2018诉讼档案管理操作实务

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　　      　　诉讼文书材料的立卷原则
　　讼文书材料的立卷原则，是指法院审判人员在一个具体诉讼案件办结后，将零散的、杂乱无章的诉讼文书材料集中收集起来，经过系统整理，按一定规则组合装订成诉讼案卷时，必须遵循的客观规律，以及在观察、分析、解决诉讼文书材料管理和诉讼档案实体管理问题时所依据的基本准则，是诉讼文书材料立卷归档普遍适用的指导原则。我国法院诉讼文书材料数量巨大，种类繁多，与国计民生关系密切，卓有成效地组织好诉讼文书材料的立卷归档工作，必须明确和熟悉诉讼文书材料的立卷原则。
　　诉讼文书材料的立卷原则，由四个相互联系的有机组成部分构成。
　　一、按年度、类别、审级、一案一号单独立卷原则
　　《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第二条规定：“人民法院的诉讼文书，要根据刑事、民事、经济、行政等案件类别，按年度、按审级、一案一号的原则，单独立卷。一个案件从收案到结案所形成的法律文书、公文、公函都使用收案时编定的案号。”这一原则早在新中国成立时就已在法院确立并付诸实施。
　　按年度立卷，就是根据法院受理案件的年度将其分为年度类别进行立卷。按年度分类立卷，可以客观地反映各法院每年度审判案件的数量、特点和逐年发展变化情况，有利于现行利用和归档后提供利用，也与法院工作制度相吻合，同时自然而然地把法院全部案件划分成了各种年度类别。按年度立卷，要求根据案件收案年度编定的案号归入相应的年度，某一年度受理的案件应当集中管理，不可分散，不可将一个年度的案件放入另一个年度之中，跨年度审结的案件，无论何时立卷归档都应列入收立案年度集中管理。  http://
　　按类别立卷，是指按照案件的性质分类进行立卷。依我国三大诉讼法规定，诉讼案件分为刑事、民事、行政、执行四大类别。
　　按审级立卷，是指按照案件所在的审级进行分类立卷。这里的审级指审判程序，一般分为一审程序、二审程序、死刑复核程序、审判监督程序、特别程序、执行程序等。我国三大诉讼法对审判程序作出了严格的法律规定，必须认真遵照执行。
　　按一案一号立卷，是指按照案件在立案部门收案时编定的案号进行立卷。一个案件在同一审级审理时，只能编定一个案号，收、结案登记薄，案件目录登记表、案件登记表、档案检索目录都应按照立案时编定的案号顺序排列。
　　上述四个因素是一个紧密联系而不可分割的有机整体，缺一不可。执行这一原则必须综合四个因素合并使用。充分运用这一立卷原则，有利于正确编定案号，简化管理手续，提高管理效率。法院从受理一个案件开始，就按年度、类别、审级和收案顺序编定一个案号，诉讼活动中产生的所有诉讼文书材料以及立卷、归档、整理、上架、保管、利用、销毁等等，都只能使用这个案号。一个案件诉讼活动全过程的所有原始记录，通过运用这一原则编定的案号，把它们全部统领、集合起来，并有机地结合成一个完整的诉讼档案实体，从而有效地方便了日常管理，便于查找利用，对没有按时归档的案件也能了如指掌，便于未归档案件的清查催归，有利于确保诉讼档案的完整与安全。  http://
　　二、并卷管理原则
