201880/20法则与秘书时间管理

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　　80/20法则与秘书时间管理
[案例]
　　一天早上总裁办秘书Summer刚进办公室，老板就让她起草一份上半年的工作总结，说下星期开公司董事会要用，明天下班前交给他。她估算了一下，总结得三四万字，有二三十页。刚从老板办公室出来，她还没有坐稳，老板又打电话过来，让她通知公司副总、销售总监、财务总监下午开会商讨工作；她刚放下电话，前台就送来一份电传，是新加坡恒鑫公司老总发来的，说后天到北京，请公司帮他预订酒店；看完传真，老板又来电话，说下月初到电视台为《一周财经观察》做嘉宾因没时间他不去了，让她给对方发个电子邮件；她刚喘口气，人力资源部的人又过来通知，让她填写存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。(选自谭一平《职业秘书实务》)
　　这是职场秘书每天最稀松平常的一个场景。对于一些没有经验的年轻秘书来说，一上班就遇到这么一大堆毫无章法的杂事，难免会手足无措、顾论文联盟此失彼，总觉得时间不够用，恨不得生出三头六臂。因而，一名称职的秘书必须学会管理好时间，学会巧妙地分配和掌握时间，让自己从忙碌中解脱出来。   
　　一、时间管理的概念
　　时间管理不是以时间为对象进行的管理，而是针对时间进行的自我管理和组织管理，是指在日常工作学习生活中始终如一、有的放矢地使用那些被实践证明是行之有效的工作方法，进而使组织、个人管理好自己工作生活的方方面面，最有意义地、最大限度地利用自己所拥有的时间。秘书工作纷繁复杂，时间对秘书人员来说是最紧缺、最主要的资源，而时间对每个人都是常数，我们不可能创造时间，也不能重复、储存、增加、转让时间，只能在常数的状态下，管理好时间这种重要资源，让有限的时间发挥无限的效益。
　　二、80/20法则的要义
　　19世纪，意大利经济学家帕累托注意到一个奇特的现象：19世纪的英国，大部分社会财富都流向了少数人手里。财富分配呈现出不均衡的状态。帕累托从研究中归纳出这样一个结论：如果20％的人拥有80％的财富，由此可以推测，10％的人将有65％的财富，而50％的财富是由5%的人所有的。这就是著名的80／20法则。这一发现在当时引起了世界性轰动。
　　1949年，哈佛大学语言学教授吉普夫发现了最省力法则，他认为：资源(人、货物、时间或任何有生产力的东西)总是会自我调整，以求将工作量减少，而大约20％-30％的资源与70％-80％的资源活动有关。最省力法则是对80／20法则的重新发现与阐释。另一先驱罗马尼亚裔美国工程师朱伦在《质量管理手册》一书中大力赞扬80／20法则：经济学者帕累托发现财富分配是不平衡的。这种不平衡在其他许多事情中也可找到：犯罪行为在犯罪分子身上的分布，意外事件在危险过程中的分布等。帕累托的不平衡分布法则也能解释产品品质不良的分布。从此人们开始普遍关注周围世界的一些神秘的不平衡现象，并惊奇地发现：20％的人拥有80％的财富，20％的员工创造了80％的价值，80％的收入来自20%的商品，80％的利润来自20％的顾客   http://

　　三、80／20法则与时间管理
　　按照80／20法则，我们的时间不是不够用，而是不会用，因此我们需要对时间的使用方式做出重新调整和分配。80／20法则告诉我们：
　　首先，我们应为成效而工作，而不是为工作而工作。先要考虑，我希望得到的结果是什么，而不是一开始就考虑做些什么工作，采用什么技术、手段。
　　其次，应制定优先的工作次序，把主要精力集中于少数主要领域和已经决定的工作重点，有条不紊地安排工作。80／20法则说明，在任何一组工作中，最重要的只占其中一小部分，约为20％，其余80％虽为大多数，却是次要的，最重要的事情(主要的少数)应该先做，而不是先做那些次要的事情。它实际上与秘书工作中的ABC工作法是一致的。ABC工作法是指按工作轻重缓急排序，把要做的工作分为四类：既紧迫又重要且不需花费太多时间的事情、重要但不紧迫的事情、紧迫但不重要的事情、既不重要又不紧迫的事情。
　　四类工作中A类就是占20％的确实非常重要的事情，这20％的工作一般是你现在必须马上处理的工作，其余的80％则是今天完成即可或者明天完成也可的工作。哪些工作应归为哪一类，秘书自己一般心中 作文 http:///zuowen/