2018浅谈城建档案规范化管理路径

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　　加强城建档案业务指导规范化管理工作，既能够引导城建档案业务指导工作的开展，又能够促进城建档案业务指导工作水平的提升。还能够促进城建档案业务指导工作方式的转变，将主动服务制度化、规范化，提高工作质量和效率。在规范化基础上，结合实际做好城建档案业务指导工作创新，同样既有利于推动城建档案业务指导工作以人为本，充分调动各方积极性，维护人民群众根本利益，实现可持续发展;又有利于推动管理体制创新，改善、提高、弥补之前不足，使管理体制和运行机制更加规范合理，提高工作效能;还有利于提高城建档案馆的社会地位。通过流程再造，制度创新，提高服务水平，实现与社会的互动和协调，达到城建档案工作参与各方的动态平衡，为城建档案事业发展创造和谐稳定的环境。
　　业务指导工作规范化管理中存在的问题
　　当前，武汉市城建档案馆已初步建立了适应社会发展要求的业务指导工作管理制度，建立了业务指导工作的各类规范。如：建设工程档案建档程序、建设工程档案业务指导程序、建设工程竣工档案验收程序、建设工程档案接收程序，以及建设工程竣工档案编制及报送规定等一系列工作规范。并已通过ISO9000国际体系标准认证，且运用了信息化、现代化管理手段，规范化建设取得了初步成效。但由于城建档案馆在社会管理角色的转变中，受传统因素的影响与制约，仍存有职责界定不具体、管理和服务对立、规章制度可操作性不强等诸多问题。如：随着城市建设的跨跃式发展，对建设工程的监管越来越严，标准越来越高，这就要求城建档案工作跟上监管工作的要求，相应提高工作标准，严格工作程序，势必会增加服务对象报送竣工档案的难度，这与上级要求的减程序、减费用、减时限，优化投资发展环境的宗旨就会产生冲突。现在建设领域新情况、新问题层出不穷，经常出现不能完全符合城建档案业务指导规范要求的建设工程档案，如何进行指导和接收，如何为企业服好务的难题就摆在了面前，需要在工作中不断总结创新加以解决。
　　对业务指导工作规范化管理与创新的尝试
　　城建档案馆作为档案业务指导工作的主体和面向社会的窗口，在加强规范化的同时，全面创新档案工作机制，要从观念、机制、理论、技术等方面破除旧的条条框框，打破传统习俗，要善于在新的实践中探索和总结新规律，形成新认识，在业务指导工作中有所突破，不断将档案工作创新推向新境界。近年来，武汉市城建档案馆进行了一些尝试。一是按照市委、市政府优化投资环境的要求，实行城建档案服务流程的再造。2011年市委、市政府提出了优化工业项目行政审批流程要求，武汉市城建档案馆及时对工业项目开工之前的城建档案报批流程、收费标准进行了修改，取消了在办理施工许可证前必须签订《城建档案建档及报送合同》并收取档案综合服务管理费的程序，实现工业项目开工之前的城建档案报批流程优化，提高了管理效率，实现了与社会的良性互动和协调。二是对城建档案服务行为方式进行创新。一方面调整机构设置、职能进行重新划分、严格检查监督机制，确保工作质量。另一方面，简化办事程序，将城建档案服务创新落实到各项服务当中。为进一步规范档案报送程序，提高档案报送质量，按照外简内繁的原则，落实指导要求，提高服务效率，做到档案移交即办即结，减轻了服务对象的跑路之苦。在征求建设、监理和施工单位代表对武汉市城建档案馆馆治理庸、懒、散和业务指导工作的意见活动中受到好评，服务对象满意率达100%，创造了和谐稳定的环境。三是实行城建档案服务手段的创新。近年来，由于一些新建工程因用地指标问题，报建手续的办理滞后于工程建设，甚至一些工程完工后工程报建手续都无法办理到位，因此，这类工程竣工档案的指导和报送工作就不能按照正常工作程序进行。如果站在管理者的角度严格按程序和规范执行，城建档案馆对该类工程竣工档案可不予接收。但是，由于该类工程的特殊性，如不及时将施工和监理竣工资料接收进馆，有可能造成该部分资料的流失，给今后建设方办理工程竣工手续带来麻烦。这就要求城建档案馆创新业务指导工作方式，在城建档案服务的手段上打破常规，实现由管理向服务的转变。近几年，武汉市城建档案馆加强对此类工程档案归集工作的指导服务，通过书面形式明确建设方的权利与义务，保证工程竣工档案归集管理工作的正常进行，创新了档案业务指导和收集工作的模式。即达到了监管的目的，又宣传了城建档案法律法规，提升了城建档案馆的社会形象。
　　对业务指导工作规范化管理与创新的思考
　　城建档案业务指导工作的好坏，直接影响竣工档案收集的质量和效率。因此，必须狠抓城建档案馆业务指导工作规范化建设，并根据新情况、新问题及时进行研究，并加以突破，这样才能提高工作效能，创造和谐稳定的环境，提高城建档案馆的影响力，从而实现可持续发展。为此，要着重抓好以下工作：一是要提高档案馆业务工作流程设计、制定的科学性、合理性和适用性，将业务指导各环节工作程序、工作标准、工作时限加以明确，确保业务指导工作规范严谨。二是要建立业务规范执行的监督机制，在机构设置、职能划分、检查方式上进行明确，确保工作质量。三是要提高业务指导工作人员的综合素质，不仅要加强工作人员对建设工程各类验收规范的学习，还要提高工作人员的政治敏感性，树立城建档案馆良好形象。四是要提高创新能力，借鉴其它行业工作的经验和做法，摸索开创适应广大建设、监理和施工企业新特点的档案业务指导工作模式，并加以规范，切实服好务。五是要坚定服务宗旨，力求档案业务指导工作从单一服务向多元化、社会化、市场化服务转变，才能更好地为构建和谐社会服务。
　　总之，只有在严格业务指导工作规范化管理的基础上不断进行业务指导工作创新，才能真正实现对建设工程竣工档案的有效监管，实现与社会的良性互动和协调。