2018浅谈高职院校系部行政秘书应具备的工作意识

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浅谈高职院校系部行政秘书应具备的工作意识
高校系部行政秘书，主要是负责协助系部领导处理日常事务的系办公室工作人员，是高校行政管理的基层管理者。行政秘书在协调系部与学校行政职能部门之间，系部与系部之间，系部与师生之间的关系中起到至关重要的作用。行政秘书工作任务杂乱繁琐且看似微不足道，却关系着系部的发展；行政秘书是否具有正确的工作意识则直接影响到系部日常工作的完成效率与质量。
　　1 系部行政秘书主要工作及工作特点
　　高校系部行政秘书的主要工作职责是协助领导做好系部日常事务，主要包括：①文书工作，公文的上传下达：负责系部对内对外的文书的起草、打印及发布工作，其中包括工作计划、工作总结、申请报告、通知文件、部门通讯文稿及宣传工作、会议记录及会议纪要整理；②档案管理：负责系部及学院上传下达的重要公文的收集整理，系部教工档案资料、科研文件、荣誉证书、人事档案的登记，整理及保管；③人力资源工作：负责人事考勤、年度评审、职称评定，人才招聘、福利事务等；④日常行政工作：管理办公设备、组织会议会务，综合工作、对外接待对内服务、协调关系，协助领导处理系部突发事件，辅助教学、科研、学生管理等工作。由此可见，系部行政秘书工作具有繁杂性、服务性、协调性、辅助性及管理性的特点。
　　2 系部行政秘书应具有的工作意识
　　良好的工作意识具体表现为工作积极认真，有责任感，具有基本的职业道德。由于高职系部行政秘书工作繁杂，事务众多工作特性，具备良好的工作意识，是做好行政秘书工作的关键，也是提升自我工作能力的重要前提。
　　2.1 行政秘书人员必须具备热情周到的服务意识：行政秘书是协助领导处理日常事务的办公室工作人员，这一岗位的性质决定了它本身的就是服务性、条件性很强的工作。服务性，不仅仅体现在服务上级领导，更体现在努力维持系部的日常教学，科研，学生管理，师资事务等日常的工作事务上。通过服务间接对象、辅助各项工作的方式服务整个部门。勤奋工作，积极进取，热情周到的服务意识，是做好行政秘书工作的基本要求。
　　2.2 行政秘书人员必须具有良好的协调意识：行政管理工作并非是单独个人或单独某个部门就能完成的工作，它必须通过与各部门，各领导乃至与师生们的沟通协调才能够顺利出色地完成。所以行政秘书人员务必认识到，良好的协调能力，是做好工作的必备条件。行政秘书人员在工作中，必须与学院各个职能部门保持沟通，保证信息的畅通，及时进行信息反馈；并学会运用各种沟通协调技巧，协调系部与学院、各系部及各职能部门的关系，建立良好的互助互信互爱的融洽关系；同时，也要学会通过沟通协调，借助各职能部门的信息及能力，保持系部日常工作的正常运行；行政秘书的沟通协调能力，除了体现在日常工作中的沟通之外，还体现在协助系部领导处理好部门内部教师与上级，教师与教师，教师与学生之间的三重关系，行政秘书必须充当好部门润滑剂的角色，避免各种人际关系事件的发生，努力确保系部工作能够顺利出色地完成。
　　2.3 行政秘书必须具备掌控自我情绪，保持平和心态的意识：行政秘书的岗位由于工作任务在教学部门的特殊性而决定了这个岗位是个普通而又特殊的岗位，但从事行政秘书工作的工作人员，确是一个有着喜怒哀乐情绪的自然人。行政秘书在日常生活中，会遇到各种各样会引发消极情绪的生活及工作问题，面对情绪的波动起伏，行政秘书人员平和的心态及自我调节情绪的能力显得尤其重要。不良的消极情绪，不仅给秘书人员的生活带来负面影响，也会严重地影响秘书人员的日常工作的积极性，服务性，进而可能影响部门日常工作的正常运转。行政秘书工作人员，在日常的工作与生活中，应当强烈地意识到提升自我的品德修养，工作修养，提高精神境界，培养心理抗压能力的重要意义并能够在日常生活中自我提升与自我培养。
　　2.4 行政秘书必须有细心、谨慎、周到的工作思维能力的意识：行政秘书在领导的直接领导下工作，是领导的助手及参谋，所以时刻保持头脑清醒，是行政秘书人员工作的首要条件。领导在日常工作中，既要了解及配合学院高层行政管理事务，又要把握系部整体发展的全局；既要了解系部的教学情况，又要密切关注系部科研工作；既要洞察师资的发展，又要了解学生的学习发展情况；工作事务大到学院高层，小到部门细枝末节，事务众多，任务繁重。在这种千头万绪的情况下，行政秘书必须保持清晰的头脑，时刻提醒领导工作安排及完成情况，例如会议会务情况，材料上交情况，对上传下达文件进行仔细的把关、提醒等，学会站在领导的角度关注日常工作的进展情况，细心、谨慎、周到地为领导考虑，才能更好地发挥助手作用。
　　3 如何提高系部行政秘书人员工作意识
　　3.1 提高政治素质：政治素质包括政治理论知识、政治心理、道德品质、工作能力、工作作风等，是人综合素质的核心。行政秘书工作者要有坚定的政治立场，坚决贯彻执行党的路线、方针、政策，严格遵守高校的规章制度，了解国家的政治活动，掌握高校最新的工作动态，为人正值，忠于职守。
　　3.2 提高文化素质：面对世界日新月异的变化及行政秘书岗位工作的多样性及多变性，行政秘书人员应该做到及时地更新自身的文化知识结果，提高文化水平及文化素养。①增强管理知识：行政秘书是行政管理的基础人员，必须掌握一定的管理知识，了解行政管理的规律，掌握先进的管理理念和方法，培养良好的管理能力，为规范管理工作提供坚实的知识基础，促使管理工作的规范化。②提高信息科技知识运用能力：在信息化时代，随着电脑及网络知识的普及，高校工作进入信息化，自动化，现代化时期，作为高校行政管理基础人员，应该具备并不断提升自身的计算机操作能力及网络运用能力，提高工作效率。③提升写作表达能力：行政秘书人员在系部工作中负责相关的文书及上传下达的工作，写作表达能力是做好本职工作的首要条件。所以行政秘书应该增强文书知识，扩大见闻，不断提升自身的写作能力及表达能力。④加强档案学知识：保存档案是行政秘书人员的日常工作，所以档案学知识必不可少。科学地分类保存档案，合理地整理档案，做到档案管理工作的规范化，能够极大限度地减少档案查找的时间，提高工作效率。⑤学习沟通协调技巧：行政秘书是系部与领导、与学院职能部门、与其他系部的沟通协调的桥梁，掌握学习相关的沟通协调技巧与行政礼仪知识，有利于行政管理工作的协调沟通，减少人力物力的浪费，最大限度地提高工作效率。
　　3.3 提高心理品德素质：自信乐观、热情坦率、坚强勇敢，高度的自制力，良好地人际关系，都是有助于顺利出色完成行政管理工作任务的良好心理品质。行政秘书人员应通过对心理健康知识的学习，培养健康的心理品质。
　　作为系部行政秘书人员，明确工作任务，是先决条件；了解工作特点，是基本要求；提高工作意识则是必备的工作素养。行政秘书人员必须积极提高自身的工作意识，提升工作能力，才能出色地完成各项基层管理任务，才能达到协助部门领导的目的，才能更好地体现个人的工作及社会价值。