2018浅析高校大学生档案管理存在的问题及对策

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　　摘 要：本文针对高校大学生档案管理中存在的问题，提出了解决对策。要增强学生、教师的档案意识;建立健全档案管理机制;丰富学生档案内容;加强档案管理人员的培训;加快档案管理的现代化、网络化，提高档案利用效率。
　　关键词：高校;管理;存在问题;对策;大学生档案
　　大学生档案是反映学生个人经历、思想品德、成绩、个性特点、专长爱好、健康状况等方面的原始记录，是学校教育、考察、培养人才的第一手资料，更是用人单位选拔聘用、考核培养人才的主要依据。[1]近年来，高校的扩招、学生规模的扩大，档案管理机制的不健全等原因，导致高校学生档案管理中存在诸多问题。因此，深入探讨大学生档案管理，使大学生档案能够为学校管理服务，为企事业单位提供真实准确的人才信息，具有十分重要的现实意义。本文从档案的流入、在校管理、流出三个环节探讨存在的问题，并提出解决对策。
　　一、高校大学生档案管理中存在的问题
　　1、档案流入环节
　　(1)学生、教师档案意识不强。大学生入学时，学籍档案是反映其高中期间，学习、生活各方面表现、优势、劣势，特长，班级管理经验的重要凭证，对老师在大学期间对其进一步的指导有着非常重要的意义。而今，因为学校、教育部门对档案的不重视，加之学生档案意识不强，档案在学生带到学校的过程中，被私自拆封、撕坏、遗失的情况屡有发生，此外，档案在学生移交到学校后，因为老师的不专业以及对档案的不重视，经常将学生档案束之高阁或丢失，没有使档案发挥其应有的作用。
　　(2)档案材料标准不一。近几年，高校学生档案是在新生报到时开始收集，然而，由于我国各省区学生高中档案没有统一标准，因此，学生档案在纸张、笔迹、格式、内容各方面规格不一，五花八门，档案质量参差不齐。
　　2、档案管理环节
　　(1)档案管理归口不一。许多高校学生档案管理归口部门不统一。以内蒙古某高校为例，2008年至2010年一直归招生就业处管理，2011年至今，一直归各二级学院管理。还有一些高校档案归人事处、学生处管理。归口不一必然导致档案管理的标准、规范不一致，档案管理混乱。
　　(2)学生档案内容陈旧。本人在从事档案管理的七年间，通过访谈，发现70%的单位对毕业生档案材料不感兴趣，因为档案材料中找不到单位聘用人员所需的各种信息。本人所在的高校，学生的档案主要由高中学籍档案、大学期间的成绩单、学年鉴定表、高等毕业生登记表、体检表、实习考核表、体能测试表组成，这些材料千人一面，很难反映出学生的创新能力、沟通能力、组织协调能力等信息，无法给用人单位提供选择依据，与用人单位的期望值相差甚远。
　　(3)档案管理人员非专业化。高校的档案管理人员普遍为学团工作人员，平时工作忙，任务重，没有接受过专门的档案管理培训，缺乏应有的档案管理基本知识，在存放、管理等方面，缺乏专门的制度，导致了档案管理方面重收集，轻利用的情况。
　　(4)档案管理制度滞后。大部分高校没有建立档案管理工作程序、规章及制度，使档案管理工作无章可循，缺乏固定的规范和法律保障。
　　3、档案流出环节
　　(1)档案封装质量低。高校学生毕业时，档案是其大学期间学习成绩、社会工作、文体活动、总体表现的重要材料，对其将来的就业、提拔起到了关键的作用。但是，由于目前高校没有严格执行相关的管理制度，加之档案封装材料多、人手少，每年都是抽调学生封装档案。学生能力有限，责任意识不强，致使学生档案材料收集、装档过程中出错情况时有发生。
　　(2)档案移交不规范。目前高校档案移交主要为一对多的移交方式，即在毕业前夕由学校统一移交到学生手中。因为毕业时期，移交材料颇多，学生档案需在短时间内移交完毕，档案的流动性大，数量多，时间性强，部分学生档案意识不强，请他人代领，导致档案移交手续不全，移交程序不规范等情况，其结果必然是杂乱无序。
