2018浅议秘书在企业管理中的角色定位

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浅议秘书在企业管理中的角色定位
　　随着我国经济的快速发展，企业管理的日趋成熟，现代管理时提高管理人员的效率，组织结构扁平化，减少中层管理人员。因此，秘书这个职位在现代企业中不可缺少。从1995年至今，上海和北京两座城市经过调查发现，这两个城市秘书是十大紧缺人才之一。
　　在企业管理中，领导者是企业的核心，秘书则主要辅助领导工作，属于外围辅助。领导者与秘书能够协同运作是两者在工作中的共同需求，也是能够提高领导者与秘书的工作效率以及企业的效益的方法。因此，这就对秘书提出了更高的要求，要求秘书提高自我的素质，对自己的角色定位找准方向。
　　一、秘书的作用
　　秘书，在我国各个政府部门、企业部门普遍存在的一个职位，也是世界上存在最广泛的一个职业。在全球化的发展的大趋势下，秘书的职能已经明确化，向着科学化的发展，由以前的端茶送水兼打字员向着协助决策者的左右手进行改变。在全球经济一体化的条件下，企业管理日渐复杂，对于企业的领导者以及各个组织的决策者来讲，凭借自己的一己之力，很难独胜其劳的，都必须依靠秘书和其他协助人员来分担部分工作。
　　秘书的工作在各个行政机关以及企事业单位进行科学化、法制化以及民主化管理的时候发挥着不可缺少的辅助作用，其中包括为领导人员起草文件、对事情进行调查研究、信息数据的采集、安排以及办理公务和接待信访工作者。秘书主要根据承担工作分类两个类型，一种是秘书群体，另外一种就是秘书个体，但是他们承担的工作都是为了领导服务，在领导办公、举办会议等方面提供参谋性、服务性以及辅助性的意见。秘书部门还有着联系上下部门沟通的作用，协调好领导与各部门之间的关系，在领导进行管理的时候提供帮助，是领导管理部门的中枢机构。
　　二、秘书工作在企业管理中的性质
　　在对秘书进行角色定位的时候，首先要清楚秘书在管理过程中发挥怎样的作用以及具有什么样的意义。其实，秘书在我国的发展中是很悠远的，当新中国成立之后，根据我国的实际情况以及发展趋势，给秘书重新赋予了新的含义与内容，在宏观市场经济下，秘书工作逐渐规范化和、合理化。在现代社会管理中，秘书主要具有以下几个方面的特点：首先是辅助性。领导是企业管理的核心，秘书的主要工作就是帮助领导处理日常工作等，只要秘书辅助好领导工作，才能实现工作效率的最大化以及提高企业的效益；其次就是机要性，秘书作为领导的助手，是领导最亲近的员工，了解领导的工作以及秘密，因此，保护好领导的工作日程以及秘密也显得尤为重要；最后就是综合性，因为秘书的主要工作就是服务于领导，工作涉及面较广，内容较为琐碎，具有很强的综合性。
　　三、秘书在企业管理中担当的角色
　　1.秘书要成为领导的好帮手和助手。伴随着我国经济的飞速发展，以及社会体制的不断完善，领导所做的决策逐渐向民主化、科学化发展。这种决策的转变，体现出秘书工作的重要性，增加了参谋的范围以及内容。
　　2.秘书处于领导与员工之间，起到了一个承上启下的桥梁作用，确保领导决策以及员工问题能够有效实时的反映。在企业的管理中，上至领导下至员工，所有的活动都要有统一的计划，保证团结一致。秘书恰恰担当了这种职责，正如管家一样，连接起了上层和下层，密切协调着各级之间的关系。
　　3.秘书在各个企业之间，帮助各个企业之间沟通和合作。企业为了实现利益的最大化，开拓市场，便积极主动地寻求合作。在这个合作过程中，秘书就扮演着交流沟通的角色。最终取得对方的认可和信任，使得两家企业的发展能够达到最大效益。
　　总之，秘书在现代企业管理中，正如同过去的管家一样，掌管着公司内部的大小事务，负责上下级之间的协调统一，并在同外界的沟通中发挥重大的作用。
　　四、秘书的角色定位对企业发展的影响
　　在企业当中，秘书不仅仅只为领导服务，也要为下层员工服务。秘书工作进行如何，直接影响着领导的决策以及工作效率，还关系着一个企业的发展。如何做好领导身边的得力管家，需要从以下几个方面着手：
　　（一）培养良好意识
　　作为秘书工作人员，要自觉的培养起正确合理的角色意识，加强对管家身份的认知、理解和感悟。为此，我深入的同公司内部的员工进行沟通，充分了解到他们对于秘书有着什么样的期望，对秘书的行为有什么样的要求。只有充分的理解秘书同管家之间的联系以及自身的地位以及发挥的特殊作用，要对自己工作有着充分的认识，肯定自己的工作以及价值，树立起信息，这样发挥更大的工作激情去完成本职工作。
　　（二）对自身角色充分把握
　　在一些公司中，秘书渐渐地成为了和领导平起平坐的角色，向员工发号施令，这样的做法是非常不可取的。作为秘书，一定要清楚自己只是领导身边的管家，搞清楚领导同自己角色上的本质差别，以免喧宾夺主，不知不觉间扮演起了领导者的角色。这样就会引起领导以及下面员工的反感，时间一长自然在公司中站不住脚。作为秘书，要在不同的场合以及工作中，根据需要转换角色，避免角色出现错位等问题。
　　（三）提高把握能力
　　不论从事什么样的工作，都要不断的加强自身的修养，全面提高自身素质。作为领导的管家，在一定程度上可以说是领导的代言人，在工作中更加要注重自身修养的加强和锻炼，提高自身能力和素质，积极地扮演好秘书的角色。在同其他企业的谈判中，充分的展示出自身的良好素养，谈吐优雅，首先在印象上就为企业之间的合作增加了砝码。
　　五、结论
　　在现代企业中，秘书的职责越来越重要。如同大户人家中管家要把内外事务打理的井井有条一样，秘书也扮演者领导身边的管家，处理公司中的大小事务，负责上下级之间沟通。作为秘书工作人员，并不应该只是打打文件，理理资料，每天都要有一些看似乏味枯燥、繁琐的小事要处理，妥善的协调着各级之间的关系，管理着公司的大小事务。
　　秘书这一特殊工种在企业中所扮演的角色，如同过去大户人家的管家一样，秘书掌管着企业的大小事务，内务、外务都要去处理，包括公司内部的财务、传达上级指令、协调内部关系，对外要有一定的外交手段，处理各种写作上的事宜，要时时刻刻对自己有准确的定位，扮演好自己管家的角色，切实的为公司的大小事务负责，为企业的发展做出自己的贡献。