2018浅析高校二级学院科研秘书的工作定位与实践

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浅析高校二级学院科研秘书的工作定位与实践
在现行的高校管理模式下，高校的科学研究工作主要依托二级学院组织实施，二级学院的学院办公室设有科研秘书岗位，协助领导做好学院科研机构管理和处理科研日常事务。作为连接上级行政主管与各院系老师之间互动的中介，科研秘书既不可能像学科带头人和科研院长那样站在学科前沿，统筹全局，把握学术动态，也不可能像教师和科研人员那样具有深厚的学术功底，亲自从事科研活动，但其有着自身独特的角色分工与工作定位。
　　1 科研秘书的工作定位
　　科研秘书工作内容主要包括：（1）依据各级各类科研主管部门的相关通知要求，做好学院教师各级各类科研项目的申报工作、中期检查、结题工作。（2）负责学院教师年终科研工作量的核定工作；负责本院的科研项目、成果、论文、专著、编撰教材和获奖情况的收集工作，建立本院教师的科研档案。（3）协助院长创造良好的科研氛围，做好院内外学术交流活动的日常工作，包括：学术讲座、学术会议申报管理；关注科研动态信息，积累学术活动的图片、文字资料，负责学院网站科研学术类信息的维护和更新；做好科研管理文件的归档工作。
　　可见，学院对科研秘书的定位，决定了对这一岗位的重视程度，也在很大程度上决定了科研秘书的发展空间。然而，当前科研秘书的工作存在着一些与科研发展形势不相适应的状况。
　　2 科研秘书工作在实践中所存在的问题
　　结合已有的研究以及作者担任科研秘书岗位的实践经历，可以总结出以下两方面常见的问题。
　　2.1 科研秘书工作定位的模糊性
　　（1）高校对科研秘书岗位的不重视。
　　目前，大部分学院科研秘书都是兼职人员（例如：作者还担任学院的外事工作），专业性不强，大部分没有系统地学习过相关科研管理知识，或没有长时间地从事科研管理工作的经验。再者，相比专职科研秘书，兼职秘书无法将工作时间和精力完全集中在科研管理上，也没有动力将工作完成得更出色。而且学院在工作待遇、进修培训、资金配套、职称评审等方面对科研秘书缺乏必要的支持，导致科研秘书工作积极性不高，力不从心或者存在转移方向，也抑制其管理创新能力。正是高校本身对科研秘书岗位的不重视，导致了科研秘书工作定位的模糊性，严重影响了科研管理的连续性和系统性，不利于科学研究的长远发展，也导致科研服务水平总是停留在初级阶段，无形中更是制约了科研管理的绩效。
　　（2）科研秘书对自身工作认识不够。
　　由于科研工作的多样性、繁杂性、重复性，工作条理性不强，必然使科研秘书耗费精力长时间持续工作，但付出后往往得不到相应的肯定和认可。虽然科研秘书是上级主管部门和院系教师的纽带，但是学术与行政上的种种矛盾，使得科研秘书自身很容易产生畏难情绪，缺乏从事工作的成就感和自豪感。长此以往，这样的工作状态会大大影响到学院科研工作的顺利开展。甚至，大部分科研秘书认为其职业生涯没有更大的发展空间；基层科研管理工作只是后台工作、繁杂琐碎、默默无闻，缺乏应有的机会和挑战。
　　2.2 科研秘书与科研人员沟通不足
　　大部分二级学院中的科研秘书和教师之间缺乏有效的沟通。例如科研秘书只是仅仅发布课题申报的信息，很少起到穿针引线的作用，没有将课题申报的注意点一一耐心与教师讲解，忽视对科研项目申报过程、研究过程的控制与监督。结果造成课题申报不能及时开展，项目不能及时结题等类似问题。主要是因为工作环境差异、组织互动差异等人力资源方面的主客观因素造成的。但也是由于科研人员与科研秘书沟通不足，双方只是程序性地进行工作，浮于表面。
　　总之，学院没有形成高效的科研管理系统，科研院长、科研秘书和教师间沟通不够，教师单打独斗，缺乏相互了解和团队合作意识。也致使科研秘书不把自己当作科研团体中的一份子，墨守成规从而消极对待工作。
　　3 提高科研秘书工作能力和学院科研管理质量的对策思考
　　对于当前科研秘书工作在实践中所面临着共同困境的综合性分析，应该结合科研秘书工作自身的发展模式，不断提高其工作业务能力，不断完善学院科研制度管理意识，从而使得科研秘书的工作不断适应高校科研工作的发展。
　　高校在重视专职教师队伍培养的同时也要加强科研秘书队伍的建设。建立长效激励制度及升迁体制，提供相关的培训机会，让从事科研秘书岗位工作的老师有个积极向上的工作氛围，提升他们的自我认同感，以乐观开朗的态度来面对繁杂的工作。所以，当科研秘书自身定位和学院对其定位相一致时，他们才能体认到这份工作的意义和责任感，对未来发展充满信心。
　　3.1 注重专业知识学习，提高专业技术能力
　　当今时代的主导是科技与服务。科研秘书需从专业化角度提升自己在工作中的技能，这里的专业知识是从科研和秘书的两方面考虑的。秘书的任务，不只是行政的琐碎事务而已，而是以决策为核心的领导性幕僚工作。对秘书的要求将更高，秘书所从事的工作将更加复杂及专业，秘书的忠诚度和耐久力也将相对地提高。今天的秘书因此应该比以往更需要充实自己，扩大视野，努力学习。
　　科研秘书服务的对象是各学科领域的学历层次高、知识范围广的教师、研究员，如果其缺乏相关学科专业背景知识，对教师的研究领域、研究水平及最新研究进展缺乏了解，就很难与他们进行有效地沟通和做好服务工作，导致在课题项目申报、成果奖项申报、争取相关资源等方面处于不利地位。随着交叉学科越来越多，科研秘书还要在工作中不断加强巩固和积累本学科的专业知识，及时掌握和补充新的内容，培养高水准的专业眼光和职业追求，这样才能够与教师进行更深层次的沟通，了解和掌握科研人员当前的工作状况，便于对管理过程中出现的问题做出正确的判断和有效的处置。