2018高校教研室秘书工作之感悟

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高校教研室秘书工作之感悟
在高等医学院校，教研室是教学管理体制中最基层的组织单元，教研室建设和管理直接关系到学科的发展和学校的整体办学水平。在教研室众多事务中，教学工作是日常性中心工作，而教研室学秘书则是教学工作的直接开展者。笔者担任药理教研室秘书一职，感触颇深，不禁行于笔下，与人共享。
　　1 秘书的职责范围
　　1.1 协助作用
　　根据学校教务期末下达的教学总目标和具体任务，教研室秘书需要协助教学主任制订教学计划。除此之外，还得协助教研室主任和课程负责人制定或修订人才培养计划、课程标准、建设试题库等。
　　1.2 协调和沟通作用
　　教学秘书是联系学校教务、院系管理部门、教研室领导、学生的枢纽。上接教务处、院系管理部门的各项任务，下传教研室老师和学生，这就要求教研室秘书必须及时传达每一项通知，提高工作效率。例如，每逢节假日，或者授课教师因出差开会需要调整补课时，秘书事先需要和班级干部协商适宜的补课时间，填写调课申请单经任课教师、教研室主任、院系负责人、教务处批准后，将补课时间地点及时告知补课班级、多媒体管理员与任课教师，避免教学事故的发生。
　　1.3 安排教学
　　药理学是医学院校专业主干课程之一，承担本科药理学（临床医学、全科医学、口腔医学、预防医学、医学影像学、放射治疗、医学影像工程、康复治疗学、眼视光学、护理学专业）、机能实验学（临床医学专业）、人体疾病学（公共事业管理专业）、成教专科或专升本药理学（临床、麻醉、护理、预防专业）、研究生药理学进展（相关专业）、成教进修班药理学以及留学生本科药理学等多层次的教学任务。以主教学期为例，教研室承担本科授课班级23个，全日制研究生100人次，外地成教进修班教学点5个，然而，教研室任课教师人数仅为8人，教学工作量繁重，高达300-400学时/学期，且不同的教学层次和教学专业要求有所不同，所以在编制教学进度表前，教研室秘书需充分征集各位任课老师的意见，结合任课老师的优势特长编写，避免任课老师疲劳应付、教学质量下滑现象的发生。初稿形成后，要仔细检查，反复核对，再给教研室主任复核，无误后再上交有关部门并录入系统。最后将进度表终稿递交到每位任课教师手中，让其核对即将授课内容和班级，提前做好备课工作，提高教学质量。
　　1.4 考试管理
　　考试是检测教学效果的有效手段，科学客观的考试能为教师教学和学生学习提供客观的反馈信息。作为教研室秘书，在考试管理方面需要牢牢把握一下几个安排：
　　1）命题安排。根据不同层次授课专业的教学大纲要求，组织授课教师出题，集中组卷后，整体把握试卷难易程度，且反复核查，严格保密。
　　2）答疑安排。考前一周安排授课教师答疑，并通知学生答疑时间与地点。
　　3）考务安排。提前落实好考试时间和考点，安排监考老师，且考前召开考务会，强调考试纪律，并做好教研室巡考和发放监考费工作。
　　4）阅卷安排。核查试卷答案和评分标准，做好阅卷分工，成绩批改核对完毕后输入成绩管理系统并进行试卷分析，对每次考试的试题质量、学生学习效果、教学质量进行综合评价指标，为今后的教学改革提供依据。
　　5）学科硕士研究生复试与答辩。我院药学一级学科获得硕士学位授予权，目前药理学、药物化学、药物分析学、药剂学和临床药学5个二级学科招收硕士研究生，药理学教研室的秘书承担着教学秘书和科研秘书的双重任务。作为科研秘书，要及时系统收集本学科成员的资料（课题、论文、成果、专利等），以迎接每年的学科评估或相关申报工作，除此之外，根据研究生院下达相关通知，协助安排硕士招生复试、硕士研究生开题、预答辩和答辩工作等。
　　2 教学秘书队伍建设存在的问题与对策
　　全国高校教学秘书岗位设置有专职和兼职之分，就我校药学院而言，在二级学院及其下属各教研室并没有专设教研室秘书岗位，均由各教研室教师，特别是年轻教师兼职承担教研室秘书的岗位工作和职责。此种情况下，避免不了存在些不足，主要体现在以下3点：
　　2.1 任务繁重
　　教研室秘书除了本身承担的教学科研任务以外，日常的事务繁琐而杂，有如超级保姆。事大到教学排课、命题安排、考试组织、试卷分析，小到调课、组织集体备课、会议记录等，几乎每件大大小小的事情都得亲自办理、考虑周全，如有疏漏，就有可能导致教学事故的发生。从目前就业形式看，医学高校门槛逐年升高，进校工作的年轻教师几乎均是博士毕业，从踏入岗位的那刻起就身负教学和科研主力的双重压力。于教学，既要认真备课又得参加教学技能听课计划；于科研，正处起步期，几乎无带教学生，只能亲临实验室为报课题打基础。如若身肩秘书一职，势必贡献多半时间，且长期处于疲于奔波状态，这不管是对于自身教学和科研，还是对于教研室的教学管理，难免力不从心，最终不得已机械式的应付以对，缺乏与时俱进的管理创新精神。
　　2.2 业务不精
　　一般教研室秘书由一线年轻教师轮流担任，未经系统的秘书工作培训，对于开展管理工作有时感觉无从下手。此外，为了避免秘书长年的工作压力，多数教研室两年甚至一年更换教研室秘书，这往往会造成工作长期处于适应期。特别是随着教务管理系统的信息化，秘书要与时俱进掌握现代办公设备的使用，特别是教务课程录入系统和成绩录入系统，而教学秘书的个人计算机水平参差不齐，遇到严重问题则需要向管理人员咨询或他人请教，对工作或多或少造成不同程度的负面影响。
　　2.3 贡献与待遇不成比例
　　在充分肯定教研室秘书工作对于学校教学管理和教学质量提高的重要性的同时，我们还应看到秘书所从事的是一项凝聚着服务性、专业性、协调性、智能性、创造性为一体的脑力、体力相结合的劳动。然而，现实中却存在着一个失衡点即秘书的津贴与付出，工作几乎当是义务的奉献了。在日常教学管理的工作中，秘书理当是不应计较个人得失，任劳任怨，甘于奉献，但长期以往，在工作积极性方面难免会受到或大或小的无形撞伤，而最佳的解决方式则是提高秘书津贴水平，让其收获的报酬与岗位贡献相称，这样才能充分保证秘书对工作的热情久经不减。
　　综上所述，教研室秘书岗位在教学质量管理中举足轻重，从实际出发，建立相应激励机制，改善现有不足，将对建设稳定教研室秘书队伍，切实提高教研室教学管理工作的水平和效率有重要的意义。