2018对二级管理下高校科研秘书队伍建设的思考

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对二级管理下高校科研秘书队伍建设的思考
一、二级管理中科研秘书的重要性及意义
　　目前我国的高等院校科研管理体系大多实行二级管理制度：学校科研管理部门负责统筹管理，制定科研管理相关的各类文件、制度，下达国家、省等上级单位的相关文件与通知，汇总下属学院的科研工作情况等；而二级学院则负责各自学院的具体科研管理工作，与科研人员联系和沟通，汇总各自学院的信息并上报学校科研管理部门。
　　在二级学院中，科研秘书作为各自学院的具体科研管理人员，是整个科研管理体系中必不可少的重要中间环节，起到上情下达、下情上传的沟通桥梁作用。科研秘书的工作是学院科研发展的强力后盾，是科研能力提升的重要保障。
　　二、科研秘书的主要工作
　　科研管理工作包括项目申报、成果申报、绩效评价、学科建设、经费管理、学术交流等，内容复杂繁多。
　　一方面，科研秘书是学院内所有科研人员的秘书，负责向本学院科研人员传达上级的政策、通告等，例如项目申请通告、项目立项通知、结题验收通知等；积极动员、组织指导科研人员申报各级各类项目和奖励；汇总本学院科研人员申报的科研项目材料、科研成果材料等；督促学院内的学科建设和实验室建设等。科研秘书的工作在于解决管理中的实际问题，为学校科研项目的实际执行人科研人员创造良好的管理条件。
　　另一方面，科研秘书是上级科研管理部门的秘书，直接向学校科研管理部门负责，辅助其开展科研管理工作。接收上级的通知公告，为其提供必需的信息和资源，将本学院的材料汇总后上报至学校科研管理部门，协助其开展学术交流活动，将科研人员遇到的障碍和难点等具体问题反馈给学校科研管理部门。
　　三、科研秘书队伍存在的问题
　　1.科研管理制度不够完善
　　管理制度中对科研秘书的工作内容、工作范围和工作权职界定不明晰。科研秘书存在并不完全明确其本职工作范畴的情况。尤其是一些科研秘书流动性较大的学院，管理人员的更替过于频繁，新上任的科研秘书往往对管理工作程序并不熟悉，出现纰漏的可能性也相应增加。
　　上级科研管理部门与科研秘书之间的管理权限之间存在交叉和空档。以项目申报为例，科研秘书一般不直接接触科研项目的立项和评审部门，往往只是根据其个人的理解实行。由于在审核过程中个人的出发点和审视角度不同，各个学院的科研秘书递送至学校科研管理部门的材料有时会存在不同程度的疏漏，包括信息不健全、格式不规范、形式有偏差等，使得科研秘书无法发挥其实质性的作用。而学校科研管理部门作为直接联系上级立项或评审部门的管理机构，虽然能够充分把握各类项目申报时所需注意的事项以及各类信息资源，但在汇总所有项目时，往往因为项目数量多、申报时间紧，缺乏足够的人员和精力对所有项目进行足够细致的审核。可见，在管理过程中尽管有科研管理部门、科研秘书这两层的审核部门，两者看似管理权限有交叉，但实际上二者之间又存在一定的管理空档，没有充分发挥二级管理的优势。
　　2.科研秘书自身素质问题
　　从客观的角度来看，部分科研秘书存在身兼数职的情况既是管理人员，本身又是一线的科研人员，同时又承担着教学任务。迫于科研和教学的压力，他们往往将更多的精力投入其中，对科研管理文件的精神领悟不够透彻，管理知识不扎实，管理工作业务不熟悉，开展管理工作时往往力不从心，疲于应付，潦草应对。
　　从主观的角度来看，部分科研秘书缺乏对管理工作的热情和积极性，忽视了其管理工作在科研管理链中的重要作用，认为科研秘书的工作性质类似于传送带简单地收集材料后递交，而没有意识到其作为链接科研管理部门和科研人员的沟通枢纽，既比科研管理部门人员更熟悉科研人员的科研情况，能够在审核申报项目的真实性、落实项目实施过程中起到科研管理部门无法替代的作用，又比科研人员更熟悉科研管理部门的管理规定，能够在完善项目申请材料、提供必要信息资源的过程中发挥不可或缺的作用。
　　四、加强科研秘书队伍的建设与培养
　　1.科研秘书应具备的素质
　　政策理解能力和信息传递能力。科研秘书应密切关注上级管理部门的政策和通知，接到任务指示后，能够仔细研读分析，深刻理解把握，吃透文件精神，掌握重点，关注细节，并及时向科研人员传达各类信息。同时，应鼓励科研人员积极申报各类项目，并加强与项目负责人的联系沟通，跟踪从项目申报、立项、实施到结题、报奖的整个过程，总结项目负责人遇到的共性问题，并及时向上级管理部门反映。
　　责任心和服务意识。科研秘书的工作内容较为琐碎，所做的工作大多是为他人作嫁衣裳，因此科研秘书必须具备良好的职业道德和奉献精神。要意识到科研秘书本身是服务性的岗位，应时刻以学院的整体利益为重，切实摆正自身的位置，认真负责，以饱满的工作积极性和高效的工作机制一丝不苟地开展工作，尽可能地帮助科研人员申报项目和顺利完成项目。由于科研项目的申报往往附带时间限制，科研秘书应在规定的时间内保质保量地完成任务，必要时还需加班加点，切不能以自身事务繁忙为借口，推脱或延误应完成的工作，而应秉持舍小我为大我的理念和甘于奉献的牺牲精神，不计较个人得失，始终将集体利益放在第一位。
　　组织协调能力。科研秘书作为上级管理部门与科研人员的沟通桥梁，必须具备良好的交际能力和沟通技巧。科研秘书的工作性质决定了其常规工作涉及到多方联络：除了向科研管理部门上报科研项目之外，还需要与财务处联系加强项目经费管理，与宣传部联系开展各类宣讲会、研讨会、验收会等学术交流活动等。科研秘书须协助各部门制定完善工作计划，安排落实工作任务，共同营造良好的工作氛围，为科研人员营造有利的科研环境。