2018浅谈供电企业机要秘书的职责

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浅谈供电企业机要秘书的职责
供电企业是国有自然垄断行业的代表，是关系国家能源安全和国民经济命脉的国有重点骨干企业。如若发生失密事件，则对企业的发展和成长会造成很大影响，同时也在很大程度上影响了企业的经济效益。作为供电企业的一名机要秘书，要在日常工作中准确无误甚至圆满地完成机要工作，必须要具备足够的专业知识和牢固的保密思想。
　　机要秘书的工作的主要内容包括了机要文件的登记、流转跟踪和保管；文件定期的清退、销毁；每年机要件的登记、核查以及归档等。这些工作看似稀松平常，其实当中每一件事情要圆满完成都需要经过一系列的步骤和流程。而在日常工作中，常常有遇到一件事情或者机要件没有处理完，另一件事情又接踵而来。这些都能表现出日常机要工作的特点：规范性、原则性、独立性、被动性、繁琐性。要成为一个合格的机要秘书必须做到以下几点。
　　1.树立牢固的保密思想，严格遵守规章制度，具有较强的责任心
　　机要工作是一个企业党政工作中的枢纽部分。作为机要秘书需要善于从政治上分析问题处理问题的能力。在日常工作中不仅要做到嘴要紧，还要对自己从事的每一项工作认真分析，严格自觉遵守国家各项保密法规与制度。做好涉密文件的管理工作是机要秘书的重要工作之一，其中机要文件的传阅要严格控制传阅范围。传阅的范围要合理，要宽严适度。如果收文上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许随意扩大阅读范围。凡属于国家绝密的文件、资料，随到随传，保证做到人不离件、件不离人，当天送、当天收。为随时掌握文件的走向和流程，避免机要文件横传，机要文件的传阅采取轮辐式传阅法，其做法是以机要秘书为中心，以阅读文件人员为外圈，从中心点开始给第一个人看，阅毕退回中心点，再由中心点传给第二个人看，依次下摊，严格履行阅文签字手续。在工作中牢记机要工作无小事的处事原则，认真细心的完成每一项机要工作，确保万无一失。随时提醒自己一旦出现一个小小的失误或者错误都有可能酿成大的问题。所以在面对繁琐单调的机要工作时，很强的责任心是做好这项工作的前提条件。
　　2.严于律己，树立锐意进取的创新意识
　　一般来说，机要秘书岗位有一套较为固定的工作程式，机要人员长期按这一固定程式工作，干得越久，角色强化作用就越趋明显，在不自觉的情况下，潜移默化地促使人趋向于因循守旧，脑子里懒得想事，得过且过，不愿意多角度、多层次思考工作方法、手段、技术的创新，工作中容易出现简单化、机械化倾向。然而，随着科技水平日新月异和信息化程度的提高，办公自动化也正逐渐取代传统的文件流转模式，正在逐步走向无纸化办公。信息系统的飞速发展在给我们办公带来便利的同时，也给机要工作带来了新的挑战。尤其是网络的迅速发展也使得网络泄密事件屡有发生，这要求机要秘书具备谨慎细致的工作态度，严格遵守企业制定的网络管理制度，防止出现内外网混用情况的出现。采用专机入网、专人负责制度，对需要接入公网的计算机要严格审批和管理，严明使用纪律，当然对于需要公布在互联网上的内容更要审核和把关，切勿失密。对于使用移动终端、手机、平板电脑等无线上网一定要高度警觉、提高警惕。对网络安全状况要进行经常性检查和评估，对存在的安全隐患要及时消除解决，对各类违规违纪行为要严肃追究责任，确保不发生网络泄密问题。
　　客观条件的改变使得机要秘书人员不得不做出自身改变以适应快节奏的办公要求。要想改变这一局面，出色地完成本职工作，首先机要人员不仅需要在确保之前工作质量的基础上不断积极学习各项保密制度与措施，加强自身的品德修养，还要主动学习最新的保密设备操作技能，确保文件的安全不泄露。
　　其次，要开动脑筋，勤于记忆。上至中央和上级党委、政府的重大方针、政策等各项具体规定，下至各部门和基层的各项基础数据以及各种动态、反映，都应进入机要秘书的大脑，到了领导需要之时，才能得心应手，及时提供；要勤于学习、勤于思考，不断学习新知识接受新理念，不断思考工作中的得与失。
　　此外，要勤于动手，多做少讲，求真务实，注重实效；要多动笔墨，勤于积累，定期总结，须知总结是介于实践与理论之间的桥梁与纽带，只有通过总结这一重要环节才能将实践中取得的经验教训从感性到理性，进而上升为理论，不断用新的工作方法、工作思路，指导新的工作实践，解决新的工作问题，以此循环往复以至无穷。
　　争取做到在工作中的两项转变：从一味的收发传递信息转化为综合处理信息；从被动服务转化为主动服务。随时根据工作的新问题、新情况有计划的展开工作，增强机要工作的全局性，真正做到开拓创新，与时俱进。
　　3.敢于奉献，增强主动服务意识
　　机要秘书岗位，是每天与所属各单位、各部门打交道最频繁、最一线的工作岗位。牺牲精神是秘书工作者必须具备的品格。秘书工作的服务性、辅助性决定了秘书工作时间上的不确定。例如机要件在领导签发意见后才可以处理，有时遇到紧急情况，随时都会加班加点，又由于这份工作的特殊性，即使再紧急再繁忙也不可以有由其他人员临时替代。作为机要秘书与其他人相比就会失去自己休息时间，这就需要机要秘书工作者乐于奉献、任劳任怨、淡泊名利。因此，机要秘书必须具备主动服务的意识，为领导服务、为部门服务、为基层服务，在不影响正常工作的情况下，只要能做到的，不分分内分外，都要竭尽所能将事情办好。
　　同时服务是机要秘书永远的话题，服务水平体现了工作水平。机要工作量大且繁琐，机要秘书工作人员必须具有主动地服务意识，以为广大同事服务为工作宗旨，尽自己所能将事情做好，充分发挥桥梁枢纽作用，设身处地为他人着想，为各部门各单位做好服务工作。为了更好地服务各部门工作，必须对文件进行分步跟踪、系统管理：对重要文件如领导批示、上级部门批复、关系单位人事及业务等重要文件都要做好登记备注，方便单位领导及部门同事随时查询调阅；根据部门需求及时进行电话跟踪提醒，督促上级部门加快办理速度。在不违反保密规定的情况下，要热心、热情、热忱为大家服务，及时查找调阅文件内容，及时跟踪协调办理进度，真正做到真心、用心、贴心，为确保单位正常有序运转提供切实保障。
　　新形势下的机要文书工作成为保密工作的重中之重，关系着国家的利益和单位的发展。如何适应新形势的要求，进行机要文书管理研究，根据本单位的实际情况和管理制度，认真落实零差错的具体办法，是每一个机要人员需要思考的问题，必须深入学习贯彻《保密法》，提高机要文书人员的政治素质，使他们都具有良好的保密意识，更好地把保密工作同机要文书工作结合起来，将保密意识落实到具体业务工作中去，做好机要文书的保密工作。我局的企业管理、改革发展贡献一份力所能及的力量。