2018企业高级秘书保护商业秘密能力提升的对策研究

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企业高级秘书保护商业秘密能力提升的对策研究
引言
　　随着信息时代浪潮的到来，企业间的竞争进一步加剧，竞争手段更加多样化，作为竞争手段之一的商业秘密的保护工作也在不断加强。企业高级秘书处在为领导层决策服务、为管理层履行职能提供支持的重要位置，由于工作性质的特殊性，高级秘书除负责文件管理、会议管理、涉外接待、企业形象宣传、领导行程管理外，还经常与技术研发部门和经营管理部门有工作往来，触及商业秘密的机会多，这就为高级秘书保护企业秘密提出了更严更高的要求。
　　一、企业商业秘密的内涵
　　我国《反不正当竞争法》中将商业秘密明确定义为：不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。具体到企业层面，技术信息是指凭经验或技能所产出的，在实际中尤其是工业中适用的技术情报、数据或知识，如产品、配方、工艺程序、机器设备的改进、研究开发的有关文件、技术的预测等；经营信息是指具有秘密性质的经营管理方法及与经营管理方法密切相关的信息和情报，如交易秘密、营业秘密、管理秘密、人事组织秘密、财务管理秘密等。
　　这些信息安全与否，关系到企业的兴亡盛衰。不同类型的企业，其商业秘密的指定范围也会有所不同。企业高级秘书在T作时，一定要明确本企业的商业秘密限定，并严守商业秘密，以发挥商业秘密在本企业中的最大效用。
　　二、企业高级秘书保护商业秘密能力提升的重要性
　　（一）高级秘书保密工作关系到企业的商业秘密安全
　　在这个竞争手段多样化的商业社会里，一些企业和个人会不择手段地从其他企业收集情报。他们收集的情报包括企业领导人的家庭情况、企业领导层及管理层人事变动、企业员工薪酬情况、企业发展战略、产品营销战略、新产品研发情况、产品成本等。高级秘书在日常工作中会经常看到、听到甚至直接参与处理这类机密，因此，高级秘书往往是一些别有用心的人的重点关注对象。另一方面，现在的高级秘书大多是年轻人，社会经验不足，很容易被一些人利用。所以，高级秘书一定要有一种职业性的警惕性。
　　（二）高级秘书保密工作关系到企业的发展
　　在科学技术迅猛发展的今天，越来越多的企业凭借其领先的科学技术水平和商业模式在市场竞争中占据着有力地位。因此，商业最大的秘密就是科技发明和企业的经营管理信息，科技发明和经营管理等重要信息是全球企业争夺的焦点。一个企业在同行业中的竞争力如何，与上游供应商议价能力如何，获得政府支持的力度如何，首先取决于企业经营发展的水平和科技进步的程度。在国际经济技术交流与合作日益广泛和频繁的新形势下，企业与企业之间的交流一方面要严守自己的经济的科技情报，另一方面又加紧窃取对方的经济和科技情报。因此，企业科学合理的确定商业秘密等级、制定有针对性和保密措施，高级秘书积极落实企业的保密制度，对企业的发展来说显得至关重要。
　　（三）高级秘书保密工作关系到领导工作的成败
　　高级秘书的保密工作与领导工作密不可分。领导的秘书通常被称为二号首长。因为，秘书人员在领导者身边和中枢部门工作，经常接触各种商业秘密秘密，包括企业的核心机密。他们不仅知密的时间早、知密的范围广，而且直接经管各项保密事项，如文件保密、会议保密、通讯保密和计算机保密等。秘书和秘书工作的这种机要性质，要求秘书人员必须严守秘密，并认真做好秘书机构的保密工作。如果秘书部门发生失密、泄密事故或窃密事件，就会直接影响领导工作，甚至造成领导工作的失误。因此，高级秘书的保密工作关系到领导工作的成败。
　　三、企业高级秘书泄露商业秘密的途径分析
　　作为协调企业领导层和管理层桥梁的高级秘书，工作内容决定了其要接触和掌握有关公司大量的重要商业秘密。无论其泄密是有意行为还是无义行为，都会对企业的利益产生重大不利影响。随着信息科技化水平的进一步提升，信息载体呈现多元化，商业泄密的途径出现多元化的特点，企业商业秘密泄露的途径除传统的言语泄密、文件泄密、通讯泄密、会议泄密这四种传统途径外还包括新闻宣传泄密、办公自动化泄密、网络泄密这三种新技术途径（参见图1）。
　　图1企业高级秘书泄露商业秘密途径
　　（一）传统途径泄密
　　1.言语泄密。言语泄密是商业秘密泄露的主要途径，也是最难以把控的途径。高级秘书作为企业领导层的助手，必然会成为同事、朋友、家人眼中的明星，在一些公开场合或非公开场合中难免会谈论一些关乎企业经营情况的话题。如果高级秘书不能熟知企业的商业秘密保护范围，在日常谈话中随意而谈，被有心人从只言片语中了解到企业的商业秘密，都属于言语泄密。
　　2.文件泄密。文件泄密是商业秘密泄露的传统途径，但也是极为致命的途径。一方面主要表现为高级秘书人员未能正确对企业领导层在工作过程中审阅过的文件进行商业秘密等级划分，导致一些该及时销毁的文件并未及时销毁，该及时封档保存的未及时保存，该在下发过程中标注传阅范围的未正确标注；另一方面，企业高级秘书在明知文件需保密的情况下，为便于工作，将文件内容部分摘抄、复印甚至拍照，在使用完毕后忘记销毁私自留存的资料；此外，还存在由于高级秘书人员岗位轮换，前任秘书离任后未做好资料管理工作，将任期间工作全部带走等现象。这些在文件管理上的疏忽会导致大量含有商业秘密的文件被窃取或泄漏。
　　3.通讯泄密。通讯泄密对于大众来说，早已不新鲜，不法分子通过窃听领导层和高级秘书人员的通讯信息来窃取商业秘密是较为常见的手段。然而利用先进的通讯设备进行通讯联络是企业与社会沟通的有效手段，不能因为存在被窃听的风险就因噎废食，不使用现代化通讯设备。企业高级秘书人员可借鉴我国政府对领导干部和涉密人员使用手机有四不准的规定，即不准使用手机谈论秘密事项；不准将手机带入涉密会议会场（因特殊情况带人应取出电池）；不准将手机带入谈论秘密事项的场所；不准使用他人赠予手机。