2018浅析青龙满族自治县档案馆现状和发展的思考
档案是由文件有条件地转化而来的，这里的文件是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。社会经济快速发展的时代，档案在各行各业都扮演着越来越重要的角色。特别是处在基层的县级档案馆，在深刻感受到档案在人民群众生产生活中所起的重要作用的同时，也面临一系列问题，基层档案工作开展起来困难重重。笔者从青龙县档案工作的实际出发，对基层档案工作的现状进行简单剖析，并研讨相应的对策，希望能引起社会对县级档案工作的广泛关注。
档案工作现状
一、基础设施薄弱，难以达到档案安全保管要求
1、档案馆档案库房保管条件差
档案保存的完好与否，将直接影响档案的利用。作为安全保管档案的专门机构，档案馆理应符合适宜的条件，做到无菌、无虫、防火、防盗，达到一定的温度、湿度要求等。然而，作为县级档案馆，达到这些条件的在全国占有很小的比例。按说，在经济快速发展的同时，档案工作也应同步跟上，档案馆的保管条件应该得到相应改善。也就是说，档案馆的发展理应和经济的发展成正比，而现实情况却反差很大。县级档案馆永久保管的纸质档案在阴雨天发霉，在干燥环境下一揉即碎;照片档案年久腐烂;录像和光盘档案无法读出等状况常有发生，根本谈不上为县域经济发展服务。
2、立档单位保管条件简陋
通过历年的档案执法检查，对各单位档案室情况掌握比较清楚，大体情况比较差。除少数达到二级标准单位的档案室比较合格外，大多数单位档案室都比较简陋，档案与库房综合使用，乡镇、村的档案室形同虚设，极大地影响了档案工作的进一步开展。
3、办公设备老化，不能适应新时期档案需要
随着大量民生档案的逐步进馆和人们利用档案作为证据的意识增强，来馆查档人数日益增多。单纯的手工查找档案已不能适应新时期工作的需要，档案馆应急需采用现代化管理方式，提高检索工作效率。但是，有的档案馆，特别是边远山区，办公设备仍停滞在10年前的水平，无法满足当前的实际需要。
二、人员机构编制混乱，职能定位模糊
1、机构编制混乱，档案执法困难
青龙县自1959年成立档案馆以来，先后经历了10次改革。最近的一次是2010年，撤销了档案局，成立政府办档案科，成立档案馆，列为政府工作机构，原监督指导科即档案法的实际执行科室随着档案局的撤销而撤销。监督指导科未撤销以前，由于其执法对象是政府各部门，执法的局限性就很大，从成立之初到现在还没有针对任何一个单位下过一次处罚。有执法权尚且如此，执法权一旦消失，档案工作的开展更是举步维艰。
2、职能定位模糊
这种情况不应该仅有青龙县存在。档案馆在历次的政府改革中不管是变成局还是变成科还是变成馆，干工作的还是那几个人，没有发生任何变化。改革不仅没有对档案工作的地位提升多少，反而让社会各界对档案有了无足轻重的看法。档案工作人员不仅没有从历届改革当中得到任何收获，反而觉得像个皮球一样被踢来踢去。青龙县档案馆人员编制情况按编办核准定为10人，其中参照公务员管理5人，全额事业编制5人。2010年改革所列编制行政编制(参照公务员)2人，全额事业编制(档案馆)10人，参公划为政府办档案科。改革后，档案馆实际在职人员仅为6人，单对全县100多个县直单位、25个乡镇、396个行政村的档案管理与指导就无法应付，更谈不上对重大企业档案的监管。这就需要各级政府进一步加强档案队伍建设，明确档案机构设置，让档案工作人员有安全感、归属感，更好地投入到档案工作中去。
3、人员年龄老化，积极性受挫
青龙县档案局2008年在职工作人员6人，50岁以上人员2人，40岁到50岁人员2人，占67%，30岁以下人员为零。完全没有生机与活力，像一湖静水，被人遗忘。自2008年开始采取公开招考，陆续进了4人，调转了2人，缓解了人员年龄失衡的状况，也带来了新的工作思维，使档案工作迈上了一个新台阶。但同时，新的问题也随之而来，新进工作人员面临的最大挑战就是新老交替、专业技能缺失，或者更尖锐一点就是会不会也如以往前辈一样的结果，在档案馆一干就是30年。仅副职而言，从2008年一直缺失，外面的人不想来，嫌档案馆是个空闲的职位，内部的人提职却难于上青天，致使年青人积极性受挫。
三、立档单位档案意识缺乏，档案工作开展受阻
档案工作是传承文明，记录历史，服务当代，利在千秋的事业。实际看来，服务当代倒是随处可见，利在千秋，却无人问津。在多数立档单位都只顾眼前，不想为身后几年甚至几十年的事情负责，档案被当作废纸推来推去。作为县级档案工作者，深感痛心疾首。
第一，立档单位档案意识缺乏，领导重视不够。在一年一度的档案执法检查过程中，感触颇深。一些立档单位领导对档案工作执法人员态度冷漠，认为档案可有可无。
第二，立档单位无专职档案管理人员。即使有的单位有，也是调动频繁，甚至在调动人员时无任何档案交接手续。有的立档单位从不与档案馆沟通，上报有关档案工作人员基本信息，使档案工作开展得十分被动。
四、馆藏档案资源匮乏，结构单一
从目前来看，县级档案馆普遍存在着精芜混杂，馆藏结构单一，馆藏资源匮乏等问题。从馆藏档案结构上看，虽称得上门类齐全，但实际上大多数都是党政机关、群众团体产生的文书档案，涉及民生的档案，如婚姻、林业、土地承包等，特别是各单位形成的科技档案、声像档案等其他形式的档案数量很有限;大多数单位只移交纸质档案，影像资料只在单位临时保管，到下一个年度几乎消失得一无所有。甚至照下的相片，没有经过编辑整理，没有洗印，就直接删掉，失去了档案应有的价值。
