2018科技档案的真实性——科技档案本体论研究

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　　[摘要]; 科技档案的务实性是由科技档案的准确性来保证的，科技档案真实性不会因为科技档案的更改补充而受到损害。科技档案的真实性包括内容的真实和形式(载体)的真实。
[关键词]; 科技档案；真实性；准确性
一、科技档案的准确性、完整性要求是科技档案真实性的保证
陈兆祦、和宝荣在《档案管理基础》中说“档案是机关、组织、个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。”⑴（P10）凭证、查考是档案的基本作用，这是由档案作为客观的历史记录所具有的真实性来保证的。
档案是历史凭证和原始材料，它在反映历史活动的客观过程方面必须是真实的。在反映史实内容方面较其他资料更为可靠，因为它客观记录了以往的历史情况，更因为它准确客观地反映了当时当事。可见，准确性是维护档案真实性的保证。
对科技档案而言，“科技档案是保存备查的直接记述和反映科技生产活动的科技文件”，⑵（P13）是科技生产活动的直接记录，客观反映了科技生产活动的历史过程和科技对象的实际面貌。准确、完整是科技档案质量的保证。
科技档案的准确性就是要保证“两个一致”。“首先表现在相关科技档案材料之间，互相对应，彼此协调，内容一致；其次，还要能够如实地记载和反映科技对象的变化，同科技对象的实际面貌保持一致。”⑵ (P122)科技生产活动的不断发展和科技对象自身的变化，对科技档案的准确性和完整性产生很大影响。一方面，静态的科技档案内容难以反映科技活动的动态变化；另一方面，相关的科技档案总是在不断地形成，致使原来有的科技档案从相对的完整、准确到不够完整、准确。
科技档案对准确性的要求同其他档案特别是同一般的文书档案不一样。文书档案所记述的主要是各种政务活动的过程，它的功能主要是反映史实；科技档案要严格地反映现实情况，不仅记述科技活动的过程，而且还往往记述和反映作为活动成果的有形实体。人们在对这些有形实体进行使用、维护、检修或是进行改造创新的时候，要求有一套反映现状的图样和文字材料，也就是说，一般而言其他文件材料归档以后，基本上完成了现行功能，多是用来进行历史查考。科技档案则不同，归档进入档案部门的大多数科技档案，不仅没有退出现行使用过程，而且将在较长的时期内发挥现行效用。因此，对于这部分科技档案来说，不仅要求具有记述史实的作用，还要求有反映现状的功能，这是由科技档案的现实性特点所决定的。如果这些科技档案有与现状不相符的情况，就叫做“档案不真实”：一是形成过程中造成的差错，这是“先天”的不准确；二是因没有及时更改已有的或补充新形成的科技档案，使这部分科技档案与现实不符，造成“后天”的不准确，从而影响科技档案的真实性。
就完整性而言，就是要保证科技档案齐全、成套，不能残缺不全。一是应建立的科技档案种类，项目必须齐全；二是每个科技项目的档案材料保持成套性，即一个科技项目所形成的全部科技档案，客观地记述了这一科技项目的进展过程及成果，是一个有机的整体，不可任意割裂分散。
为了保证科技档案的准确性、完整性，在科技档案工作实践中人们建立了灵活的归档制度和科技档案更改、补充制度，以最终维护科技档案的真实性。
二、科技档案的更改补充是科技档案准确性、完整性的保证
档案作为原始凭证材料，是不允许更改和补充的，肆意更改或是添加补充违背档案的形成规律。造成档案记载内容与事实不符。《档案法》第24条规定，对有涂改、伪造档案行为的要依法追究行政刑事责任，可见国家对档案的真实性已从法律角度上加以保证。任何档案一经形成，是不允许更改的，此为法律所规定。科技档案也不应当例外。
在日常的科技档案归档工作中，关于归档时间的规定灵活而实用，可按项目结束时间、按工作阶段、按子项结束时间、按年度，随时归档。在归档时，还考虑到科技档案的现实性特点，即科技档案必须同它所记述和反映的科技对象一致，避免因科技档案内容的相对静止与科技对象的动态变化之间的矛盾，导致失真失准的科技档案无法满足它的现行使用功能。归档时间的灵活多样与科技档案现实性特点，使得我们在科技档案工作实际中，建立、健全了更改、补充制度，对归档保存的科技档案适时地进行更改和补充，这已成为行之有效的科技档案管理方法。
但这在理论上，似乎与“任何档案都不可更改”的论断是相矛盾的。
关于科技档案更改补充，目前国内档案界存在两种不同的观点，一种认为“科技档案可以更改，补充”⑶，他们从“两个一致”出发，力图保证科技档案的准确性；另一种则认为科技档案不容更改，因为“档案是社会实践活动真实的历史记录，历史不容篡改，否则历史将失去其本来面目”，⑶同样科技档案也不容更改。
两者观点截然相反，各执其理。当然，理论是在争论中不断完善，问题在于我们应该怎样认识与理论不符但现实确实存在的科技档案更改补充制度呢?