　　《人民法院档案管理办法》第十二案规定：“同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，应当合并保管。并卷的要求是：再审卷并入一审或二审卷；向本院提出申诉所形成的申诉卷并入本院的审判卷；向上级法院提出申诉所形成的申诉卷由上级法院立卷归档；近年申诉卷并入早年申诉卷。案卷合并时，要在卷宗封面、卷宗登记薄和检索卡片上注明移出、移入的相关案号。”这一规定是并卷管理原则的具体化，其核心内容是确定诉讼档案实体管理，要以案件为基本保管单位，即同一法院的同一案件，无论是改变审级或其他原因所出现的多个案号及其所形成的多本卷宗，均应集中起来合并为一个案件的诉讼档案，并以此为基本保管单位。并卷原则要求法院管理诉讼档案，必须以案件为基本保管单位，而不是以案号为基本保管单位。由于诉讼制度设计上的规定和诉讼活动的客观要求，某一法院审理的某个一审或再审案件，就有一个一审或再审案件案号，并由此产生一审或再审案卷；当该案再再审时，又必须编定一个再再审案号，又由此产生再再审案卷；当当事人不断申诉或其他原因发生时，该案便处于多次再审或无限再审状态，这就会出现多次再审案号或无限再审案号，由此产生多次再审或无限再审案卷。同一法院对同一案件一审再审才能定案的为数众多。案件反反复复，三五次、七八次审判的情况屡见不鲜，每次审判均会出现新的案号和案卷。此外，案件进入审判程序前，当事人提出管辖异议、财产保全和先予执行申请时，以及案件审判结束后，当事人提出申请执行、案外人提出执行异议等情况时，都会出现专门处理此类问题的案号和案卷。由此看来，所谓一案一号只在一个特定的审判程序内才是现实的和确定的，事实上多数案件都会出现一案多号多本案卷的状况。当这个状况出现时，就必须运用并卷原则进行并卷处理，才能把一个案件在诉讼活动中形成的数个案号及其全部案卷组成一个基本保管单位。如不并卷，同一法院同一案件就可能出现以案号为基础的数个基本保管单位。因此，这一原则有效解决了同一法院审理同一案件，出现数个案号及其数本案卷时，集中并卷管理问题，也便于档案部门为法院和诉讼当事人查询利用提供完整齐全的诉讼档案。全国各级法院在执行这一规定中存在较大偏差，许多法院没有严格落实并卷管理原则，同一法院同一案件存在多个基本保管单位。即以审级编定的案号为基本保管单位，以案号为档号。一个案件既以一审案卷为一个基本保管单位。又以再审或多次再审案卷分别为一个基本保管单位，还以执行案卷为一个基本保管单位，跨年度编定案号的必然跨年度存放保管。这种管理方法完全不符合并卷管理原则，应予纠正。过去出现的这种状况，现在纠正比较困难，也容易引起混乱，关键是今后在日常档案工作中应严格执行并卷管理原则。 论文网 http://
　　三、书记员立卷归档原则
　　《人民法院诉讼文书立卷归档办法》第5条明确规定，诉讼文书立卷归档工作是审判岗位责任制内容之一，是书记员的重要岗位职责。书记员将全部诉讼文书材料收集整理，按一定顺序排列，装订成册，逐页编号，全卷编目，这就是诉讼文书的立卷工作。立卷符合要求后，书记员应将诉讼档案送审判长或案件承办人审查是否合格。如果不合格，应重新装订；如果合格，应将诉讼档案交审判庭内勤，并办理交接手续。审判庭内勤应及时登记，编写归档清册，按有关规定及时或定期将诉讼档案移交给本院档案管理部门，这就是诉讼文书的归档工作。诉讼文书材料立卷归档，是一项极其严肃、极为重要的具体工作，书记员应以高度认真负责的态度，按有关规定做好立卷归档工作。书记员为合议庭组成人员，自始至终参与案件审理活动全过程，担任庭审现场和合议庭会议记录，参与部分诉讼文书拟制、处理工作，负责收集保管涉案的全部诉讼文书材料。因此，由书记员立卷归档责无旁贷。庭长、审判长和合议庭法官有监督书记员立卷归档的责任。档案管理部门对书记员立卷归档工作应进行监督指导。
　　四、正副卷分别立卷管理原则
　　正副卷分别立卷管理原则，是1991年第二次全国法院档案工作会议上确定