2018浅谈以信息化技术融入新时期的档案管理工作
摘要：在信息化技术高速发展的时代背景下，传统的档案管理工作存在着明显的不足和短板，制约了档案管理工作的发展。本文从当前传统档案管理工作的不足入手，结合实际，对新时期如何抓好档案信息化管理工作进行了探索。关键词：新时期 档案管理 信息化技术
随着信息科技的发展，信息技术已经成为现代管理工作中不可或缺的工具，在提高管理精度和进度中发挥了极其重要的作用。作为一个单位运行管理重要一环的档案管理工作，却仍然停留在以纸质档案为主、信息化档案为辅的状况下，与时代的要求及事业的发展之间存在较大的不适应性。如何探索运用信息化技术强化档案管理工作，对提升档案管理工作科学化水平有着重要的意义。
1、当前档案信息化管理中存在的不足
档案管理旨在保存资料、记录历史、服务发展。传统的档案管理手段是将记录分门类别地存放在档案室中，其管理重心就放在了收集记录、编目编册及日常管理等环节上。随着时代的发展，传统档案管理已逐渐无法满足事业发展需求，其不足之处正日渐显现。
1.1工作任务与人力资源之间存在的矛盾
随着事业的发展，档案资料来源日趋多元化，使周期性的收集记录、编目编册工作任务变得越来越繁重。往往是只有一名档案管理人员，必须同时兼顾周期性的档案归档工作和档案日常管理工作，且档案管理人员对信息化技术的应用能力普遍较差，为档案管理工作形成了巨大的压力。
1.2档案数量与保存空间之间存在的矛盾
一个单位经过几十年的发展和积累，档案数量日渐庞大，档案室的空间则日趋紧张。而档案室在建设标准上有着规范的要求，很多单位在建设档案室时往往缺乏前瞻性，没有预留足够大的空间，对实体档案的保存形成了较大的制约。
1.3档案调阅与运用需求之间存在的矛盾
传统档案的调阅存在现场性、单一性等特征。调阅人员必须到档案室现场，且要在档案室里大海捞针，造成了调阅效率低下。此外，还存在资料一经借出，其他人无法查阅的问题以及外地工作人员无法远程查阅的问题，对档案的运用效率造成了较大的影响。
1.4长期保存与安全保障之间存在的矛盾
传统的档案多为纸质记录，虽然档案室按照较高的规范建设而成，对档案起到了较好的保护作用。但在借出过程中及保存过程中往往会出现一些不可预料的因素，使档案的长期性保存存在隐患。
2、以信息化技术融入新形势下的档案管理工作
传统档案管理存在的不足的矛盾，迫切需要引入信息化管理手段加以改进、予以破解。结合本人的思考和实践，笔者认为，在运用信息化技术强化新形势下的档案管理工作中，必须抓好以下工作：
2.1立足规范性，建立规范的管理体系规范化、标准化的基础工作是档案管理信息化建设的前提。制定和实施档案信息化工作的标准和规范，是档案工作现代化的必然要求，是提高工作质量和效率的前提所在。由于现行的档案学学科理论较为陈旧，使档案信息化建设无现成可借鉴的管理规范。因此，在引入信息化技术管理档案的前期，必须立足规范化建设，着眼于建立一套全新的符合本单位档案管理工作实际、适应单位事业发展需求的档案信息化管理体系。在建设过程中，首先要解决纸质档案数字化的规范问题，按照各类纸质档案的不同需求，明确其转化为电子文档的方式、类型及参数等要求和操作规程;其次要解决电子文档归档的规范问题，按照不同类型的电子文档，明确其编制规范和归档流程;再次要解决数字化档案日常管理的规范问题，在制定实施数字化档案分类编号原则的基础上，对收集、整理、调用等环节制定相应的流程、记录、权限和审批程序，实现档案信息化管理的有序化、标准化和规范化发展。
2.2保障安全性，落实可靠的防护措施信息化技术是把双刃剑，其在为档案信息化管理工作带来便利的同时，也为档案管理工作的安全带来的极大的要求和挑战。档案管理的先决条件就是真实和安全，而这也是档案管理中的重中之重、难中之难。应该预见的是，档案的信息化管理和传统的纸质档案管理还将在相当长的一段时期内并存，对档案管理工作的真实性和安全性构成双保险。因此，在落实并加强传统档案管理安全防护措施的同时，要大力加强信息化技术引入后的安全防范，为档案信息化管理工作的发展提供安全保障。在强化安全防范过程中，首先要从档案管理人员入手，制定落实相应的安全管理守则，提高档案人员的安全防护能力，守住档案信息化安全的第一道保护屏障;其次要从硬件日常安全管理入手，制定实施身份认证、防火墙、数据备份等安全防护制度，消除网络安全对档案信息化管理的威胁。
2.3着眼长期性，提供强大的资源保障档案信息数字化建设是一项长期的、发展的系统工程，需要从人力、物力、财力等资源上加大投入、予以保障，为档案信息化管理工作实现可持续发展提供强大的软硬件支撑。一要提供强有力的技术支撑。技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息化就是一句空话。首先，要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，防止电磁干扰、辐射等影响，从源头上减少自然毁损概率，并定期对设备进行升级改造，保持硬件设备的适用性和先进性。其次，要设计开发出适合单位使用实际的档案信息管理软件，使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通，实现档案系统管理、远程调用等功能。再次，要加强软硬件的日常维护管理，保障软、硬件安全运行。二是提供强有力的人力资源。首先必须加强档案管理人员的配备，在更新原有档案人员观念和知识结构、提高档案人员信息化管理技能的同时，调配具有信息化管理能力的人员充实档案管理力量。其次必须强化对档案管理人员的继续教育，使档案管理人员及时掌握档案信息化管理的新理念、新技能、新规定，保持思想理念和管理技能的与时俱进。
述上所述，信息化是当今时代发展的大势所趋，其在对传统档案管理工作带来新挑战的同时，也为新时期档案管理工作发展提出了新要求、迎来了新机遇。只有正视传统档案管理工作中的不足，充分认识档案信息化管理工作的重要性和迫切性，以及档案信息化建设工作的长期性和艰巨性，在规范性、安全性和长期性三个方面下功夫，做到纸质档案与信息化档案并行共进，才能实现档案管理工作的与时俱进，才能充分发挥档案管理工作在保存资料、记录历史、服务发展上的作用，为事业的发展提供强有力的支撑和保障。
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