2018试论秘书工作的科学管理

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试论秘书工作的科学管理
　　在我国有一个特殊的职务就是秘书，秘书工作是一种社会职业。所谓秘书就是助手的意思，因此秘书所发挥的职能就是助手的职能。在上个世纪我国的秘书工作具有一定的规范性，工作目标和工作内容都有一定的范围。随着经济体制的改革，尤其是上个世纪的80年代，秘书工作随着改革开放，也发生了很大的变化。秘书管理的科学化及工作效能都发生了根本的变化。助手、参谋成为新时期秘书工作的新角色。如何实施科学化的秘书工作管理，成为新时期秘书工作的新课题。如何实现秘书工作的科学管理，下面笔者将自己的思考谈一谈。
　　一、正确理解秘书工作的职能
　　秘书在日常的工作中要摆正自己的位置，将工作中领导的意图领会清楚，并按照领导意图将工作做好。随意更改领导的工作内容、随意改变领导的意图都是不允许的，这是有违职业道德的表现。秘书工作允许创新，但是要在依从领导意图基础上进行创新，在充分领会领导意图的基础上进行创造性的发挥。创新和创造性都要在体现领导意图的前提下完成，否则就不是一个称职的秘书。秘书工作除了服务功能外，参谋功能也是主要的。在新时期的新环境下，秘书工作也要以参谋功能为主。在工作中多给领导提建议，为部门工作献策。工作中的情绪控制也是一个主要方面，不能因为自己的情绪影响工作的效果。
　　领导的决策永远是秘书工作的核心内容，秘书要围绕这个核心工作进行自己的工作开展。秘书的工作是站在领导身后面的人，是领导影子遮蔽下的工作人员。工作内容是被动的，但是工作态度是积极主动的。秘书要把工作做成主动型，需要秘书具备一定的工作能力和工作艺术。秘书需要具备领导者的眼界，善于掌控全局，了解全局性的工作视野。第二是要熟悉阶段性的工作任务，和领导保持工作中心的一致性，正确处理工作内容，了解手头工作的轻重缓急，能够将复杂的事情理顺好，保证工作的顺利开展。最后是要领悟好领导布置工作的内容，分析清楚领导工作的情况和思路，帮助领导将每一项工作落到实处。最后是要善于积累资料，善于将工作内容做好记录，保存好工作档案，为工作的开展建立备忘录。秘书具备了这些素质就是很好地完成了工作职能。
　　二、秘书的时间管理
　　秘书的大部分工作是为领导工作服务的，给领导工作日程做好安排，并能及时提醒领导按照工作计划完成工作。时间就是金钱，时间就是效率，在信息技术大爆炸的年代，时间观念在每一个人的心中都异常强烈，所以秘书工作的时间观念比别人要更强。首先是要管理好领导的时间，这是秘书工作的重要职责。帮助领导做好工作日程时间的控制，做好工作内容的时间安排，这是秘书工作的重要构成部分，不能有丝毫的马虎，否则容易造成重大的失误乃至于损失。秘书能够有效控制领导的工作时间，为领导工作效率的提高做好准备。秘书工作的有效性可以从如何帮助领导把握时间开始，不使领导陷入不必要的琐事纠缠中，从而提高工作效率。比如为领导制定工作时间表，做好工作计划表，这些都是帮助领导掌控时间的行为，也是工作有效性的保证。但是在实际中，秘书工作没有将领导的时间管理作为工作的主要内容。其中的原因不只是秘书的责任，一些领导者自身的时间观念也是一个重要的影响因素。陈旧的时间观念影响日常的领导和管理工作，搁置一些工作导致时间的拖延，进而影响工作效率。
　　秘书管理领导的时间要注意有序性，科学安排领导的工作内容，保证领导工作的合理有序，不使领导穷于应酬忙于周旋。上级部门的工作安排、本部门的工作安排，这是秘书要帮助领导控制时间的主要方面。秘书要了解上级领导的工作精神，又要领会本部门领导的工作意图。这样可以更好地把握领导工作的内容和时间安排。
　　秘书还要为领导争取可以控制的时间。领导的时间可控性是随着职务的升高而减少的，也就是时间受制于他人的问题随着职务的高升而控制的力度减弱。秘书要帮助领导将不可控的时间变成可控时间，这样才是一名领导能力的体现，也是提供工作效率的关键。秘书要将工作时间表和工作计划表的拟定工作作为一项作用内容，实现和帮助领导将不可控时间变成可控时间。将时间表中的重要工作内容做好标记，同时要做到简洁明了，让领导一目了然，不能繁琐和复杂化，影响领导的判断。为领导的时间控制做好安排，做好实现工作目标的计划。拟定工作清单、制定时间标准表、填写好目标工作管理卡，标明隶属工作单位、职位、工作计划、预期进度、自我追踪、考评等内容。
　　三、做好秘书工作要提升个人素质
　　秘书是工作在领导身边的人，既要服从领导，又要为领导做好参谋。这是秘书工作的性质决定的。一名合格的秘书要具备德行操守，德才兼备是一个秘书必须要具备的素质。如果工作中失德，必然失范，那么所造成的后果是不堪设想的。秘书是工作在权力中心的人员，没有很好的德行操守是不能独善其身的。秘书工作的无确定性，使得秘书个人生活也会受到很严重的影响。正确处理个人和集体、自己与领导、工作与家庭之间的关系也是秘书能力的体现。
　　秘书工作的科学管理影响之大，是秘书自己要认真思考的问题。德行品质，自身素养，领导时间控制，职能体现等，都应该成为秘书工作的主要内容。科学管理秘书工作可以对领导工作效率产生重大的影响，所以这是需要秘书具有的使命感。