或再用打包带加以巩固，禁止使用绳子或带子捆扎样品包装箱。
（5）关注跟踪样品。当业务员将样品寄出后，应时时跟踪并与客户保持联系。首先在寄样后应第一时间用电子邮件的书面形式通知客户寄样时间，用的是哪家快递公司，快递单号是多少，提醒客户注意查收；其次，出口公司寄样负责人自己也应在快递公司的网站上关注该样品的物流状态，当该样品显示已被签收后，业务员应适时地问询客户对样品的反馈意见，既显示出业务员对此样品跟单的关注度，也提醒客户尽早对该样品给出确认意见，以利于样品确认后，大货生产能及时进行。
样品跟单是外贸出口业务中的必要环节，外贸企业的业务员应给予充分的重视，对样品种类，送样流程，样品检测都清晰明了，并注重和保护知识产权，把握好跟单细节，且在此过程中保持与客户、工厂的高效沟通，以确保出口业务的顺利开展和如期完成。出处：对外经贸实务作者：程欣
发表于 2018-7-15 13:38:16