青龙档案工作的创新探索
针对当前县级档案工作所存在的一系列问题，青龙县档案馆采取了创新思维，进行了深度探求，摸索出了一整套工作思路和方法。
一、档案接收工作铺出一条新路
自2009年开始，青龙县档案馆在档案接收工作中结合当前档案发展的需要，摸索出一条新路，将每年3月至4月作为全县上一年度文书档案接收月，将全县乡镇、县直单位的档案全部进行接收入馆并进行数字化扫描，刻录光盘。为方便利用，青龙县档案馆还科学安排时间，充分利用有限的人力资源，在接收、扫描、刻录的整个过程中，保证每个单位在一周内完成数字化，用最短的时间，确保立档单位对档案的利用。针对村级建档工作，青龙县档案馆对全县396个行政村建立了村级档案，经济条件好一点的村建立起了档案室。对被确立为省级示范村的档案给予了扫描刻录光盘，同时将目录移交档案馆进行保管，保证了档案的有效保管和方便利用。
此举有效地解决了档案在立档单位保管时间过长而产生的弊端，受到了各立档单位的一致好评。首先，避免了档案在单位保存时间过长，有些重要文件不能及时归档，档案收齐不全的问题。其次，解决了档案在原单位保存时间过长，整理不及时，造成档案资料遗失损毁。第三，缓解了因档案工作人员频繁调动，致使工作连续性下降的现象。
如果说2010年还是在试验和打地基的话，那么2015年这条档案接收保管新路已经从试验阶段转入了正式运行阶段。通过多年的努力，现已基本形成了一种长效机制，大多数单位都能自觉将上年度形成的文书档案收集齐全，按时移交，实现了档案数量、质量的双重飞越。
二、数字化工作为档案查阅利用立下新功
2008年，青龙县档案馆开始对馆内档案进行数字化扫描，累计向县级财政争取预算资金百余万元，现已基本完成了馆藏档案的40%的扫描。自2011年开始对满30年的档案进行了全部扫描，并将目录上传至青龙档案信息网;1986-2010年婚姻档案全部扫描完毕;2004-2014年全县各单位形成的文书档案扫描完毕;县委、县政府、县人大、县政协等单位从建档之日起到2015年的档案全部扫描完毕。数字化工作使档案查阅利用告别了单纯靠手工查阅的传统模式，给档案利用工作带来了诸多益处。
对青龙县档案工作的几点思考
一、加大档案接收力度，丰富馆藏
1、进一步加大档案接收力度
尽管在实际工作中档案工作者手中握有法律，拥有一定的执法权力，但执行起来仍是心有余而力不足。特别是在档案接收过程中，对各单位该移交不移交，该归档不归档的现象深感无奈。对一个单位平均要催3-4次，对整理不合格的要耐心进行辅导，帮助整理。这就需要档案工作者拥有较高的责任心和使命感，特别是对那些涉及广大人民群众切身利益的档案，更要有耐心、有责任、执着的跟踪接收。
2、进一步提高接收档案质量
在确保档案及时齐全移交入馆的同时，要确保档案的质量，提高档案的保存价值。在档案接收过程中，经常会出现前一年的缺漏文件材料。作为档案工作者，要将这些文件材料及时归档，重新编号、制作目录，对已扫描刻录光盘的要重新进行返工补救。尽管这要占用大量的精力和时间，但档案工作者一定要本着对档案、对历史负责的态度看待这份工作。档案是不能重现的，不能因为工作上的麻烦而放弃有保存价值的档案。
二、加大档案宣传力度
通过经常开展灵活多样的宣传工作，有效地提高档案工作知名度，促进档案事业的快速发展。基层档案馆应抓住每一个向社会展示自己的机会。一是，通过悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、印刷宣传单、举办宣传周、宣传月等方式强化公众对档案和档案工作的认识。二是，借助新闻媒体进行宣传。通过电视台、报纸等新闻媒体宣传档案馆是档案永久保存的最佳场所，从档案馆查阅的档案具有法律效力。三是，创办档案信息网。在档案信息网上将馆藏可公开的目录及馆藏档案史料进行公开，供广大人民群众查阅，扩大档案利用的覆盖面，加深社会公众对档案馆的认知程度。
三、提高工作人员素质，加强现代化管理
作为档案工作者，要不断增强个人综合素质，熟悉本职业务知识，加强各项法律法规的学习，以适应各项工作有序开展的需要。逐步推进档案现代化进程，更好地服务于经济和社会发展需要。
四、完善机构设施，明确人员编制
要进一步完善基层档案馆的机构设置。人员机构编制少，与外界交流受阻，工作开展起来难度增加，影响工作效率，打击工作人员的积极性。要加强各立档单位档案工作人员的连续性和稳定性。避免新的档案员刚了解工作程序，能够独立开展工作就被调走，下一个又要重新开始培训上岗，不仅增加县级档案馆的工作量，更重要的是无法保证立档单位的档案工作质量。
以上是对县级档案馆工作的一点拙见，希望得到政府的重视。特别是对档案工作人员切身利益的问题，能够充分地给予考虑。档案部门、档案工作者一如既往地为本职工作做出不懈的努力，坚定不移地将档案工作做好、做强、做大，为各项事业的发展做出应有的贡献。
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