2018风险理论视角下秘书决策参谋职能风险探析

5583868

风险理论视角下秘书决策参谋职能风险探析
在人们的印象中，秘书作为领导身边的一个特殊岗位，具有一定的神秘特质，特别是秘书可以代表领导处理一些事务，给秘书的权力赋予了一种如领导亲临的效果。随着秘书的作用发挥，社会对秘书的关注也越来越多，相关的研究也十分广泛，如对秘书概念的研究，对秘书能力的研究，对秘书制度的研究，从不同学科角度，例如社会学、心理学等角度对秘书的行为、职业化趋向、秘书工作现状等的研究，还有从不同行业的秘书入手，对某一群体秘书的素质要求、职业道德研究等。而且随着秘书研究的深入，秘书学已经形成，进而成为一个专业，主要侧重于教学和秘书实务。本文从社会学的角度，对决策过程中，秘书的参谋智囊角色所带来的风险进行分析，探讨风险的根源、表现，以及如何防范此类风险。
　　现代社会分工细化、专业化、职业化的特征和趋势使得各专业职位在原有岗位的基础要求（例如业务能力、公关能力、信息收集整理、统筹组织协调能力等等）上，对职位提出了更加高的要求，如职业道德、新的更加细化的职业规范、在一定职位上延展出的岗位职责，以及对能力专业化更高的标准等。秘书的职业化的特征也越加明显，关于秘书的定义可以从两个角度进行概括，一是作为领导或者主管的特殊助手，能够在一定程度上代表领导做出事务处理的决定。二是具有熟练的办公室能力，能够在岗位上发挥主动性，帮助领导协调具体事务。前者定义倾向于秘书的智囊作用，后者倾向于辅助作用。尽管侧重点不同，但是有着共性的方面，即秘书是作为领导的服务人员和辅助人员，能够辅助决策、综合沟通，在具体办公事务中发挥参谋和助手作用的职业群体。
　　一、秘书在决策过程中参谋职能的影响力
　　秘书的基础责任是处置日常程序性事务，最为突出的职能是收集和传达，具体地看，就是秘书通过接听电话、收发文件、保管印信、管理档案资料、协调日常事务等帮助领导从常规琐碎工作中脱离。本文将这种职能定义为执业能力，即从事秘书行业的基础能力，在此基础上，秘书还需要做好领导的参谋助手，这属于秘书的职业能力，具体来说，就是秘书通过信息、调研等工作辅助领导合理利用资源、协调关系，研究制定政策和措施，区别与前者，职业能力对于秘书的素质要求更高。
　　从定义可以看出，秘书在领导决策中占有着重要的角色，即作为信息的提供者，在领导决策过程中提供诸如事件基本信息、相关人员信息、事件发展方向、相关联的事项等；作为决策的建议者，为领导提供可参考的事务处置方式，以及某一种处置方式可能带来的关联效应和后续发展；作为措施的执行者，是具体处置过程的掌控者、跟踪者和反馈者，有效把握事件处置成效。上述角色可以概括为智囊、辅助和执行，从这些角色可以看出秘书具有一种无形的影响力和引导力，尤其是在决策过程中，秘书的意见和态度在很大程度上能够影响领导的判断。
　　影响产生于依赖，而不同于一般下级对领导的权力或者影响，或者在某一项专门工作中下级对上级的影响，秘书的影响力具有极强的广泛性和伸缩性，这既根源于领导权力的广泛性和全面性，也根源于秘书工作的特殊性，从某种意义上讲，秘书工作的专业性要求不同于一般职业或者岗位，是一种综合性的岗位，对于所在单位要有基本的全局性的概念之外，秘书专业更多的是服务性的、基础性的，因此，在判定秘书对领导影响力大小时，还可以从其他方面进行考察。
　　领导决策时秘书的影响力程度取决于以下几个因素：一是日常接触中对秘书的评价，这是影响因素中最为主观且主要的因素，领导对于秘书的评价包括但不仅限于工作能力的评价，还包括日常的观感，包括对于秘书个人性格、情绪习惯等的综合评价。二是事务本身的难易程度，是否有悖于现有制度规范和工作纪律、对于领导个人的事业发展是否有影响等。三是秘书所掌握的而领导或者其他人所不擅长的事务，通过按别人的要求提供服务，一个人确立了对他们的权力。如果他定期向别人提供在别处不能轻易获得服务，那么他们就会因为这些服务而依赖而感激他，换句话说，在自身所不熟悉的领域，人们往往更加信任专业人士所给出的意见，这也影响了领导对于秘书建议的信任程度，进而影响了领导对秘书的依赖程度。
　　二、秘书参谋职能所带来的风险
　　随着职位的专业化要求不断提高，秘书也时刻面临着全新的机遇和挑战，现代秘书的知识结构应该是开放的，从纵向层次说，现代秘书要具备从事本职业工作的足够的知识深度；从横向层次说，现代秘书又要具备从事某行业实务工作的知识广度。
　　现代秘书的素养可以从执业能力和职业能力两方面进行概括，一是执业能力，前文我们提到过，执业能力是秘书行业的基本从业能力，包括收集整理信息、分析研究信息、上下传达沟通、处置措施执行以及日常事务的后勤管理能力等，主要是秘书作为单纯的辅助岗位人员所应具备的能力。二是职业能力，这包括参谋建议的能力、综合处理的能力、反馈跟进的能力等，还包括坚持职业操守的能力，主要是秘书作为智囊角色的所应具备的能力，是秘书在基本素养之上具备的拓展能力。（下转第98页）（上接第90页）当然，这两种能力并不是现代才出现的，在实际事务的处理过程中，这两种能力也不是截然分开的，要做好基本职责，同样需要秘书适应智囊的角色，具备两种能力。秘书的素养和秘书对领导影响力同时决定了秘书参谋决策可能产生的风险的程度，根据风险产生的原因，如对事件信息收集不完整，了解程度不深，带来的风险；对于事件信息分析有偏向，或者由于主观臆断、经验主义而带来的风险；对于领导偏好的过度把握带来风险；对于事件处置存在私人原因，主要源于钱、权、人际关系等原因造成的风险；参谋能力不足导致决策措施不完善等带来的风险等，可以将风险分为两类：一是秘书能力不足或者因为客观条件所导致的风险，这些风险在秘书能力提升的基础上，或者通过完善客观条件，健全制度规范、明确权力范围等，在一定程度上能够进行规避。第二种风险是出于主观意愿产生的风险，即秘书或者领导明知采取某种行动可能带来风险，对于风险后果有充分的准备和预期，却因为风险不涉及自身，或者可以转嫁而依然采取行动，这种风险尽管可以通过组织或者部门采取一些防范措施和追责措施进行预防，但是并不能够完全消除或规避。