2018浅谈新常态下石油企业秘书工作的提升途径

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浅谈新常态下石油企业秘书工作的提升途径
新常态背景的形成主要是因为经济已经走进一个新的环境下，经济发展速度变缓、经济结构在不断的优化中；同时还有国际油价往低价道路发展。所以，办公室秘书要根据领导指示，将公司的企划方案起草，并制定与之相关的部门协调管理工作。秘书事务较为繁杂，具体的主要有以下几点：帮助领导处理日常工作的同时，还要完成领导分派的其他工作；开会前要做好会议准备，将开会通知下达到每个将要参与会议的部门，会中做好会议报告，会后整理会议内容并交予领导检查；将材料收集完整，起草文书、按时做好文件发放等工作；接待来宾，负责接听电话，及时传达主要的信息；帮助领导做好部门协调工作，将各部门的集体活动合理安排，还要负责部门的晚会等。
　　一、石油企业秘书工作存在的问题
　　（一）缺少工作热情
　　秘书工作属于办公室职位，主要的作用是帮助领导处理日常事务等，往往会给人一种默默无闻的错觉，觉得秘书的工作就是办公室打杂人员，不会有太多的晋升机会，导致秘书工作人员对秘书工作缺少热情；同时，在工作中完成领导交代的工作，就觉得没有事情可做，进而形成了惰性，进取心不高，处理工作的效率低下，自身的能力没得到提升，难免对工作失去兴趣和热情[1]。
　　（二）缺少主动性
　　企业加班是常态，经常性的加班会使得工作人员身心疲惫，对自身工作能力的提升无暇顾及。除了能熟练运用办公室基本的操作流程，对难度较高的工作没有挑战的勇气，无学习新技能的进取心，常常对进修等安排较为排斥，缺少主动积极的参与内部学习或者是外派学习的热情。
　　（三）缺少培训系统
　　秘书是企业中的重要岗位，是传达公司以及领导意志给下级员工的主要人物，在公司的运营中起到上传下达的作用，秘书的工作处理顺利，才能使得公司事务正常的运转。随着时代的发展，企业也在不断的变化，企业秘书也要跟上企业发展的步伐，学习公司最新的产品知识、销售策略，这样才能更好更准确的传达企业和领导的意愿，这就需要通过不断的学习，经过定期、具有针对性的培训，对企业的最新动态进行了解，在开展秘书工作的时候才可能考虑到方方面面，从而更好的协调各部门的工作。而缺少培训系统，使得秘书技能只能停留在原本阶段，很难处理新难题。
　　（四）工作缺少有序性
　　企业秘书工作繁琐，日常事务多，工作内容要在各部门间反反复复的核实进度，直接影响自身的工作效率，工作态度不端正者应付了事，没能将事务的联系性和重要性进行交叉思考，出现办公处理事务没能从全面的角度去考虑，使得部门间事情处理不顺，很难能开展下一步的工作，进行影响企业的工作进度。
　　二、新常态下石油企业秘书工作的提升途径
　　（一）端正工作态度
　　秘书工作繁杂艰辛，每天都要面对企业各部门的大小事务，是体力和脑力为一体的工作。所以，在工作过程中，要端正自身工作态度，要有奉献精神。比如，当其他部门的员工在休息的时候，秘书可能还要整理企业资料、文件等事务，加班更是家常便饭，这就需要秘书工作人员有吃苦耐劳、乐于服务的态度。同时，还要注意自身的言行，秘书直接代表的是整个公司的形象，所以，要在自身的言语和穿着上给予足够重视，细心接待来宾，帮助引见，顺利的完成上级领导交代的工作[2]。
　　（二）增加工作参与度
　　秘书在完成上级领导交代的工作后，在余下的时间中处理其他事务，比如进行部门间的协调工作、集体活动安排等，期间要与各部门的管理人进行良好的沟通，制定每一个活动计划的时候，都要对各部门的基本情况以及工作进度进行详细的了解，与各部门工作人员深入交流，加强自身的业务能力。主动的向领导汇报工作或者是请教问题，多向公司的管理者了解企业事项和发展方向，有助于增加自身对企业的了解，更好的向客户或者是来宾介绍企业文化和产品，增加工作参与度，实现自我价值。
　　（三）完善培训系统
　　秘书在企业运行中担任重要的角色，各部门的正常运行离不开秘书工作，所以，企业领导不能忽视他们对工作的努力，要重视对秘书部门员工的岗位培训。其一，这是有效提高公司内部运行的重要手段；其二，这是秘书努力工作应得到的奖励，只有让员工感受到他们是与公司共同发展、共同进步，满足他们对进取的需求，才能招揽更多优质人才，同时这也是提升企业形象和宣传企业文化的重要手段之一，有助于公司的长远发展。因此，建立完整的内部培训系统，帮助秘书工作人员快速的找到自己的位置，实现自身价值，是非常有必要的。
　　（四）提高工作效率
　　企业秘书要为上级领导服务、为公司员工服务，要在日常工作中帮忙各部门处理大小事务，起到良好的协调作用。定期参与培训，增强语言表达能力以及文案书写能力，提高自己的文笔，准确的将领导传达的意愿以文书表达完整，要在最短的时间内学习到最多的办公室知识，要具有勤劳、不耻下问的精神，熟悉公司秘书事务流程，并懂得灵活变通，完成上级交代的任务后，对接文件要随手处理，要快速的向领导汇报工作情况，特别是领导容易忽视的问题要善意的提醒，实时的提升自身的办公能力。
　　三、结束语
　　关于新常态下石油企业秘书工作的提升对策，主要针对目前石油企业秘书工作存在的几点问题提出相关的措施，帮助秘书快速的提升自身价值。综上所述，主要先从自身角度出发分析，要端正工作态度，将服务精神贯穿在秘书工作中，提高公司形象；要积极参与工作，提高工作的积极性；最后，提高自身的工作效率，重点在于多沟通。使得秘书在工作中找到实现自我价值的方式，为企业服务，确保新常态下石油企业工作内部的正常运行。