2018商务秘书的现代管理职能

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商务秘书的现代管理职能
一、商务秘书的源起
　　随着我国经济的发展，市场化程度的不断提高，传统的秘书职业不再能满足现代企业发展的需求，在这样的社会背景下，兴起了一种新型的秘书群体商务秘书，他们频频现身于各种重要的商业活动中并且作用日益凸显，已经成为不可缺少的辅助力量。商务秘书不同于传统的秘书，关于秘书的职能，不同的学者有不同的界定，如在任群主编的《中国秘书学》中，将秘书的职能界定为：处理事务，辅助政务；丁晓昌等主编的《秘书学与秘书工作》中，认为秘书的职能是辅助决策、参谋咨询、调查研究、督查工作等；而在北京大学出版社最新出版的《秘书学》中，将秘书的职能定义为：辅助管理（辅助获取并利用信息、辅助决策、辅助督促检查、辅助协调）、综合服务（办文服务、办事服务）。从秘书概念的不断演变中，我们可以发现秘书职能中管理的成分日益受到重视，不再单纯的作为一种辅助人才。商务秘书的职能，在传统秘书的职能基础上又有了新的发展，不仅要具备商务公关、谈判、外语等基本技能，还应有企业管理、营销、人力资源等方面的知识。
　　二、商务秘书的现代管理职能的内涵
　　21世纪是生产力和科学技术都飞速发展的新时代，秘书职业被赋予的新的时代内涵，由曾经的读读写写的辅助性人才，逐步向参与管理决策的综合性管理人才过渡，这种变化使得现代管理职能成为商务秘书职能的新需求。
　　第一，现代管理职能由过去强调办事转变强调办谋并重
　　從某种程度上讲，领导者侧重于制定各种战略、全局谋划，而领导者精力有限，所以迫切的需要从繁重的事务中解脱出来，因此商务秘书要协助领导进行科学管理，参与谋划，建言献策。做到管理与服务并行。区别于普通秘书，商务秘书所处的是商业性的办公环境，充满挑战、富于变化又追寻利益最大化，这样的环境对于企业领导者而言也难以永远作出正确决策，因此作为商务秘书要适应工商企业运营的快节奏，充分发挥自己的主观能动性，发挥现代管理职能，协助领导管理企业，成为领导的左膀右臂。在新职能视角下，如果我们仍旧囿于传统秘书，读读写写，做一些对全局无足轻重的工作，那么想要寻求商务秘书的现代管理职能无异于刻舟求剑，这样做会使得秘书职业逐渐被边缘化，沦为商业活动的附庸，有被淘汰的风险，因此，商务秘书的现代管理职能是对传统秘书职能的新发展、新进步，由过去办事转变为办谋并重。
　　第二，现代管理职能更加强调商务秘书的信息素养
　　信息化时代最显著的特征就是信息爆炸，海量信息对社会各行各业都发起了强烈的冲击，这种冲击对于企业而言更是格外强烈，可以说机遇与挑战并存，在信息化的冲击下，较好的应对这种变化的企业则借机发展壮大，并取得了了工业化社会不可能成就的辉煌，如阿里巴巴、苹果公司等，也有对信息化冲击准备不充分而没落，辉煌不再的企业，如诺基亚、柯达公司等等。因此信息化时代对商务秘书提出了新的要求，信息素养成为其现代管理职能的核心组成部分，商务秘书应具备获取、加工处理、信息评价和信息整合的能力，信息素养包括信息意识、信息获取能力、信息分析与利用能力以及合理有效的运用信息指导决策的能力。 商业竞争的核心是信息的竞争，作为商业秘书不仅仅要埋头做事，也要放眼四周，放眼全局，利用自己的信息能力，信息素养，将辅助领导决策能用到的信息，数据进行搜集，用数据说话，用信息佐证，提高决策的科学性、合理性；当然信息素养不仅仅包括信息搜集能力，还包括信息甄别能力，信息时代各种信息充斥商业活动中，其中不乏错误信息、虚假信息，面对海量信息，要有鉴别能力，对信息的真实性、可靠性进行判断；信息素养的另一个不可忽视的部分是信息保密意识，作为商业秘书，所接触的信息很多是商业机密，因此要提高自己的保密意识，防止信息泄露，商业活动中因为信息泄露可能造成不可估量的损失，这样的案例数不胜数，因此作为商业秘书要时刻警惕，提高保密意识，对自己的言行负责。
　　三、如何履行商务秘书现代管理职能
　　1.观念转变，转变对现代商务秘书的管理角色认知
　　意识对物质具有能动的反作用，转变观念能够有效促进现代管理职能的履行。商务秘书要站在管理者的角度去思考问题、处理问题，不能像传统秘书一样将自己视为辅助性人才，要履行管理职能。商务秘书的工作与领导的工作一样，都具有鲜明的管理属性，面对瞬息万变的经济环境，商务秘书的重要性丝毫不弱于企业的领导者。只有加强对自己的角色重要性的认知，才能有职业自信，才能基于自己的专业素养，增强工作的创造性，为企业创造更大的价值。作为企业管理层的有机组成部分，商务秘书要履行好现代管理职能，还应该提高工作的主动性和积极性，具体表现为不断提高自己的知识水平，改善自己的知识结构，多学多做多看多用，拓宽自己的视野，学习国内外企业的优秀案例，不断积累宝贵的经验。转变观念，转变对现代商务秘书的管理角色认知，有助于在纷繁复杂的商业活动中，指导自己的行为，顺利完成角色转变，实现现代商务秘书的职业价值。
　　2.与时俱进，不断提高自己的信息素养
　　随着大数据时代的到来，新兴企业的不断涌现，知识更新换代的速度不断加快，提高自己信息素养是商务秘书履行行现代管理职能关键。根据美国图书馆学会提出的评价指标，信息素养包括能够认识到信息在商业活动中的重要性，熟悉所在工作区域的主要信息来源等方面；信息获取能力包括能够根据所需商业信息找到相应的信息源，掌握各种检索信息系统的使用方法及技巧等方面，信息分析与利用能力包括能够分析学术信息的可靠性、时效性、重要性、权威性、新颖性等，对信息进行筛选，去伪存真，去粗取精等。作为商务秘书，要有信息的敏锐感知力，善于捕捉有价值的信息，在海量的信息基础上，只有迅速捕捉到最前沿、最有价值的信息，才能够在日益激烈的商业竞争中占得先机。信息素养是商务秘书应该具备的核心素质，这样才能发挥其现代管理职能，实现其工作价值，服务于企业发展。