首先，我们说的科技档案更改不是对所有的科技档案，而是有其特定条件的。其一，科技档案在形成过程中与所记载、反映的对象发生偏差，即科技档案存在先天性不足；其二，科技档案记载、反映的对象由于某种需要发生新的变化，即科技档案内容没有随对象的变化而相应变化，存在着后天性不足。这两种情况都存在着科技档案内容与其相对应的客观事实不一致的情况，它可能出现在任何种类、任何形式载体的科技档案中。但在科技档案工作实际中所谓“科技档案的更改补充”是具有很强针对性的，一是针对基建档案，二是针对产品、工艺、设备等类别科技档案。并且，主要针对上述类别科技档案中的图样材料，而不包含表格类、文字类、声像类材料，这时我们说的“科技档案的更改补充”只是哲学意义上的个别现象，并不具有普通意义。
其次，科技档案完整性要求补充科技档案材料，以保证成套性。任何科技生产活动总是围绕一个项目或某一特有现象进行。规律性地形成了一系列文件，他们既以不同的工作阶段相区别，又在内容上紧密衔接，构成了一个有机整体。一个项目，一项科研活动的设计完成，在时间上是需要相当的跨度，一般在子项结束或某一阶段完成时，其形成的科技文件即可归档保存。但单个子项的完成并非代表整个项目的结束，后面子项形成的科技文件会依次补充进来。在工程建设特别是科研活动中，常常会有意想不到的发现，或者随着相关学科的新发现新举措而产生一些新的数据材料，随着科技活动的发展不断充实新的内容或者进行某些必要的改动。为了保证科技档案内容上的准确，需要进行相应的更改补充。当一个项目告一段落后，由于科技生产活动的延续性。今后会补充一些文件材料，但更改是大大减少了，或基本上不再更改了。
除了科技生产活动的延续性，客观存在的合作性也要求补充科技档案以满足成套性。同一项目往往需要几个单位的通力合作，共同完成。由于各个单位归档的角度不同，要达到成套，需要各个单位的互相补充，达到数量与质量完整的辩证统一。
此外，应注意到各种自然现象观测活动如天文、水文、气象科技活动等。也有时间上的延续性特点，即一旦开始某一项活动，就要求不间断地一直进行下去。但由于不会在活动中产生有形实体(如基建活动中的建筑物，生产活动中的产品等)，所形成的文件材料主要作为历史凭证保存。而不间断进行下去的观测活动会不断产生新的文件材料，不存在因科技档案内容没有随对象的变化而相应变化，而与所反映的对象不一致的问题。因此，这些材料的归档是以年度为单位，材料的补充是在每一年度内归档形成新的案卷，而非对原有科技档案更改补充，或者说，这一类科技档案不存在更改补充现象。
更重要的是，我们还要认识到科技档案的更改并非主观意义上的对档案的篡改，“更改是按照一定的原则、制度和要求，用特定方式改变科技档案某些内容的一项工作，有合理的更改原因。严格的更改权限，规定的更改程序及更改要求和更改方法，它根本上是为了使科技档案与所反映的事物始终保持一致。”⑶篡改则是为了达到不可告人的目的。利用管理疏忽和漏洞、采用非法手段改变档案真实内容，与科技档案的更改存在本质上的区别，不能将之简单等同于篡改而任意否定。
但不管科技档案更改的理由和制度有多完善。毕竟，它已经与“任何档案不能更改”的论断产生了矛盾。若对科技档案进行更改，虽然保持了与实物一致，但是，是否干扰到当时实体的真实记载，是否真正做到维护科技档案的真实历史面貌，让人不得不对科技档案更改依旧存在异议。
在此，我们需要弄清“科技档案的更改补充”只不过是由于人们受认识水平限制而沿袭下来的一种习惯表达。理论意义上的“科技档案更改”除了“包括对已归档科技档案材料的更改，更大程度上包括的是应该归档但尚未归档披称作为科技文件或科技档案原件、复制件的更改。还包括另行制作科技文件对科技档案的修正更改。”⑶可见“科技档案更改”这一提法，具有特定意义。
在我国，只要经过立卷归档的文件就可称为档案。“文件生命周期理论”认为，文件的生命周期可以划分为三个阶段，形成阶段和使用阶段、暂存阶段、永久保存阶段，其中处于三个不同阶段的文件分别是现行文件、半现行文件和非现行文件。非现行文件即是档案。”⑷这里，用是否具有现行性作为区分文件与档案同属一个事物不同阶段的标准，得到的结论就是：只有非现行性的文件才能称其为档案，档案就不具备现行性。既然不具备现行性，那么，按理现行档案的概念也就根本不存在。
但事实上，在我国，现行档案这个概念，不仅客观存在，而且也已被广泛接受，其原因就在于我国的一份文件改称为档案是从“立卷归档”后开始的。一般地，文件经过文书处理程序后就可称之为档案了，但“立卷归档”这一时间界限对现实性强和归档时间灵活的科技档案而言，更多地带有主观性，可说是一种人为的措施，不应成为区分文件和档案的根本性标准。例如一套设备文件，由于设备自身的安装调试已结束，为了保护文件不受损坏，应立即归档。但事实上在设备运行、使用、维护修缮过程中必须要使用到这些由于立卷归档而被称之为“档案”的文件。实际上它们却还不是真正意义上的