2018城建档案管理引入馆外资源研究

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　　一、城建档案馆档案管理引入馆外资源的作用
　　(一)弥补馆内劳动力缺乏的不足
　　城建档案馆每年接收的城建档案往往会达到上万卷或者更多，而且这些档案一般都需要经过很多道手续才能正式入馆。因此，档案工作人员日常的工作强度及工作压力都比较大。而如果管理人员不足的话，还会影响到日常管理工作，导致一些工作出现延误，正常工作程序不能及时、有效的开展，从而使需要入馆的档案不断累积，导致因处理不当而造成移交档案的延误和损失。而档案工作的不及时处理势必会直接影响到一些城建工程的正常建设。而通过引入馆外资源，就可将这些馆前业务委托给档案中介服务机构来承担，并由专业人员进行监督，在城建档案馆内完成城建档案材料的入馆前工作，这样就可以有效加强档案管理工作中比较薄弱的入馆前管理，从而大大缩短城建档案的上交时间，同时也可以降低档案馆工作人员的工作量和工作压力，使他们可以全身心的投入档案管理工作，提高档案管理的质效，为实现各地区的城建档案事业的发展而努力。
　　(二)有效开拓城建档案馆的业务领域
　　随着信息化技术的不断发展和在我国各个行业领域的普遍运用，各级政府及相关部门对于城建声像档案的接收、电子文件的接收以及其他管线档案的管理等工作都做出了严格的要求。而对于城建档案管理工作来说，如何进行相关业务的跟进已经成为当前的首要任务。经过上面的分析我们知道，城建档案馆的馆内劳动力并不充足，其相关的软硬件技术支持还不是很到位。因此，很多城建档案馆的相关跟进工作还没能得到很好的实施。而这些工作的延误，又会造成城市建设过程中档案的缺失和遗漏，从而会给城市建设的统一规划和进一步工作的开展造成不利影响。如果委托并向建设单位推荐专业化的档案中介服务公司参与工作，并借助馆内资源延伸馆内的业务，就可以很好的弥补馆内资源不足的情况，从而有效提高城建档案馆的工作效率。
　　(三)有效提高城建档案馆的服务品质
　　城建档案馆的管理工作有其职能任务和工作方式，如何提高档案馆的服务品质是档案馆发展的重要指标。在城建档案管理的工作中，如果将城建档案馆的一些次要业务外包出去，可以使城建档案馆的固定人力、物力都集中在档案的开发利用及馆外业务的指导监督等核心业务上，从而有效提高档案馆馆内的服务质量。同时，又能充分发挥馆外中介服务机构的专业化、高效化优势，通过市场机制的吸引、配置馆外资源，实现馆内外资源的服务集成，最终使整个城建档案的各项工作更加规范、完善、有序。因此，引入馆外资源对城建档案馆的发展有很重要的意义。
　　二、城建档案管理引入馆外资源的依据
　　(一)城建档案馆的理论依据
　　城建档案馆有着很强的社会功能性，而城建档案馆引入馆外资源的理论依据是：如果一个机构如果明确了本单位的核心业务以及存在的优势和不足之处，就可以将非核心的业务外包给其他的专业机构，从而使本单位可以将更多的资源投入核心业务的工作中，并发展壮大其核心优势，最后使单位的工作效能达到最大化。城建档案馆是一个典型的事业单位，因此不会像一些企业那样处于复杂的竞争环境之中，再加上由于城建档案馆的工作人员相对较少，劳动力非常有限。因此，可将城建档案馆划分为核心工作与非核心工作，将非核心工作外包给其他专业机构，这样馆内的工作人员也能更好的将精力全部集中于核心业务，可以更好地发挥城建档案馆本身所具有的资源优势，对档案馆的未来发展有很好的促进作用，同时，也能更有效、更全面地实现档案馆的社会功能。
　　(二)城建档案馆的法律依据
　　档案中介服务机具有合法性是城建档案管理引入馆外资源的法律依据。中介服务机构就是档案馆与档案移交单位、档案用户之间的中介。目前我国对于档案中中介服务机构的规范性还没有一部明确的法律法规，但是，一些地方的档案法规及规章已经明确的对档案中介服务制定了相关的规范。
　　三、城建档案管理引入馆外资源的形式和注意事项
　　(一)城建档案管理引入馆外资源的形式
　　一是档案管理中入馆前的文件材料整理工作。通过与档案管理服务机构进行合作，将入馆前的档案进行整合和分类，方便入馆后的档案材料的摆放以及管理维护。二是档案管理系统的开发及网络技术支持。现代化、信息化管理是档案管理发展的必然趋势，所以在城建档案的管理工作中应积极寻求现代化设备的帮助，引用一些中介服务的先进设备对馆内的档案资料进行统一分类管理。三是工程声像档案的录制和处理。一般的档案馆很难配备专业的摄像专业人才，所以在工程声像档案的处理上应加强与专业技术服务机构的合作，通过寻求帮助获取较好的工程原始资料，方便工程建设的研究和分析。四是档案数字化以及电子档案的采集和转换。通过将这些专业性较强的业务外包给相关的中介服务公司，更好地利用其专业性、市场化更好地对馆内资源进行分类整理和开发利用。
　　(二)在引入馆外资源时应注意的事项
　　一是对中介服务机构的引入要谨慎。城建档案馆必须要尽量地选择具有良好的资质和信誉的服务机构。一个优秀的合作者要具有优质的专业人才与设施条件。二是对引入的服务的内容与形式要慎选。委托给馆外中介服务机构开展的业务，应当是需要很强大的劳动力，而以档案馆现有条件难以有效开展的业务以及一些专业性、技术性强的业务。而对于其他的档案鉴定验收等较重要的工作应该由馆内的工作人员亲自完成。