　　档案的完整性、准确性、真实性是档案的基本属性和特征，而只有利用真实可靠的、质量较高的档案才能产生影响，收到效益。[2]根据以上高校大学生档案中存在的问题，为确保大学生档案的质量，提高档案的利用价值，必须采取切实有效的措施，加强管理。
　　二、针对问题的解决对策
　　1、增强学生、教师的档案意识
　　首先，要使教师、学生转变观念，意识到档案不仅是一种学籍资料，更是学生综合素质的一个全面反映，是学生在激烈的就业市场中胜出的关键材料，学生在档案的保管、移交、填写等环节要树立认真严谨的态度，确保档案材料的完整性与准确性。教师作为高校的管理者，更要树立大局意识和服务意识，端正态度，增强自己的服务水平，提高服务能力，确保档案转接的各个环节不出问题。
　　2、建立健全档案管理机制
　　加强法律法规建设，使大学生档案管理有章可循。教育部门及高校要根据《档案法》，结合实际，制定相应的《高校学生档案管理工作条例》，明晰管理部门及职责，使大学生档案管理有章可循，有法可依，指导大学生档案管理工作的顺利开展。[3]
　　3、丰富学生档案内容
　　为了进一步与社会接轨，给学生就业提供比较优势，高校应在学生档案内容方面进行创新，将学生在校期间的英语等级证书、计算机等级证书、专业资格证书、社团活动、学生活动获奖证书、图片材料、社会实践活动经历等内容按照学生的道德品质、学习成果、专业素养、综合能力、心理素质几个方面，一并整理封装在学生档案中，为用人单位提供一个详实的记录。
　　比如，道德品质方面，可增加信用档案。学生信用档案是学生个人职业生涯的信用资本，高校可以通过积累学生在校期间考试、劳动、还贷、参与活动、遵纪守法等多方面的表现，制成材料，准确反映学生的信用行为和品行情况。
　　学习成果方面，可以纳入学生的学习成绩、英语四、六级证书、计算机等级证书、奖学金证书、学术论文等，以此为主要依据，侧重反映学生的学习能力。
　　专业素养方面，以学生的专业资格证书、社会实践活动、实习经历为主，体现学生的专业水平和专业认识程度。
　　综合能力方面要侧重关注、体现学生各方面的能力。注意收集反映学生学习成绩以外的其他材料，比如学生的个人设计作品、参赛荣誉证书、职业资格证书、文体活动照片等。
　　心理素质方面，应建立心理档案来反映学生的心理状况。高校学生心理健康教育的开展及学生心理健康状况的跟踪调查，形成了很多关于大学生心理素质的材料，通过对这些资料的加工和整理，形成学生的心理档案，可以帮助单位根据学生的心理健康状况， 为其提供最适合的岗位。
　　4、加强档案管理人员的培训
　　大学生档案主管部门要建立学生档案管理人员培训长效机制， 广泛开展多种形式的教育培训，如档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。通过教育培训，完善大学生档案管理人员的知识结构，培养敏锐的档案意识及较强的档案技术能力。[4]
　　5、加快档案管理的现代化、网络化，提高档案利用效率
　　随着计算机在各个行业的广泛应用，档案管理工作者应在遵循档案工作客观规律的基础上，充分利用现代技术手段，将档案文件中的文本、照片、录音、录像和艺术作品等进行数字化处理，制成学生电子档案，既能方便学生本人、学校管理者的查阅，提高档案的利用率，同时确保档案的及时更新，数据的完整准确，并与学生所在地的人才交流中心对接，方便用人单位的查询，使档案的作用得到充分的发挥。
　　参考文献：
　　[1] 任洁，乔茂有.对高校学生档案管理的思考[J].吉林广播电视大学学报，2012(5)34-37.
　　[2] 单芹华.大学生档案管理存在问题及建议[J].南昌教育学院学报，2012(6)53-55.
　　[3] 孙海燕.新时期高校档案管理探析[J].品牌，2014(8)76-78.
　　[4] 续姗.新时期高校档案管理工作问题及发展对策[J].长春教育学院学报，2013(10)62-64.