2018新时期学生档案服务功能的延伸与扩展

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　　一般地，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。我国古代的档案，在各个朝代有着不同的称谓。商代称为册，周代叫做中，秦汉称作典籍，汉魏以后谓之文书、文案、案牍、案卷、簿书，清代以后多用档案，现统一称作档案。
　　摘要：学生档案记录着学生的成长信息，学生档案工作也属于教育工作的一部分。传统模式下，学生档案管理即为纸质档案管理。纸质档案管理存在的问题较多，比如安全性问题、遗漏问题及档案信息失真等问题。而如今在网络信息高速发展的背景下，使得学生档案管理也发生了一系列变化。本文在分析学生档案服务功能延伸与扩展的必要性及制约因素的基础上，进一步对其实现的有效策略进行探究，希望以此为学生档案服务质量的提升提供具有价值的参考凭据。
　　关键词：学生档案;延伸;扩展;服务功能
　　无论是何种档案，均有其存在价值。对于学生档案来说，记录着学生历年来的学习历程，无论是对学生今后深造、就业都有着重要作用。传统模式下，学生档案采取的是纸质档案，但在纸质档案管理过程中潜在一系列的问题，比如遗漏问题、安全性问题等。随着网络信息的高速发展，业内人士开始认识到电子档案的优越性。因此，渐渐的各个行业都开始从传统模式下的纸质档案管理服务转向为现如今的电子档案管理服务。这一历史性的档案管理服务转变使得档案服务的功能也相应发生了一些变化。为了使学生档案服务质量得到有效提升，本文对新时期学生档案服务功能的延伸与扩展进行分析与探究。
　　一、学生档案服务功能延伸与扩展的必要性分析
　　1.1 学生档案服务功能延伸与扩展必要性总论
　　学生档案记录着学生的个人信息资料，里面详细记载了学生的成长历程的，对学生今后的深造及就业均有显著价值作用。传统模式下，学生档案管理为纸质档案管理，进入21世纪以来，在网络信息高速发展的背景下，学生档案管理发生了一系列的变化，表现最为突出的便是从传统模式下的纸质档案管理逐渐转变为如今的数字化档案管理。学生档案管理在发生这些转变之下，其服务功能也发生了相应变化。为了使学生档案管理的质量得到有效提升，其功能的延伸及扩展非常重要。从时代、法律角度来看，学生档案服务功能衍延伸与扩展很有必要。
　　1.2 学生档案服务功能延伸与扩展必要性分论
　　在上述总论过程中，认识到学生档案服务功能延伸与扩展非常有必要，主要体现在两大方面。
　　时代性方面。学生档案管理工作从本质上而言属于学校管理工作的一个主要环节。在时代的发展下，传统模式下的纸质档案管理难以符合学校学生档案管理的需求，同时也难以使学生档案管理实现标准化。而借助互联网开展的电子信息档案管理则能使纸质档案管理潜在的弊端得到有效消除，同时也能使学生档案管理更具标准化。因此，从时代性角度出来，学生档案管理作为学校的一项服务内容，对其功能进行延伸与扩展是非常有必要的。
　　法律责任方面。学生档案管理除了有管理的属性，同时也具备文化的属性。对于学校学生档案管理来说，为了使这份工作更具完善性，积极开展档案宣传工作非常重要。国内外均对学生档案管理作出了明确的法律规定，由此可见学生档案管理的重要性。例如，我国相关法律规定有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。此类规定既表明学生档案管理是受法律保护的，同时也需在遵守法律制度的前提条件下实现档案文化的传承以及档案服务功能的延伸及扩展。
　　二、学生档案服务功能延伸与扩展制约因素分析
　　在上述分析过程中，认识到学生档案服务功能延伸与扩展非常有必要，但在实际过程中会发现这项工作的开展受到多方面的制约，从而使实践效果难以有效体现出来。基于整体层面分析，影响学生档案服务功能延伸与扩展的因素主要包括以下几个方面。
　　2.1 学校档案机构因素
　　档案管理是一项严谨的管理工作，倘若工作松散、疏漏多，则档案管理的价值作用便难以有效体现出来。对于学生档案服务功能延伸与扩展来说，会在很大程度上受学校档案机构因素的影响。我国教育部对学校档案机构作出了明文规定：高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构。从中可以看出档案机构工作的严谨性及条理性。虽然学生档案服务功能延伸与扩展非常有必要，但在实际实施过程中，会受到法律方面的制约，从而使该项工作实施起来受到很大程度的阻碍。
　　2.2 服务模式因素
　　在我国，档案服务的模式处在一个尴尬的局面，大致上表现为被动服务。也就是说，档案主体需主动前来索求服务。这样的服务模式便使档案主体接受服务的主体地位发生实质性改变。而档案主体的主体地位得不到很好体现，档案服务的价值作用也难以体现出来。显然，要想使学生档案服务功能延伸与扩展得到有效实现，首先要解决被动服务模式问题。
　　2.3 保密限制因素
　　上文提到档案管理是一项非常严谨的工作，与此同时，档案管理也是一项保密性工作。倘若可以任意调取档案，那么档案存在的价值及意义便会彻底丧失。虽然学生档案服务功能延伸与扩展很有必要，但在实现这些的前提条件下，还需要使档案足够保密，保护档案主体的隐私，确保档案主体档案信息不会遗漏等。基于整体层面而言，由于保密限制因素的存在，会使学生档案服务功能延伸与扩展受到较大程度的制约。
　　三、新时期学生档案服务功能实现延伸与扩展的有效策略探究
　　高校在录取学生过程中，保存档案是非常重要的一项工作。国家用人单位在录取人才过程中，也涉及档案的调离与储存问题。无论是高校本体，还是国家用人单位，都非常重视档案管理及其服务。在新时期下，凭据网络平台学生档案管理实现了数字化管理。另外，根据现有的研究表明，学生档案服务功能实现延伸与扩展非常重要。但是由于受到诸多因素的制约，因此在认清制约因素的基础上，采取有效应对策略非常重要。